2017/11/16 12:04:06

Владимир Арапов, 585 Gold:
Внедрение СЭД ТЕЗИС - наш первый проект
по agile-методологии

Директор юридического департамента ювелирной сети 585 Gold Владимир Арапов в интервью TAdviser рассказал о проекте перехода на новую систему электронного документооборота.

Владимир
Арапов
Переход на систему ТЕЗИС прошел довольно легко, мы получили массу положительных отзывов

Расскажите о предыстории проекта внедрения системы ТЕЗИС. Как был организован документооборот ранее, какие недостатки требовалось устранить?

Владимир Арапов: В компании уже был многолетний опыт работы с системой электронного документооборота, и за время ее эксплуатации мы своими силами непрерывно дорабатывали ее «по мелочам». Но в определенный момент собрался довольно большой перечень, как бизнес-требований, так и требований, относящихся к изменению технических возможностей ПО, которые самостоятельно, без привлечения профессиональных консультантов, решить не удавалось. Например, разработка новых маршрутов или корректировка существующих была практически невыполнимой задачей из-за сложной модели, заложенной разработчиками при внедрении продукта. Функциональность работы с версиями документов вообще отсутствовал. Интерфейс и логика перехода между разделами были не всегда интуитивно понятными и, как говорят, недружелюбными для пользователей. Интеграция с внешними системами тоже давалась с большим трудом. Да и сопровождение ПО и лицензионная политика со временем стали ощутимо «бить по карману» - количество пользователей росло, и для каждого требовалось приобретать новую персональную лицензию, которые, к слову сказать, были отнюдь недешевыми.

И тогда перед нами встал вопрос - обновлять и развивать уже имеющийся иностранный продукт или внедрять новый. Мы вновь стали интересоваться рынком ECM/СЭД систем, и обнаружили, что за несколько лет появилось много новых современных продуктов, которые умели решать многие наши задачи прямо из «коробки». А большинство вендоров предлагают покупать конкурентные лицензии, непривязанные к сотрудникам и ограничивающие только количество единовременно находящихся в системе пользователей.

Проанализировав и просчитав затраты на оба варианта решения – регулярно «чинить» старый продукт или внедрить новый, было принято решение – покупаем новую СЭД.

Как проходил процесс выбора новой системы? Почему выбор пал на СЭД ТЕЗИС? К каким еще продуктам присматривались?

Владимир Арапов: Смотрели ECM/СЭД системы долго, почти год, в несколько заходов. Причина тому была довольна банальная – хотелось выбрать то, что соответствует пресловутому цена/качество. Но в итоге стало очевидным, что количество выходящих на рынок новых решений в данном направлении непрерывно растет, а возможности уже зарекомендовавших себя на рынке ECM-продуктов постоянно совершенствуются, от версии к версии. Поэтому мы сфокусировались на решениях, которые отвечали основным нашим критериям для выбора – невысокая стоимость лицензий, открытый код с возможностью ведения собственных разработок, возможность вести проект по agile-методологии, наличие интеграционных коннекторов с учетными системами, простой и понятный интерфейс, полнотекстовый поиск документов, сравнение версий документов, распознавание текстов, гибкое и несложное администрирование системы, возможность использовать продукт в качестве BPM-системы, масштабируемость, и, наконец, наличие позитивных откликов от клиентов.

Мы составили чек-лист с основными требованиями и шкалой оценочных баллов, а затем отсмотрели по этим критериям более 6 систем. ТЕЗИС одержал победу в честной борьбе.

Какие основные задачи были поставлены перед системой ТЕЗИС?

