2017/12/14 23:12:25

Какие инновации проникают в СЭД/ECM-системы

TAdviser узнал, какие инновационные технологии проникают в СЭД/ECM-системы.

Обзор российского рынка СЭД/ECM-систем

Содержание

2018: Инновации СЕЭ/ECM-систем

Искусственный интеллект и машинное обучение

Технологии искусственного интеллекта и машинного обучения уже оказывают ощутимое влияние на развитие современных ECM-систем. Так, многие разработчики систем закладывают в свои дорожные карты возможности для использования обработки больших данных и интеллектуального поиска в развитие продуктов уже в 2019 году.

Инновационные технологии проникают в СЭД/ECM-системы
«
Все эти инновационные технологии направлены в первую очередь на обеспечение и поддержку цифровой трансформации, без которой бизнесу трудно выжить и успешно развиваться в сложных экономических условиях, - считает Александр Аксельрод, директор направления документооборота ГК «Корус Консалтинг».
»

Развитие искусственного интеллекта и машинного обучения станет полезным для рынка СЭД/ECM, полагает Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

«
Конечно, до того времени, когда ИИ заменит хотя бы секретаря, еще далеко, но появление юридических ботов в России и за рубежом свидетельствует о том, что часть рутинных функций скоро можно будет безболезненно возложить на искусственный интеллект, - отмечает она.
»

Артем Пермяков, R&D-директор Directum, также считает, что искусственный интеллект будет наиболее востребованным и полезным новшеством в ближайшие годы. По его словам, ИИ может применяться для цифровизации контента и цифровизации взаимодействия.

Появление контента в системе и его обработка будет происходить с максимальным участием искусственного интеллекта, говорит Пермяков. ИИ способен извлекать данные из неструктурированных документов, осуществлять их классификацию, тегирование, занесение в систему и выстраивать дальнейшую маршрутизацию. Это подразумевает не только определение ответственных, но и формирование проектов автоматических ответов на основе исторических данных по переписке. ИИ может проверять не только форму, но и содержание документов: их комплектность, наличие и корректность необходимых реквизитов, выявлять риски в рамках условий договора (авансовые платежи, штрафные санкции и т.п.).

«
В этом процессе роль искусственного интеллекта — исключить лишние этапы, снизить нагрузку на людей, которые обрабатывают документы. Необходимо освободить их для более интеллектуальной работы, а процессы занесения и маршрутизации оставить системе, - отмечает R&D-директор Directum.
»

Что касается цифровизации процессов, то в этом направлении интеллектуальные инструменты будут не только выполнять рутинные операции, но и самостоятельно принимать решения на основании данных в системе, недоступных человеку для анализа. Речь идет о небольших по значимости решениях, которые необходимо принимать каждый день. Подобных рутинных решений очень много, поэтому их необходимо переложить с человека на машину.

«
В качестве дополнительного тренда можно выделить роботизацию процессов с помощью различных систем-надстроек типа Robotic Process Automation. Данную технологию нельзя назвать полностью интеллектуальной, но она находит применение во многих крупных организациях. Если искусственный интеллект — это «мозг» системы, который может анализировать информацию и предлагать кратчайший путь решения проблем, то программные роботы — это «руки», которые могут выполнять повторяющиеся рутинные операции по приказу «мозга», - добавляет Артем Пермяков.
»

Александр Родионов, директор департамента систем управления документами «Ланит», называет технологии машинного обучения следующим этапом развития СЭД/ECM-решений.

«
Большое количество информации поступает в организации из различных источников: входящие обращений в виде заявок с сайтов, мессенджеров, социальных сетей, электронные письма с вложениями в различных форматах, доставка бумажных документов. Технологии машинного обучения способны извлечь данные из всех форматов и классифицировать их. Это позволит крупным организациям управлять всей информацией в едином потоке, обеспечивая повышение эффективности таких бизнес-процессов, как управление взаимоотношениями с клиентами, а также производственной, закупочной и юридической деятельностью, - рассказывает он.
»

Роман Коновалов, генеральный директор «АйДи – Технологии управления», добавляет, что искусственный интеллект может помочь автоматически, без участия сотрудников компании, стандартизировать документацию. Для этого система анализирует исторические данные, постепенно обучается – и на выходе сможет самостоятельно оформлять и корректировать шаблоны документов.

