Проект

Эксперты подтвердили уровень качества внедрения СЭД в УрФУ

Заказчики: Уральский федеральный университет УрФУ имени первого Президента России Б.Н.Ельцина

Екатеринбург; Образование и наука

Подрядчики: Финэкс Качество
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2012/11  - 2013/02
Количество лицензий: 450
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5732
системы - 632
вендоры - 315

Поставка и внедрение программного обеспечения «Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM». Автоматизация организационно-распорядительной документации, входящей/исходящей документации, договорного процесса, контроля исполнения решений, принятых на совещаниях.

Программа развития крупнейшего на Урале высшего учебного заведения "Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина" уделяет серьезное внимание развитию организационной структуры и модернизации административного управления высшим учебным заведением. Поэтому руководством УрФУ было принято решение о внедрении единой системы электронного документооборота УрФУ, которая повысить эффективность административного управления подразделениями Университета. Приказом ректора УрФУ проекту «Внедрение системы электронного документооборота» присвоен статус стратегического.

На первом этапе рабочей группой был проведен тщательный анализ основных решений в области ECM, представленных на российском рынке, определены критерии отбора систем. По результатам анализа, координационным советом программы развития УрФУ было принято решение о выборе системы DIRECTUM, как платформы для внедрения административного документооборота ВУЗа.

На первом этапе работ по внедрению планируется провести обследование делопроизводственных процессов ВУЗа, разработать техническое задание, провести установку и настройку системы, обучение ключевых сотрудников и организовать полномасштабное тестирование системы различными структурными подразделениями Университета. Среди ключевых критериев отбора исполнителя рабочая группа проекта выделяла квалификацию сотрудников, опыт выполнения масштабных проектов, отзывы и рекомендации по ранее выполненным проектам. В результате отбора исполнителей договор был заключен с компанией "ФИНЭКС Качество" - старейшим генеральным партнером DIRECTUM.

Дмитрий Старков, исполнительный директор ЗАО «ФИНЭКС Качество»: «Для нашей компании этот проект, несомненно, особенный. Большинства сотрудников департамента корпоративных информационных систем - это выпускники УрГУ или УПИ – тех ВУЗов Екатеринбурга, которые и стали основой для формирования Федерального Университета. И сейчас мы гордимся возможностью направить наши усилия на развитие нашей «alma mater».

Сроки реализации проекта: апрель 2013 г. - декабрь 2013 г .(планируемые сроки окончания проекта)

В целом, проект посвящен расширению возможностей электронного документооборота DIRECTUM, расширению практически в два раза количества пользователей СЭД DIRECTUM.

Проект предполагает разработку и встраивание в функционал существующей системы новых регламентов взаимодействия между подразделениями. В частности: разработка регламентов по работе с приказами по основной деятельности, по работе с распорядительными документами (кроме приказов по основной деятельности), временный регламент оформления приказов на командирование в СЭД, по работе с документами СМК.

Планируются работы по модификации, настройке и внесению изменений в модель СЭД по результатам тестирования.

Оказание консультационной поддержки сотрудников на этапе тестирования внесенных изменений в модель СЭД (практически в режиме on-line, консультирование в течение 1 (одного) рабочего дня, с момента поступления обращения).

Изменение существующего на данный момент функционала СЭД под потребности клиента Проведение работ по обновлению существующей версии СЭД Обучение пользователей СЭД DIRECTUM . Утвержден цикл семинаров: Использование базовых модулей системы DIRECTUM Использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM Администрирование и настройка системы DIRECTUM

2014: Аудит проекта

15 августа 2014 года стало известно о проведении аудита результатов проекта.

Компания «ФИНЭКС Качество» автоматизировала большинство административных процессов. На 15 августа 2014 года в системе работают более 700 сотрудников – весь управленческий аппарат, институты, структурные подразделения и филиалы Университета в Свердловской области.

Внедрение ECM-системы выполнялось в рамках программы развития университета. Приказом ректора УрФУ проекту присвоен статус стратегического. Руководство вуза запланировало проведение независимой экспертизы с привлечением специалистов высшей квалификации.

Анализ результатов внедрения проводили компании «Галактика ИТ» и «Доктайп» – партнеры DIRECTUM.

В ходе аудита специалистами компаний изучены:

  • проектная и техническая документация;
  • разработанные технические решения, корректность проведенных настроек системы;
  • оптимальность используемых при автоматизации алгоритмов работы;
  • статистика выполнения процессов в системе DIRECTUM;
  • содержание обращений пользователей в службу технической поддержки.

Проведен анализ удовлетворенности пользователей.

Для повышения степени объективности итоговых результатов обе компании проводили обследование независимо друг от друга. Экспертные заключения по результатам аудита представлены на расширенном заседании рабочей группы по внедрению СЭД УрФУ.

Эксперты отметили корректность настроек и модификаций системы, и самое главное – полное соответствие разработанных решений требованиям заказчика. Они подчеркнули, что возможности для развития и совершенствования системы DIRECTUM еще не исчерпаны. Улучшать систему в УрФУ можно сразу в нескольких направлениях:

  • повышение наглядности пользовательской документации;
  • расширение возможностей использования веб-доступа;
  • оптимизация и повышение наглядности и эргономики интерфейса;
  • оптимизация процессов работы в части максимального использования параллельных схем согласования с целью сокращения общего срока работы с документами.

Наталья Гончарова, начальник управления по делопроизводству и общим вопросам УрФУ, отметила: «В процессе обследования эксперты смогли объективно и беспристрастно оценить качество работ по внедрению системы. Результаты независимого аудита будут внимательно изучены рабочей группой и помогут определить основные пути дальнейшего развития и совершенствования системы электронного документооборота Уральского федерального университета. Мы благодарны всем экспертам за проделанную работу».

Дмитрий Старков, исполнительный директор ЗАО «ФИНЭКС Качество», поведал: «При выполнении нашей компанией проектов в области управленческого консалтинга, в частности, при внедрении систем менеджмента в соответствии с международными стандартами, проведение аудита «третьей стороной» является обычной практикой. Независимая оценка совместной работы Заказчика и Консультанта, итоговых результатов проекта авторитетными экспертами позволяет непрерывно совершенствовать качество консалтинговых услуг. Однако в рамках ИТ-проекта с таким требованием Заказчика мы столкнулись впервые, и этот опыт я оцениваю как весьма позитивный. С одной стороны, мы получили высокую оценку наших коллег, которые, как и наша компания, имеют солидный опыт внедрения DIRECTUM. С другой стороны, прозвучавшие замечания и рекомендации позволят нам усовершенствовать методологию и технологию выполнения работ и поднять качество реализуемых проектов на новый уровень. Мне кажется, практику «внешних аудитов» результатов внедрения стоит рассматривать как обязательную для любого крупного проекта – это пойдет на пользу всем его участникам».