Владимир Арапов: Планы, как обычно это бывает на этапе формирования функциональных границ проекта, были наполеоновскими – хотелось всё и сразу. Но в процессе подготовки требований к системе совместно с партнерами из компании «Хоулмонт» мы нарисовали маршрутную карту развития продукта, из которой стало очевидным, что на реализацию всех наших задач уйдет больше года. Поэтому было принято решение настроить с партнерами систему под самые основные, «горячие» задачи. А в дальнейшем, вырастив на проекте собственные компетенции, продолжить развитие продукта самостоятельно. Основными задачами, которые мы поставили перед новой системой, стали: предоставить возможность быстро настраивать и изменять маршруты согласования документов, сократить время согласования договоров за счет отображения в карточке документа важных для принятия решения атрибутов, взять на себя функции материнской системы в части ведения справочников контрагентов и договоров, дать возможность быстро формировать разнообразные отчеты для контроля за нахождения документов и исполнением заданий без привлечения администратора, и самое важное, функцию сравнения документов, которую, мы очень ждали, и в настоящее время хотим завершить её внедрение.

Какие особенности проекта вам запомнились больше всего? Почему?

Владимир Арапов: Это был наш первый опыт внедрения проекта по agile-методологии. И считаем, что благодаря быстрому получению промежуточных результатов, мы смогли видеть практически в реальном времени, как создается и развивается наш продукт. Более того, этот подход дал возможность корректировать и добавлять новые требования в проект «на ходу».

Также неожиданно для всех переход на систему ТЕЗИС прошел довольно легко, и практически сразу мы получили массу положительных отзывов от пользователей новой СЭД. Благодаря активной обратной связи от пользователей мы смогли в кратчайшие сроки стабилизировать работу новой системы и собрать ряд пожеланий на дальнейшее усовершенствование и развитие программного продукта.

В течение проекта с помощью наших партнеров из компании «Хоулмонт» мы смогли вырастить собственную экспертизу в части администрирования и модификации СЭД ТЕЗИС.

Каких результатов удалось добиться с помощью новой системы?

Владимир Арапов: Благодаря тому, что продуктом предусмотрено конкурентное лицензирование, мы, купив всего 100 лицензий, смогли предоставить доступ к системе всем пользователям, участвующих в бизнес-процессах, а это более 400 человек.

Интеграция с учетной системой позволила оптимизировать рабочее время сотрудников группы по ведению основных данных.

Изначально мы стремились сократить трудозатраты персонала на согласование и ввод договоров на 50% в среднем для каждого типа. Но пока рано говорить об этом. Для этого мы разработали ряд отчетов и систему оповещений для руководителей и исполнителей с целью контроля за исполнением задач. Нужно время, чтобы этот механизм заработал в полную меру. Зато однозначно можно сказать, что очень полезной оказалась функциональность, разработанная в рамках проекта, по работе с однотипными договорами. Совместно с компанией «Хоулмонт» была разработана специальная мета-карточка — своеобразный «контейнер» для таких договоров, позволяющий избежать ручного создания и согласования десятка одинаковых карточек в системе. В мета-карточке заполняются все основные поля, которые автоматически дублируются в договора, созданные на отдельной вкладке. После согласования такой мета-карточки каждому договору присваивается статус «согласовано». Благодаря данному нововведению, нам существенно удалось сократить временные затраты на этот бизнес-процесс, т.к. мы получили возможность согласовывать однотипные договора одновременно. Партнеры из компании «Хоулмонт» специально для нас разработали это ноу-хау. Также мы заложили в систему возможность создавать договоры по типовым формам, когда печатные экземпляры документов заполняются автоматически из атрибутов, введенных в карточку. Получив достаточный опыт в ходе проекта, мы взялись выполнить эту задачу самостоятельно, и в ближайшее время планируем реализовать ее.

С какими решениями интегрирована новая система?

Владимир Арапов: Мы реализовали интеграцию с SAP ERP. Теперь данные о контрагентах и договорах автоматически передаются в учетную систему. В перспективе планируем интеграцию с , для которой в ТЕЗИС предусмотрен готовый шлюз, и с продуктами ABBYY для сравнения двух версий документа в различных форматах.

Существуют ли планы по развитию проекта?

Владимир Арапов: Да, в настоящий момент на базе СЭД ТЕЗИС мы запускаем проект по автоматизации процесса ежемесячного бюджетирования. Затем стартует проект по учету и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а в следующие полгода планируем автоматизировать согласование обходных листов и ряд других бизнес-процессов.

164