«
Однако надо понимать, что есть много факторов, тормозящих проникновение инноваций в сферу ECM. Во-первых, все еще сильны опасения заказчиков в области безопасности данных. Механизмы работы большинства интеллектуальных инструментов до сих пор представляют собой «черные ящики» для бизнес-пользователей, и они не готовы доверять критически важные для бизнеса данные системам, которые могут принимать решения без участия человека, или же принципы работы которых они не понимают. Во-вторых, «умные» технологии имеют ряд технических ограничений: от объема обучающей выборки до качества данных, которые направляются в обработку. Пока они не будут преодолены, такие решения не войдут в ежедневный обиход компаний разных размеров, - считает эксперт.
»

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», добавляет, что касательно искусственного интеллекта пока можно говорить лишь об отдельных пилотных проектах, реализуемых ранними инноваторами, а не о массовом платежеспособном спросе.

Блокчейн

Из инноваций, которые будут активно развиваться в ближайшие годы, также стоит отметить блокчейн. Сейчас перспективным направлением развития технологии является применение цепочки блоков для обеспечения юридической значимости документов, помещаемых на долговременное хранение.

«
Использование технологии блокчейн для хранения хешей документа позволяет легко и быстро доказать его неизменность вне зависимости от срока хранения, - отмечает R&D-директор Directum Артем Пермяков.
»

Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq, добавляет, что blockchain активно применяется в нишевых продуктах.

«
Уже существуют решения по анализу рисков при заключении договоров: семантический анализ текста, анализ контрагентов по открытым данным, анализ истории взаимоотношений. В том числе такие решения активно внедряем и мы, - рассказывает гендиректор Conteq.
»


Чат-боты

Удобство доступа к информации и скорость ее обработки уже сейчас формируют требования к решениям, которые строятся на технологиях считающиеся инновационными. По словам эксперта «Ланит» Александра Родионова, чат-боты и сами мессенджеры, используются для взаимодействия с СЭД в части систем напоминания и уведомления, поиска информации, создания запросов и отправки сообщений.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании «Крок», добавляет, что у чат-ботов можно уточнить текущий статус по документу или поручению, сформировать новое поручение и пр.

Биометрическая аутентификация

По мнению экспертов рынка, перспективной видится также использование биометрии: технология биометрической аутентификации активно развивается и, возможно, в будущем она будет интегрирована в СЭД.

«
К примеру, в России уже создается Единая биометрическая система для удаленной идентификации граждан при получении финансовых услуг. Она интегрирована с ЕСИА и СМЭВ, что косвенно свидетельствует в пользу перспектив применения биометрии вместе с цифровыми подписями или взамен таковых, - отмечает представитель ЭОС Елена Иванова.
»

Другие инновации

Денис Селезнев, генеральный директор компании «Первая Форма», перечисляет еще ряд инноваций, которые могут найти применение в СЭД/ECM-системах. В частности, интеграция с системами распознавания голоса даст сокращение времени руководителей на постановку задач. Геотрекинг поможет лучше управлять сотрудниками. Предиктивная аналитика поможет более чётко выбирать исполнителей задач, выгодные сделки и перспективных клиентов.

«
Мы, конечно, можем назвать это big data – но скорее это просто эволюционное развитие тех способностей информационных систем, которые были заложены ещё несколько лет назад. Наступило время монетизации умных технологий, - считает Денис Селезнев.
»

Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», полагает, что в условиях цифровой трансформации, которая требует расширения номенклатуры процессов и возможностей их непрерывного улучшения, важнейшую роль играет развитие Low-code инструментария платформ и возможность реализовывать проекты по Agile методикам: иными словами, возможность быстро вносить изменения в автоматизированные процессы и получать результаты короткими и низко-трудоемкими этапами. Эти задачи требуют специальной архитектуры и наличия соответствующих инструментов.

