Проект

Росстандарт развивает СЭД вместе с «Диджитал Дизайн»

Заказчики: Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт)

Москва; Государственные и социальные структуры

Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/09  - 2017/12
Количество лицензий: 180
Технология: СЭД
подрядчики - 539
проекты - 5477
системы - 594
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 286
проекты - 2483
системы - 154
вендоры - 82

Содержание

Компания "Диджитал Дизайн" в июне 2016 года сообщила о завершении проекта модернизации системы электронного документооборота Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), в рамках которого платформа СЭД Lotus Notes была заменена на российскую Docsvision.

К системе подключены свыше 180 пользователей. В ней также внедрен модуль для мобильной работы высшего руководства — «АРМ Руководителя на iPad».

Предпосылки

Анализ действующей ИТ-инфраструктуры, проведенный в рамках формирования концепции информатизации Росстандарта, показал, что применяемое ПО на базе Lotus Notes устарело и перестало отвечать требованиям заказчика, сообщили в "Диджитал Дизайн".

Задачи проекта

На момент старта проекта функциональность СЭД заказчика не позволяла решать ключевые задачи: система не имела необходимого инструмента контроля исполнения поручений, в ней отсутствовала возможность мобильной работы. Разрозненность баз данных приводила к затруднениям при подготовке сводок по исполнению поручений для оперативных совещаний. Для эффективной работы СЭД с последующей возможностью перехода к безбумажному документообороту с применением электронной подписи потребовалось заменить программную платформу системы.

«
Мы столкнулись с тем, что в Росстандарте документооборот имел сложную организацию, и внедренная СЭД не позволяла в полной мере осуществлять контроль исполнения поручений, - объясняет Андрей Арапов, руководитель проекта со стороны компании "Диджитал Дизайн". - Предложенное решение на базе платформы Docsvision — «Административное делопроизводство» разработки «Диджитал Дизайн» - благодаря своим гибким настройкам позволило охватить все бизнес-процессы заказчика и решить поставленные задачи в сжатые сроки
»

Предлагаемое единое решение позволит:

  • Автоматизировать процессы внутреннего и внешнего документооборота, контроль исполнения поручений на базе специализированного современного решения, используемого в Росстандарте
  • Предоставить руководителям удобный инструмент документационного управления организацией
  • Сэкономить на внедрении, использовании и поддержке СЭД за счет централизованного внедрения, ЦОДа и технической поддержки на стороне оператора
  • Перейти на юридически значимый безбумажный документооборот, в том числе при межведомственном взаимодействии в отрасли
  • Повысить уровень информационной безопасности за счет организации единого ЦОДа
  • Обеспечить новые возможности для горизонтального взаимодействия
  • Совместно развивать отраслевую систему и автоматизировать на базе системы новые процессы
  • Выполнить Распоряжение Правительства России от 26 июля 2016 г. №1588-р по импортозамещению программного обеспечения, постановление Правительства РФ от 16 ноября 2015 г. № 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

ПРЕДЛАГАЕМАЯ АРХИТЕКТУРА ЦСЭД

Внедрение ЦСЭД позволит реализовать юридически значимый электронный документооборот с ЦА. Это, в свою очередь, позволит значительно повысить оперативность работы за счет обеспечения обмена документами и поручениями в режиме реального времени.

Согласование закупок

Типовые задачи и механизмы системы для их решения:

  • Длительность согласования
  • Мониторинг согласования документов по каждой закупке (текущие согласующие лица, статус согласования, плановый маршрут согласования)
  • Установка и отслеживание сроков согласования (плановых длительностей согласования)
  • Анализ исполнительской дисциплины по согласованию (нарушение сроков согласования)
  • Контроль учета замечаний (при повторном согласовании, например)
  • Автосравнение выбранных версий проекта документа
  • Контроль достоверности полученных виз
  • Использование ЭЦП
  • Автопостроение листов согласования по текущей версии проекта документа
  • Делегирование согласования
  • Механизмы делегирования согласования и учета замечаний/правок подчиненных

Модуль Интеграции с МЭДО обеспечивает:

  • Автоматическое получение документов, в том числе обращений граждан, из ОИВ по каналам МЭДО и автоматическое создание регистрационных карточек в системе;
  • Отправку документов, в том числе ответов на обращения граждан, в ОИВ по каналам МЭДО;
  • Согласование электронных документов между ОИВ;
  • Обмен квитанциями и уведомлениями.

