Проект

"Финансовый университет при Правительстве РФ" внедрил мобильное решение Directum Solo

Заказчики: Финансовый университет при Правительстве РФ

Москва; Образование и наука

Подрядчики: Галактика ИТ СПб
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: Directum Solo

Дата проекта: 2014/03  - 2017/04
Количество лицензий: 1300
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5720
системы - 632
вендоры - 315
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 307
проекты - 2598
системы - 166
вендоры - 92

Содержание

2017

26 апреля 2017 года компания «Галактика ИТ» сообщила о внедрении мобильного решения Directum Solo в Финансовом университете при Правительстве РФ.

Был выполнен переход на мобильное решение Directum Solo. Решение внедрено в рамках блока «Единая система управления поручениями и контроля исполнительской дисциплины (ЕСУПКИД)», разработанного компанией «Галактика ИТ» (Санкт-Петербург).

Ректор Финансового университета получил удобный инструмент, который позволяет ему:

  • рассматривать входящие документы, вносить свои пометки в них с помощью графических возможностей;
  • создавать поручения по документам, направляемым ему на рассмотрение;
  • выдавать устные поручения, не связанные с конкретными документами;
  • продлевать сроки исполнения поручений;
  • снимать поручения с контроля.

По итогам выполненного проекта внедрения руководство вуза дало положительный отзыв и подготовило план мероприятий по развитию системы на будущее.

2014

Финансовый университет — один из старейших вузов России: в 2014 году он отметил свое 95-летие. В 2009-2013 годах в университете произошел ряд структурных преобразований, направленных на повышение качества образовательного процесса, создание единого информационного пространства и обеспечение современной информационно-технологической поддержки научного процесса и внутреннего взаимодействия. В рамках этих процессов в 2009 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Важным критерием при поиске подходящей системы было сочетание широкой функциональности, инструментов для интеграции с другими сервисами и возможности для самостоятельного внедрения. По результатам изучения рынка ECM выбор был сделан в пользу DIRECTUM.

Первая поставка лицензий DIRECTUM была выполнена в декабре 2009 г. В 2010 году были проведены подготовительные работы для запуска системы в эксплуатацию, и стартовала работа первых пользователей в модуле «Канцелярия». Была внедрена рассылка документов от Управления делами, университет начал использовать в работе электронную подпись.

В 2012-2013 гг. к Финансовому университету присоединились 5 образовательных учреждений, реализующих программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования, количество филиалов в разных регионах России достигло 40. Общее количество обучающихся составило более 70 тысяч. Финансовый университет стал одним из крупнейших учебных и научных комплексов России.

Именно в это время особенно возросла значимость DIRECTUM для университета. Электронный документооборот охватил практически все ключевые процессы вуза, и сегодня с документами в системе работают более 1300 пользователей, в том числе через веб-доступ во всех филиалах. Успешно внедрено решение для мобильных устройств, с помощью которого значительно ускорился процесс рассмотрения документов, создания и контроля исполнения поручений.

Основные работы по настройке системы выполняют специалисты Финансового университета, обученные и сертифицированные DIRECTUM.

Партнером по реализации проекта является компания «Галактика ИТ» — экспертный центр корпорации «Галактика» (г. Санкт-Петербург), обладающий большим опытом работы с вузами и являющийся центром сертифицированного обучения DIRECTUM. Корпорация «Галактика» выполняет поставку лицензий системы, обновление версий, разработку новых маршрутов и сценариев, оказывает консультационную поддержку по проекту.

1 апреля 2014 года стало известно о проекте обновления СЭД Directum в Финансовом университете при Правительстве РФ. Партнёр-интегратор в проекте - корпорация Галактика.

Задачи проекта

Электронный документооборот на основе системы Directum действует в Финансовом университете с 2009 года.

После четырех лет эксплуатации в вузе сделали вывод об ограниченности функционала первоначально внедренной версии и необходимости её обновления. В частности это обусловлено реорганизацией Финансового университета в 2012 году – к нему присоединились Всероссийский заочный финансово-экономический институт, Всероссийская государственная налоговая академия, Государственный университет Минфина России и ряд других образовательных учреждений. Выросли масштабы ИТ-инфраструктуры, в неё вошло множество разноплатформенных решений.

Возникла необходимость подключения к СЭД Directum новых подразделений, а также ее внедрение в филиалах. Кроме того, существенно выросло и число пользователей, и количество маршрутов и документов.

Все эти и другие факторы повлияли на решение ИТ-руководства вуза - обновить систему. Состоялся аукцион, победителем которого стала компания «Центр бизнес-решений «Галактика».

Ход проекта

Работы проведены в несколько этапов.

В рамках первого сотрудники управления информационно технологической инфраструктуры подготовили аппаратное обеспечение, на котором развернули копию рабочей базы системы.

На втором этапе специалисты компании «Галактика» провели полное обновление копии СЭД Directum и на ее основе создали прототип новой системы. Далее работники отдела технической поддержки электронного документооборота, управления делопроизводства и архива и отдела контроля исполнения поручений провели проверку работоспособности и функциональности всех компонентов из старой системы, по результатам которой специалисты компании «Галактика» вносили в прототип системы изменения и дополнения. Каждый из этапов – создание прототипа, отладка и тестовая эксплуатация – длился около недели. Конвертация рабочей базы данных до последней актуальной версии системы (4.9.1) особых сложностей не вызвала.

Основная трудность - ограничения, связанные с централизованной установки клиентской части, обусловленные инфраструктурными особенностями университетской сети.

Итог проекта

Владимир Соловьев, ИТ-директор Финансового университета, отметил: "Подрядчик, компания «Галактика», продемонстрировал достаточные компетенции. На внедрение обновленной версии потребовалось полтора месяца, в итоге мы получили масштабируемую систему, в которую можно включить какое угодно количество пользователей. Поддержку СЭД Directum Финансовый университет осуществляет собственными силами, за нее у нас отвечают три человека в отделе технической поддержки электронного документооборота. Одним словом, цели, поставленные перед проектом модернизации системы электронного документооборота, были достигнуты".
На 2 апреля 2014 года в СЭД зарегистрировано 1300 человек. Помимо руководства Финансового университета, руководителей структурных подразделений и их заместителей, в системе работают ответственные за делопроизводство специалисты структурных подразделений, а также работники управления делопроизводства и архива, отдела контроля исполнения поручений и другие пользователи.