2017: Нововведения СЭД/ECM-систем

Все нововведения, которые сейчас разрабатываются на рынке и внедряются в СЭД/ECM-системы, связаны с тенденциями рынка. Именно поэтому разработчики занимаются развитием мобильных версий и создают интеграционные шлюзы для бесшовной работы с другими информационными системами. Помимо этого, совершенствуются возможности совместной работы над документами, «шлифуются» пользовательские интерфейсы, добавляются новый функционал.

По мнению Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», передним краем представляется встраивание технологий искусственного интеллекта, работы с BigData, интеграции с мессенджерами, в том числе поддержкой ботов. Все большее значение приобретает поддержка полноценных облачных и гибридных конфигураций, в т.ч. хранение файлов на облачных ресурсах.

Елена Иванова, директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), рассказывает, что компания в своих системах будет улучшать коммуникации между пользователями (появятся мессенджер, чат, система уведомлений), развивать поисковую систему в части релевантности и производительности, а также систему управления процессами. Такие технологии как Big Data, Machine Learning и IoT, по её словам, также активно применяются в разработках ЭОС.

Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», добавляет[1], что для малого и среднего бизнеса современная, конкурентная ECM-платформа должна быть облачной. Просто потому что предприятию сегмента СМБ экономически нецелесообразно иметь собственную ECM-инфраструктуру. В то же время, для сегмента enterprise современная ECM-платформа должна обладать такими свойствами, как бесконечная масштабируемость, централизованность, доступ в систему с любого устройства, включая мобильные (не исключено, что в скором времени приоритет будет именно за мобильностью – Mobile First), интеллектуальность, гибкость, надежность и безопасность.

Расширение возможностей совместной работы

Отечественные разработчики СЭД/ECM-систем идут по пути расширения возможностей совместной работы над документами.

Об этом, в частности, говорит Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования». По его словам, в Pilot-ECM разработчики стремятся расширить возможности одновременной работы нескольких специалистов (пользователей) с одним документом. Распараллеливание процесса существенно сокращает время подготовки документов компании — здесь и автоматическое разрешение конфликтов, и отслеживание изменений, и согласование. При этом документ обновляется на лету, без перезагрузки.

Аналогичные нововведения ждут и СЭД от . Так, Надежда Кочеткова, евангелист «1С:Документооборота», рассказывает, что в новой редакции системы в 2018 году на подготовку и совместную работу с документами не нужно будет тратить время, так как система позволит: одновременно вносить правки в документ при параллельном согласовании несколькими согласующими лицами; автоматически консолидировать замечания, выданные согласующими лицами; автоматически формировать протокол разногласий.

Новый функционал мобильных СЭД

Мобильность является одним из самых популярных трендов. По мнению Сергея Тихонова, коммерческого директора «Первой Формы», в сфере СЭД\ECM востребованы те мобильные приложения, которые могут реализовать сложную бизнес-логику и поддерживать кастомизированные процессы конкретного заказчика. Мобильное приложение должно уметь адаптироваться под бизнес-требования ровно так же, как и основное СЭД\ECM решение. Только так достигается мобильность сотрудников с минимальной потерей качества их работы.

«
В нашей практике не менее 60% клиентов проявляют живейший интерес к мобильному приложению. Но мало кто из них по-настоящему понимает, какие возможности открываются перед компанией при качественном внедрении мобильного решения. Сейчас идет накопление нового управленческого опыта в современных условиях, когда технологии развиваются быстрее, чем управленческие практики, - добавил Сергей Тихонов.
»

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, отмечает, что вендоры делают шаги в направлении цифровой трансформации, и для пользователей это подразумевает полностью безбумажную работу. При этом, мобильные технологии играют здесь особую роль: ECM-системы сегодня включают решения для каждой категории сотрудников.

Приложения для руководителей обеспечивают удаленное управление, возможность рассматривать и подписывать документы в дороге, на совещаниях, в командировках. Приложения для рядовых сотрудников позволяют вовлечь в процессы в том числе неавтоматизированный персонал и предоставить простой интерфейс для просмотра поручений и их выполнения. Это происходит благодаря проникновению чат-ботов и месссенджеров в корпоративные системы.

