Проект

Ярославский «Концертно-зрелищный центр» сформировал организационно-распорядительный документооборот

Заказчики: Ярославский Концертно-зрелищный центр

Ярославль; Индустрия развлечений, досуг, спорт

Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft)
Продукт: Этлас (ЭДО)
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2019/08  - 2020/02
Технология: СЭД
подрядчики - 611
проекты - 6319
системы - 656
вендоры - 321

2020: Завершение формирования организационно-распорядительного документооборота

25 марта 2020 года Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил, что главная культурно-развлекательная площадка города Ярославль - Ярославский Концертно-зрелищный центр сформировал организационно-распорядительный документооборот.

Центр открыл свой первый сезон в сентябре 2013 года. За это время было проведено огромное количество самых разных мероприятий, а на март 2020 года Центр посетило более 500 000 зрителей.

В связи с постоянным развитием центра растет и объем обработки различного вида документов, начиная от договоров с контрагентами и заканчивая первичной документацией. В 2018 году было принято решение об автоматизации организационно-распорядительного документооборота с целью построения прозрачной структуры хранения документов, предотвращения их потери, а также:

  • полного контроля за циклом обработки документов в системе электронного документооборота с момента получения документа или его создания и до завершения исполнения;
  • надежное хранение документации в хранилище документов с распределением прав доступа пользователей к различным сегментам хранилища;
  • быстрый поиск документов по атрибутам и содержимому;
  • минимизация числа ошибок при работе с большим количеством документов в системе электронного документооборота.

В ходе внедрения системы электронного документооборота удалось автоматизировать работу с различными типами документов:

  • распорядительные документы:
    • приказы, распоряжения, указания, решения.

  • организационные документы:

    • уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

  • информационно-справочные документы:

    • протоколы, служебные и докладные записки, акты, справки;

Были настроены следующие бизнес-процессы:

  • Обработка входящих и исходящих документов:
    Регистрация в системе входящего документа с дальнейшей отправкой его по маршруту согласования и утверждения, а при необходимости формирование и согласование ответного исходящего документа.
  • Процесс контроля исполнительской дисциплины:
    Напоминание участникам о необходимости выполнить те или иные действия в системе электронного документооборота, уведомление о просрочке выполнения заданий, мониторинг состояния процесса обработки документов;

Переход на электронный документооборот позволил центру сократить срок согласования документа до нескольких часов, а при срочных согласованиях свести этот процесс до нескольких минут. Также значительно повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет введения контроля исполнения и отсутствия потери документов.