ЦСЭД позволяет:

  • Автоматизировать работу с проектной документацией
  • Позволяет сдавать отчетность в рамках ФГИС 3-ей очереди,
  • Организовать документооборот между подведомственными учреждениями,
  • Рассчитать KPI сотрудников и процессов

ПРИМЕР РАССЧЕТА KPI СОТРУДНИКА

Итоги модернизации СЭД

В результате проекта Росстандарту удалось добиться сокращения сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов и инициативных поручений, была обеспечена прозрачность их движения. Заказчик получил инструмент для динамического отслеживания состояния их исполнения, говорят в "Диджитал Дизайн".

Кроме того, переход на новое ПО, по информации подрядчика, позволил автоматизировать процесс подготовки необходимой отчетности и восстановить работу агентства с другими федеральными органами по МЭДО.

Развитие проекта

9 декабря 2016 года «Диджитал Дизайн» сообщила о победе в открытом конкурсе Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) и начале проекта развития функционала мобильного рабочего места руководителя на планшетном устройстве.

В рамках контракта «Диджитал Дизайн» проводит расширение функциональности мобильного рабочего места руководителя посредством установки модулей «Защищенная почта» и «Защищенный календарь».

Офис "Росстандарта", (2014)

Модуль «Защищенная почта» обеспечит эффективную и безопасную работу пользователей с электронной почтой с мобильных устройств iPad с минимальным риском утечки информации и несанкционированного доступа к ней.

«Защищенный календарь» позволит выполнять с рабочим календарем такие операции, как просмотр и планирование события, изменение статуса участия, создание нового события и редактирование существующих. Модуль обеспечит криптографическую защиту информации, хранимой в памяти планшетного устройства и передаваемой по каналам связи.

По мнению участников проекта, технология, реализуемая «Диджитал Дизайн», поможет Росстандарту минимизировать риски утечки информации и несанкционированного доступа к данным при работе руководства в приложении «АРМ руководителя».

Дальнейшая оптимизация СЭД

Компания «Диджитал Дизайн» 21 августа 2017 года объявила о победе в конкурсе на выполнение работ по оптимизации системы электронного документооборота (СЭД), оказание услуг технической поддержки и предоставление лицензий на программное обеспечение в 2017 году в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).

В 2015 году в рамках проекта по развитию СЭД в Росстандарте была внедрена система документационного управления «Приоритет» (СДУ), разработанная специалистами «Диджитал Дизайн» на базе отечественной платформы Docsvision.

В ходе данного проекта планируется расширение функциональных характеристик системы в части архивного делопроизводства, модуля автоматического информирования по документационному обеспечению, дополнительных уведомлений сервиса рассылки почтовых уведомлений. Кроме того, согласно договору, будет произведена поставка дополнительных лицензий на ПО «Административное делопроизводство» для Docsvision и обновление модуля «Мобильное рабочее место руководителя» – решения для высшего менеджмента крупных предприятий и органов государственной власти, разработанного «Диджитал Дизайн». Всего пользователями СДУ «Приоритет» являются 125 сотрудников Росстандарта, мобильное решение установлено на планшетах 12 руководителей агентства.

Договор также включает оказание технической поддержки системы до конца 2017 года, указали в «Диджитал Дизайн».

По информации компании, система документационного управления «Приоритет» и решение «Мобильное рабочее место руководителя» входят в реестр отечественного ПО и отвечают всем требованиям законодательства.