Новые возможности в скором времени получит мобильный «1С:Документооборот». Надежда Кочеткова из «», рассказала, что компания планирует реализовать возможности шифрования и подписания усиленной квалифицированной электронной подписью документов с мобильного клиента.

«
Это повысит удобство юридически-значимого взаимодействия с контрагентами, сократит сроки обмена документами и, главное, позволит быстро и без привязки к рабочему месту подписывать договорные и другие виды документов, - пояснила она.
»

Елена Иванова, директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы», рассказывает, что функциональность мобильных приложений ЭОС продвинулась на несколько сотен процентов:

«

Новый сервер мобильных решений обеспечивает просмотр связанных документов, расширенную синхронизацию событий, возможность поиска документов в online, хранение истории обработанных документов, редактирование выданных поручений, направление на вторичное визирование, создание проектов документов и инициативных поручений и многое другое. То есть, с мобильного клиента можно зарегистрировать документ, отправить его и отозвать обратно, создать проект документа и завизировать его, найти документ и положить в личную папку.

Можно работать с двумя планшетами одновременно: с одного на работе, с другого дома, и все данные будут синхронизироваться, хотя работа ведется не в облаке и на устройствах реально лежат данные.

Весь интерфейс мы также переработали полностью. Теперь у нас унифицированный интерфейс на трех платформах - Windows, Apple и Android. Пользователь может поменять устройства и у него визуально ничего не изменится.

»

Встраивание функций смежных систем

Любая современная конкурентоспособная СЭД обладает мощным процессным движком (workflow), что делает ее достаточно близкой к BPM-системам. Конечно, решения этих классов не являются идентичными и взаимозаменяемыми, но с точки зрения автоматизации сложной логики обработки документов современные СЭД стали ближе к системам управления бизнес-процессами. Об этом, в частности, говорит Алексей Трефилов, директор компании ELMA.

По его мнению, в ближайшее время мы продолжим наблюдать прогрессирующее усложнение систем, наращивание их возможностей за счет добавления функций ранее смежных по отношению к ним систем. Одновременно с этими громоздкими и сложными решениями будут появляться небольшие, предназначенные для автоматизации простых нишевых задач.

Выход за рамки традиционного документооборота и интеграция со сторонними системами Помимо классического документооборота заказчикам нужно все больше функций, автоматизирующих их работу.

По мнению Александра Назарова, директора по продажам Haulmont («Хоулмонт»), на первый план выходят задачи интеграции СЭД со сторонними системами, объединение внутреннего и внешнего документооборота, обмен данными с внутренним порталом или сайтом компании-клиента.

«
Мы стремимся удовлетворить все пожелания наших заказчиков. В этом году мы добавили в СЭД ТЕЗИС модуль «Сравнение и распознавание», использующий технологии ABBYY. Теперь система может не только распознавать текст сканированных документов, но и сравнивать скан-копии с версиями этих же документов в офисных форматах, - рассказал представитель Haulmont.
»

Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления» замечает, что многие организации используют СЭД не только по прямому назначению, но и как инструмент управления данными и их анализа. Поэтому все чаще в системах доступна такая функциональность, как интеллектуальный поиск документов, сравнение различных версий, управление совещаниями. Интеграция с другими системами предприятия позволяет выгружать мастер-данные (ключевые данные о бизнесе) в СЭД и использовать их для оперативной проверки документов и их соответствия реальному положению дел в компании.

Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга компании «Интертраст», также отмечает, что спектр задач, которые стоят перед клиентами, расширяется и охватывает новые функциональные области, выходящие за рамки традиционного документооборота.

«
Компании стремятся оптимизировать документоёмкие бизнес-процессы, автоматизация которых позволит сократить расходы: закупки, прохождение проверок и т.д. Появился запрос на интеллектуальные и аналитические возможности СЭД, - добавляет он.
»

По мнению Владимира Кохана, коммерческого директора [[|«Диджитал Дизайн», интересной возможностью, которую может получить СЭД в ближайшем будущем, является применение искусственного интеллекта (ИИ) для решения типовых задач документооборота.

