Проект

НПК "Эталон" развернула СЭД

Заказчики: Эталон, НПК

Волгодонск; Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft)
Продукт: Этлас (ЭДО)
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2015/11  - 2016/03
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5406
системы - 591
вендоры - 301

Содержание

28 июня 2016 года компания «Этлас-Софт» сообщила о проекте внедрения системы электронного документооборота «Этлас» в НПК «Эталон» [1].

Задачи проекта

В конце 2015 г. специалисты отдела информационных технологий НПК «Эталон» начали изучение системы электронного документооборота «Этлас» с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам.

НПК "Эталон", (2012)

Основная задача внедрения системы электронного документооборота - организация классического электронного делопроизводства:

  • прием и первичная обработка документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрация документов в системе;
  • контроль исполнения;
  • информационно-справочная работа;
  • исполнение документов
    • составление,
    • согласование,
    • оформление

  • отправка или направление в дело.

После изучения демонстрационной версии системы, руководство ИТ-отдела НПК НПК «Эталон» приняло решение о закупке ПО и запуске в производственную эксплуатацию.

Ход проекта

На стадии реализации проекта сотрудники подрядчика совместно со специалистами заказчика провели обследование действующего бумажного документооборота. Обследование проводилось удаленно в виде консультаций со специалистами заказчика и заполнения опросных анкет.

По завершении этапа обследования специалисты «Этлас-Софт» выполнили:

  • формирование и создание в системе ста пользователей;
  • формирование и организация групп пользователей;
  • организация структуры архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей;
  • создание необходимых справочников;
  • формирование карточек для десяти различных типов документов;
  • настройку правил автоматической нумерации документов,
    • автоматическое именование документов,
    • автоматическое размещение документов при их регистрации в системе;

  • создание и регистрацию в системе различных шаблонов документов;
  • настройку различных бизнес-процессов обработки документов.

Итог проекта

В итоге внедрения технологии, автоматизированы:

  • обработка и регистрация входящих документов;
  • процесс согласования различных видов документов;
  • контроль исполнения поручений;
  • обработка исполненных и отправляемых документов.

В результате достигнуты:

  • создано централизованное хранилище документов с автоматизацией их полного жизненного цикла;
  • получение быстрый доступ к любому документу компании из любой точки мира;
  • получение руководителями всех уровней полной картины исполнения дисциплины и выявление слабых мест
  • оптимизирована работа отделов;
  • ускорены процессы согласования и совместной разработки документов.

Примечания