Проект

«Сетра Лубрикантс» оптимизирует закупочную деятельность посредством DirectumRX

Заказчики: Castrol (Сетра Лубрикантс)

Москва; Химическая промышленность

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: DirectumRX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2018/01  - 2018/06
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 739
проекты - 6333
системы - 1329
вендоры - 740
Технология: СЭД
подрядчики - 578
проекты - 5732
системы - 632
вендоры - 315
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 307
проекты - 2598
системы - 166
вендоры - 92

18 июля 2018 года компания Directum сообщила о том, что компания « Сетра Лубрикантс» продолжает развивать ECM-систему. На первом этапе проекта были автоматизированы делопроизводство, договорные процессы и финансовый архив. На втором этапе оптимизирована закупочная деятельность организации.

С 2017 года ООО «Сетра Лубрикантc» работает в DirectumRX. Полностью в электронном виде ведется делопроизводство, работа с договорами и первичными учетными документами. Пользователи быстро освоили возможности системы. Уже по итогам опытной эксплуатации были намечены планы по дальнейшему развитию.

Второй этап проекта оптимизации коснулся закупочной деятельности. Необходимо было обеспечить максимальную прозрачность таких процессов, как:

  • занесение плановых лимитов по расходам на год (Purchase requisition);
  • согласование приобретения товара (услуги) у конкретного поставщика (Purchase order);
  • контроль лимитов по заявкам на закупку (Purchase order);
  • контроль годовых лимитов по расходам в разрезе поставщиков.

Для решения поставленных задач был разработан индивидуальный модуль «Закупки», который учитывает специфику компании.

Проектная команда разработала следующие типы документов:

  • плановый бюджет расходов на год по какому-либо проекту или направлению деятельности (purchase requisition). Из суммы по бюджетам на год и подотчетных денежных средств складывается общий финансовый план компании.

В карточке документа с бюджетом можно посмотреть доступный остаток и все заявки на закупки, которые к нему относятся.

  • заявка на закупку в пределах ранее согласованного бюджета на год (purchase order). По итогам согласования заявки создается договор или счет.

При согласовании заявки автоматически проверяется общая сумма фактических платежей поставщику за календарный год. Информация об утвержденных лимитах таких платежей хранится в карточке организации. Она содержит информацию как о текущем лимите, так и об истории его изменений по этому контрагенту.

По итогам проекта сотрудники ООО «Сетра Лубрикантс» имеют возможность планировать закупки и заранее согласовывать сумму приобретений. Обеспечена полная прозрачность процессов, стало проще следить за соответствием бюджету: суммы фактических расходов считаются в DirectumRX. Также система автоматически проверяет, есть ли у сотрудника права на согласование соответствующей суммы по документу.