Проект

Управление капитального строительства Республики Башкортостан (Directum (СЭД/ECM-система))

Заказчики: Управление капитального строительства Республики Башкортостан

Уфа; Государственные и социальные структуры

Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2013/12
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5720
системы - 632
вендоры - 315

Внедрение документооборота в ГКУ УКС РБ Управление капитального строительства Республики Башкортостан является некоммерческой организацией, осуществляющей оказание государственных услуг, выполнение работ и (или) исполнение государственных функций в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан полномочий Государственного комитета Республики Башкортостан по строительству и архитектуре.

Целями поставки и внедрения системы электронного документооборота являлись

  • оптимизация взаимодействия сотрудников за счет уменьшения личных обращений к секретарям (делопроизводителям) и др. сотрудникам (для поиска нужных документов, для контроля работы с документом, для снятия дополнительных копий, для согласования документов);
  • сокращение потерь документов за счет: хранения документов в едином электронном хранилище; минимизации передачи бумажных документов; ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы;
  • упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе;
  • ускорение документооборота за счет:
  • автоматического перемещения документов между сотрудниками;
  • отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов;
  • возможности параллельной рассылки документа;
  • сокращение объемов бумажного документооборота за счет:
  • рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов с резолюциями и печати РК;
  • единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
  • повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа;
  • получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ
  • сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям.

Было закуплено необходимое программное обеспечение.

Основными процессами автоматизации документооборота стали

Работа с входящей корреспонденцией; Работа с исходящей корреспонденцией; Работа с внутренними документами.

Для работы по реализованным процессам были написаны инструкции. Администратор системы прошел обучение с последующей аттестацией и сертификацией, все остальные сотрудники прослушали обучающий семинар по базовым модулям DIRECTUM. Первыми начали активно работать сотрудники сектора организационной и кадровой работы с входящей корреспонденцией.

Чтобы согласовать документ с несколькими сотрудниками, теперь достаточно отправить им документ в задании на согласование и указать срок его выполнения, подписание осуществляется с помощью ЭЦП. Сотрудники, находящиеся за пределами офиса, имеют возможность работать удаленно с помощью использования веб-доступа.

Все заместители начальника активно используют систему для выдачи поручений своим подчиненным и легко могут контролировать их исполнение.

В результате реализации вышеописанных целей повысилась эффективность управления организацией в целом.