Проект

«Цифровое телевидение» перевела согласование договоров в Directum

Заказчики: Цифровое телевидение (ЦТВ)

СМИ, теле- и радиовещание

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2015/12  - 2016/05
Количество лицензий: 50
Технология: СЭД
подрядчики - 594
проекты - 6117
системы - 646
вендоры - 319

«Цифровое телевидение (ЦТВ)» — совместный проект ВГТРК и «Ростелекома». Под брендом «Цифровое телевидение» объединены тематические каналы познавательной, детской, кино- и развлекательной тематики. Компании требовалось выстроить единое информационное пространство и упорядочить работу с договорными документами, сделать ее более прозрачной. Выбор в пользу Directum руководство сделало по итогам демонстрации системы с реализованным сценарием работы по заявкам на создание договора.

Проект по автоматизации согласования договорных документов стартовал в декабре 2015 г. Значительную часть работ по внедрению специалисты ЦТВ выполняли самостоятельно. Сотрудники Directum, в свою очередь, проводили обучение, оказывали методическую поддержку и выполняли модификации системы по запросу заказчика.

Первый этап проекта завершился в конце мая 2016 г., его результатом стал автоматизированный и гибко настраиваемый процесс согласования договорных документов. Теперь участники согласования вычисляются автоматически в зависимости от условий договора. При этом каждый согласующий имеет возможность привлечь к рассмотрению документа необходимых пользователей, а вероятность согласования без участия ключевых сотрудников и руководителей сведена к нулю, рассказали в Directum.

В силу специфики структуры подразделений группы компаний ЦТВ требовалось настроить порядок взаимодействия согласующих, опираясь не только на организационную структуру, но и на функции пользователей в системе. В результате была разработана матрица согласования, основанная на функциональном принципе. В рамках матрицы реализована гибко настраиваемая система заданий и уведомлений для каждого этапа согласования документов.

В процесс работы с договорами также включен этап публикации документов на портале госзакупок. Данные о публикации отражаются в карточке договора, и сотрудники могут следить за своевременностью и корректностью выполнения требований в сфере государственных закупок.

На текущий момент в системе Directum работает более 50 сотрудников. В согласовании договоров участвуют подразделения трех организаций и одно обособленное подразделение.

В ближайших планах «Цифрового телевидения» по развитию системы — автоматизация согласования актов выполненных работ и согласования заявок на оплату.