Проект

Новый уровень работы с договорами в АО «УК ТМК»

Заказчики: Усть-Каменогорский титано-магниевый комбинат (УКТМК)

Усть-Каменогорск; Металлургическая промышленность

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2015/07  - 2015/10
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5720
системы - 632
вендоры - 315

Содержание

АО «Усть-Каменогорский титано-магниевый комбинат» («УК ТМК») — казахстанская компания, ведущий мировой поставщик и производитель высококачественной титановой губки, титановых слитков и магния марки Mg-90 для использования в авиационной промышленности и других отраслях.

Исключить ошибки

В «УК ТМК» заключается много договоров, что приводит к высокой нагрузке на сотрудников, согласовывающих и визирующих документы.

По этой причине руководство компании поставило перед командой проекта задачи:

  • уменьшения количества ошибок, которые допускают пользователи при составлении и отправке договоров на согласование (с помощью внедрения экспертной оценки);
  • снижения нагрузки на сотрудников, которые согласуют/визируют договоры;
  • повышения дисциплины пользователей, составляющих и выполняющих отправку документов.

Рейтинг как решение

Одной из задач, которую предстояло решить в рамках проекта, стало выстраивание рейтинговой оценки пользователей в системе DIRECTUM. В частности, изменения коснулись работы одного из механизмов создания документов – мастера действий.

Используя его, пользователь создает нетиповой или типовой договор из шаблона самостоятельно.

Мастер действий позволяет создать договор двумя способами

Далее пользователь может выбрать вид договора из нескольких вариантов
Далее пользователь может выбрать вид договора из нескольких вариантов

На этапе создания договора разработчики ввели систему рейтингов пользователей, занимающихся созданием договорных документов. Так появилась градация: «Высокий рейтинг», «Средний рейтинг», «Низкий рейтинг». Поставить оценку пользователю может согласующий при получении проекта договора. С этой целью введена связь «Отправитель – Согласующий».

В зависимости от рейтинга отправителя задание попадает в соответствующую папку
В зависимости от рейтинга отправителя задание попадает в соответствующую папку

Если у согласующего для данного отправителя выставлена высокая оценка, то задание попадает в папку с названием «Договоры с высоким рейтингом». Пользователь в этом случае может расставить приоритеты между документами и в первую очередь работать с теми, что были присланы сотрудниками, допускающими наименьшее количество ошибок.

При этом на начальном этапе каждый отправитель имеет высокий рейтинг для любого согласующего – 7-9 единиц (показателей оценки). Средний уровень предполагает наличие 4-6 единиц, низкий – 0-3. Если согласующий после рассмотрения проекта договора выполняет задание с результатом «На доработку», у отправителя снижается рейтинг (на 1 единицу). Если же этого не происходит, то оценка увеличивается (также на 1).

Все рейтинги отправителей договоров хранятся в справочнике «Рейтинг ответственных за Договоры», в котором пользователь может посмотреть свой текущий рейтинг по каждой категории.

Справочник позволяет узнать и рейтинг отправителя, и график его изменений

Отправитель может видеть свой рейтинг в рамках заданного периода

На основе статистики, которая отображается в справочнике, отправитель договоров может получать рекомендации от системы. Например, если документы от пользователя в течение месяца чаще всего возвращались на доработку из отдела контроля цен, то ему может прийти совет уделить особое внимание составлению конкурентного обоснования к договору.

Сообщение «Рекомендации» позволяет устранить ошибки в составлении договоров

Резолюция в отдельном окне

Еще одно значимое для АО «УК ТМК» проектное решение – реализация отдельной области (поверх всех окон) для вынесения резолюций по входящим документам.

В рамках задачи было написано отдельное приложение. При открытии карточки задания в DIRECTUM срабатывает событие, которое записывает ID задачи и задания в соответствующий справочник и запускает сторонний процесс. В отдельно открывшемся окне согласующий может записать текст резолюции сразу по ходу рассмотрения документа. С помощью механизма текст резолюции записывается в базу данных системы. Приложение стало удобным инструментом руководителей, которые просматривают большое количество документов в рамках одного задания и нуждаются в постоянном доступе к текстам собственных резолюций.

Результаты проекта

Благодаря внедрению изменений в DIRECTUM у согласующих лиц в АО «УК ТМК» появились собственные рейтинги отправителей договоров. Нововведение повысило скорость согласования документов (в частности от пользователей, допускающих наименьшее количество ошибок). Новый алгоритм работы позволил повысить дисциплину среди отправителей – они стали внимательнее относиться к процессу составления договоров, так как при понижении рейтинга увеличивается время рассмотрения их документа.