Проект

Центральный рынок города Иркутска (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Заказчики: Центральный рынок города Иркутска

Иркутск; Торговля

Подрядчики: RKIT Group (РКИТ)
Продукт: RKIT: Управление розничными рынками
Второй продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)
Третий продукт: Ссылочный контрол RKIT

Дата проекта: 2013/03  - 2013/09
Технология: СЭД
подрядчики - 579
проекты - 5735
системы - 633
вендоры - 315
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 307
проекты - 2602
системы - 166
вендоры - 92

Ситуация

МУП «Центральный рынок» города Иркутска играет большую социально-значимую роль: определяет ценовые показатели в областном центре, поддерживает местных товаропроизводителей. Основная деятельность рынка — сдача в аренду торговых мест. Учредитель рынка — Администрация города Иркутска.

Важная особенность розничных рынков — их деятельность подчинена федеральному закону № 271 «О розничных рынках». Закон регулирует деятельность по организации розничных рынков, продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг на розничных рынках, а также права и обязанности сотрудников и учредителей. Закон описывает требования к организации работы рынков, включая работу с документацией, в частности, требования к карточке продавца, реестру договоров, реестру продавцов. При этом фактически отсутствует программное обеспечение, которое позволило бы автоматизировать деятельность рынка в соответствии с законом. На Центральном рынке использовалась приобретённая ранее система

Старая система имела ряд недостатков:

  • не соответствовала новому закону;
  • не поддерживалась производителем;
  • не поддавалась модификации, в частности, невозможно было самостоятельно формировать отчёты;
  • не позволяла вести учёт по нескольким рынкам в одной базе данных;
  • не позволяла вести учёт торговых мест;
  • не поддерживала разграничение прав доступа.

У руководства возникла потребность в новой системе. Было принято решение перейти на готовый коммерческий продукт: апробированный, с возможностью самостоятельной модификации под нужды рынка. Обозначены основные цели перехода на новую систему: привести деятельность центрального рынка в соответствие новому закону; свести к минимуму издержки, возникающие из-за несовершенства старой системы и человеческого фактора.

Задачи проекта В рамках поставленных целей были определены основные задачи проекта:

  • соответствие функциональных возможностей новому закону о розничных рынках;
  • возможность вести учёт по нескольким рынкам в одной базе данных;
  • автоматизация заключения договоров
  • повышение надёжности;
  • сокращение влияния человеческого фактора;

Решение

Руководство обратилось в компанию RKIT Group. Для реализации поставленных целей была выбрана система Docsvision: её функциональность максимально отвечала задачам рынка и позволяла автоматизировать как стандартные, так и специфические для рынка бизнес-процессы. Проект стартовал в июле 2013 года. Решение было разработано и в октябре 2013 года передано в опытную эксплуатацию. Реализованное решение позволило организовать и вести учёт сразу по нескольким рынкам: «Сельскохозяйственный», «Ярмарка», «Универсальный» и «Академический». Автоматизировано формирование основных документов: карточек продавцов, договоров с продавцами и арендаторами, реестров. Это облегчает работу с документацией, уменьшает загруженность сотрудников, улучшает качество работы рынка. Для безопасности информации в системе определены права для каждого пользователя. Ведётся журнал событий, в котором руководители видят изменения, происходящие в системе, и контролируют сотрудников.

Результаты:

  • все муниципальные рынки в единой базе данных;
  • гибкий учёт продавцов и арендаторов – удобно вести аналитику, даже в случае если они работают одновременно на разных рынках;
  • настраиваемая система контроля и напоминаний об окончании сроков договоров аренды;
  • автоматическое освобождение торгового места по окончанию договора;
  • автоматизирован бизнес-процесс заключения договоров, дополнительных соглашений;
  • автоматическое формирование карточки продавца;
  • автоматическое формирование реестров договоров для предоставления в контролирующие органы;
  • моментальное формирование отчётов;
  • тарификация торговых мест по видам продукции - автоматический расчёт стоимости аренды места;
  • мониторинг числа свободных и арендованных мест по каждому из рынков.