Проект

X5 Retail Group запустила электронный график поставок в сети магазинов "Пятерочка"

Заказчики: X5 Retail Group

Москва; Торговля

Продукт: EXite Evolution

Дата проекта: 2016/01  - 2016/06
Технология: СЭД
подрядчики - 535
проекты - 5407
системы - 591
вендоры - 301
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 283
проекты - 2421
системы - 152
вендоры - 80

Содержание

«Гарантия доступности EDI-системы для ритейла должна быть обеспечена на уровне 100%, - заявила руководитель департамента технической поддержки компании «E-COM» Юлия Рязанова. – Иначе такие сети как X5 R.G., СПАР Мидл Волга и «Лента» просто не смогут организовать необходимый трафик электронного документооборота со своими поставщиками».

2015

Старт проекта

27 июля 2015 года компания «Е-COM» сообщила о запуске в розничной сети X5 Retail Group EDI-сообщения PRICAT[1].

"В режиме сверки цен это сообщение помогает автоматизировать процесс согласования товарных спецификаций между розничной сетью и поставщиком, что позволяет отказаться от ручного ввода изменений в прайс-листах и сократить время на их согласование буквально до двух дней, - отметил Илья Чернов, руководитель проектов дирекции ИТ X5 R.G. - На 27 июля 2015 года ведется работа по подключению контрагентов к технологии совместно с EDI-провайдером «Е-COM». С документом на сегодняшний день работает более 55 поставщиков X5. Уже можно говорить о предварительных результатах - после внедрения PRICAT ошибки в ценах снизились на 30%. А при перспективных подсчетах прямая экономия на пересылке бумаги и согласовании ценовых спецификаций составит более 1 млн бумаги в год".
Юлия Рязанова, руководитель департамента технической поддержки «Е-COM», поведала: "В задачах на внедрение документа стоит еще, как минимум, 300 клиентов. В тестовом режиме многие уже ощутили выгоды от использования PRICAT. Автоматизация сверки прайса ускорила процесс взаимодействия с контрагентами и снизила издержки при согласовании данных».

У ритейлеров через некий промежуток времени цены меняются. Происходит это без уведомления поставщиков, и, как следствие, инициируются претензии на отсутствие заказов, возникают очевидные проблемы сотрудничества между компаниями.

Помимо этого, стандартная схема согласования товарных спецификаций грешит расхождениями, которые происходят при сверке поставок и их ценовых позиций. Каждая такая операция обрабатывается вручную – в Excel-файл вносятся данные по каждому пункту. В итоге процесс согласования затягивается порой на месяцы. Это долгие переписки по e-mail, расхождения в данных и их корректировка, финальные подписания.

С внедрением PRICAT схема обмена ценовыми данными действует быстро. Обновление происходит без длительных согласований и корректировок. Поставщик информирует о новой стоимости товара и высылает в розницу PRICAT с уже готовыми ценами. Документ поступает в учетную систему сети, а из нее информация выгружается в базу данных. Таким образом, все происходит с помощью автоматизированного процесса сверки.

Развитие проекта

3 июня 2015 года Вячеслав Поликарпов, анонсировал внедрение доработок DESADV (Уведомление об отгрузке поставщика) в документооборот магазинов торговой сети.

По словам Поликарпова, посредством одного EDI-документа во всех торговых точках могут автоматически идентифицировать заказ X5 c поставкой контрагента. Приемка будет происходить буквально - сканером по штрих-коду накладной.

Тестирование проекта завершилось в конце мая 2015 года сразу в трех учетных системах X5: SAP, GK и NQ st. В продуктивный режим проект будет запущен в сотрудничестве с аккредитованными EDI-провайдерами, в том числе, с компанией «Е-COM».

«Доработки в DESADV – это действительно уникальная технология, - отметила Юлия Рязанова, руководитель департамента технической поддержки «Е-COM». - Благодаря автоматическому внесению номера товарной накладной поставщика в документ приемки X5 впоследствии это даст возможность минимизировать количество ошибок при идентификации электронной счет фактуры контрагента».

Технология позволит торговой сети уменьшить ручные операции сотрудников сервисных центров, избежать задержек с оплатой поставок контрагентам, а это, в свою очередь, уменьшит количество разбирательств по факту поставки. По оценке Поликарпова, внедренный функционал по своей эффективности можно сравнить с проектом внедрения электронных счетов фактур, который в свое время стал новым этапом развития обмена документами с поставщиками.

Объем электронных документов за 2015 год вырос на 52%

В X5 Retail Group объем электронных документов за 2015 г. вырос на 52%, что подтверждают отчеты торговой сети и статистика данных системы Exite-Evolution компании E-Com. Руководитель направления проектов (EDI) X5 Retail Group Вячеслав Поликарпов причину роста объяснил полученными выгодами бизнеса от оптимизации и автоматизации процессов за счет внедрения новых EDI-документов.

«Например, при внедрении PRICAT (каталог товаров) сокращение трудозатрат (человеко-часы) на согласование и `прогрузку` ценовых спецификаций в учетную систему Х5 Retail Group составили 4,5%, а внедрение уведомлений о возврате продукции прямым поставщикам (RETDES и RETREC) сократили сроки решения спорных вопросов с ними по возвратам в среднем на 80% (не считая сокращения потерь товаров и документов при возврате продукции)», — указал Вячеслав Поликарпов.

«Лента», в свою очередь, держит планку по обработке поставок в магазины сети с помощью EDI-документов на уровне не менее 95% (в ноябре 2015г. эта цифра достигала 96%), что, по словам руководителя проекта EDI в компании «Лента» Сергея Козлова, не так просто в сегодняшней экономической ситуации. На этот показатель также оказывают влияние такие факторы, как активное развитие компанией формата супермаркетов, экспансия в города с населением свыше 100 тыс. человек, сотрудничество со средними и мелкими поставщиками.

По данным заместителя главного бухгалтера ТД «Дуслык» Натальи Алиуллиной, за прошедший 2015 г. объем EDI-документов между сетью и поставщиками увеличился в шесть раз. Такой рост сократил время на прием товара в магазине, а также количество документов, предоставляемых для замены. Рост ЭСФ достиг отметки 85% в общем объеме счетов-фактур розничных поставщиков к концу года.

2016: Развитие проекта

274 октября 2016 года компания «Е-COM» сообщила о действующем электронном графике поставок в сети магазинов "Пятерочка" от X5 Retail Group.

Витрина X5 Retail Group, (2014)
«
Процесс согласования графиков стал более прозрачным и удобным. Отдельный интерфейс, который адаптирован для поставщиков под работу с графиками в режиме онлайн, позволяет оптимизировать время ожидания ответа на запрос. Обратная связь от поставщиков показала заинтересованность в использовании нового инструмента согласования графиков поставки и готовность работать над улучшением технологии. Сейчас проект находится на финальном этапе тестирования, после которого в онлайн-формат работы планируется переводить всех поставщиков X5 Retail Group.

Сергей Русяев, руководитель направления по оптимизации движения товара в X5 Retail Group
»

Примечания

  1. PRICAT - Price Catalogue - cтандарт документа EANCOM 2002, предназначен для обмена информацией и электронными данными о ценах на товары между поставщиками и торговыми сетями. Документы PRICAT подписываются электронной цифровой подписью и являются юридически значимыми