Проект

Федеральное агентство водных ресурсов России (Росводресурсы) (Syntellect Tessa)

Заказчики: Федеральное агентство водных ресурсов России (Росводресурсы)

Москва; Государственные и социальные структуры

Продукт: Syntellect Tessa

Дата проекта: 2017/09  - 2017/12
Технология: СЭД
подрядчики - 527
проекты - 5355
системы - 587
вендоры - 298
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 281
проекты - 2388
системы - 151
вендоры - 80
Технология: BPM
подрядчики - 229
проекты - 2142
системы - 270
вендоры - 163
Технология: Офисные приложения
подрядчики - 167
проекты - 584
системы - 363
вендоры - 218

Содержание

1 июня 2018 года компания «ECMGroup.Pro» сообщила о внедрении СЭД для Федерального Агентства Водных Ресурсов (ФАВР).

Кроме центрального аппарата и территориальных органов ФАВР в процессе документооборота также участвуют 50 подведомственных организаций, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и общественные объединения.

Предпосылки и цель проекта

Задачей проекта стала модернизация системы электронного документооборота. Основной предпосылкой внедрения платформы для СЭД была трудность, а иногда и невозможность найти на рынке труда специалистов по работе с СЭД на базе Lotus Notes, и как следствие сложность администрирования системы.

После рассмотрения специфики сферы деятельности Агентства, таких как письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации, объёмная переписка, команда по внедрению пришла в выводу, что оптимальным решением станет замена СЭД на базе IBM Lotus Notes на платформу автоматизации бизнес-процессов Tessa от Синтеллект.

Ход проекта

Внедрение, адаптация и запуск платформы Tessa были проведены за 3 месяца.

Благодаря обязательному применению УКЭП (усовершенствованной квалифицированной электронной подписи), платформа обеспечивает юридической силой все исходящие документы, в том числе межведомственный электронный документооборот (МЭДО), обращения граждан, служебные записки (СЗ), организационно-распорядительную документацию (ОРД) и протоколы.

В ходе внедрения специалисты уделили особое внимание процессам межведомственного документооборота (МЭДО):

  • ознакомление и рассмотрение документов, а также контроль исполнения поручений;
  • точное следование внутренним нормативам оформления документов;
  • соответствие требованиям безопасности;
  • координация согласований для большого количества пользователей.

Итоги проекта

За первые полгода после внедрения обработано: более 200 обращений граждан, порядка 9000 входящих документов, свыше 3000 исходящих документов, около 200 служебных записок, 100 организационно-распорядительных документа, первые десять протоколов.

На июнь 2018 года все исходящие документы отправляются в электронном виде (МЭДО и электронная почта), в редких исключениях отправляются бумажные документы. В результате внедрения платформы Tessa, Заказчику предоставлен требуемый функционал, который отсутствовал в прежней СЭД, что позволило упростить администрирование СЭД. Также платформа повышает прозрачность действий пользователей и контроль исполнительской дисциплины, что положительно влияет на производительность.