«
Многие традиционные задачи могут решаться ИИ уже сейчас более эффективно, чем человеком, уверен он.
»

Возможности блокчейна

Интерес к технологии блокчейн продолжает расти, применение ей находят в различных ИТ-решениях, в том числе и в СЭД/ECM-системах. По словам Виктора Вайнштейна, генерального директора «Логики бизнеса», компания изучает блокчейн и у неё уже есть первые пилотные проекты, на которых апробируется связка этой технологии с ECM-решениями. Появления первых коммерческих проектов он ожидает в 2018 году.

«
У этой технологии есть как минимум один положительный аспект: она позволяет создавать системы класса ECM для защищенного обмена документами вне организации на базе распределенной электронной подписи. Без использования единого центра доверия, который проще скомпрометировать. Потенциально это может помочь наладить доверительный обмен информацией между большим количеством организаций, которые изначально друг другу не доверяют, даже жестко конкурируют, но вместе с тем вынуждены обмениваться информацией друг с другом, - поясняет гендиректор «Логики бизнеса».
»

Совершенствование интерфейсов

Пользователи ждут удобный и современный интерфейс от любой системы, которую они используют. Продукты класса СЭД/ECM – не исключение.

«
Все больше внимания уделяется удобству интерфейсов, у разработчиков СЭД появляются выделенные специалисты по UI/UX, а пользователи ожидают, что принципы взаимодействия с системой будут понятны без дополнительного обучения, - отмечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum.
»

Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС, добавляет, что уже три года её компания не останавливается над переработкой интерфейсов своих продуктов. По её мнению, на сегодня это уже нормальная, постоянная работа.

«
То есть нельзя, как 10 лет назад, сделать версию с новым дизайном и жить с ней 5 лет. Сейчас все меняется очень быстро, и мы стремимся соответствовать духу времени, - поясняет она.
»

Поддержка СПО

В стремлении удовлетворить запросы заказчиков из государственного сектора СЭД будут поддерживать свободное программное обеспечение (СПО). Эта тенденция выросла из необходимости импортозамещения ПО.

Как отмечает Артур Ишханян из «АйДи - Технологии управления», российским госорганизациям и предприятиям потребовались доступные аналоги зарубежных решений, не уступающие им в качестве, но более лояльные к потребителю по стоимости владения.

«
Переход на открытый код значительно снижает издержки на лицензии, поддержку и делает решения доступными для потребителя, - добавляет он.
»

Снижения себестоимости проектов

По мнению Александра Бейдера, директора по развитию направления ECM компании TerraLink, отечественные разработчики СЭД/ECM-систем будут стремиться решать две задачи: всемерно сократить стоимость лицензий на свои продукты, главным образом, за счет использования условно-бесплатных продуктов и продуктов с открытым кодом, а также догнать по технологическому уровню лидирующие западные продукты.

«
Как мне кажется, эти задачи сильно не хорошо могут быть достижимы одновременно, - говорит эксперт TerraLink.
»

По его мнению, в контексте настоящего вопроса необходимо говорить не просто о разработчиках, но также и о крупных интеграторах, которые ориентируются на внедрение промышленных продуктов уровня SAP и OpenText и у которых, как и у компании TerraLink, имеются подразделения разработки.

«
Для нас и для них, несомненно, задача снижения себестоимости проектов стоит не менее остро, но подходы к ее решению будут принципиально другими. Для таких компаний главной продуктовой задачей будет являться создание бизнес-решений, адаптированных для российского рынка, но разработанных на основе ведущих ECM/EIM-плафторм. Конечно, ОРД – это наше практически все, и именно об этой задаче всегда, так или иначе, приходится говорить в первую очередь. Однако имеются и появляются потребности в решении и других задач управления бизнес-контентом. Опыт показывает, что для глобальных и даже просто крупных российских компаний использование промышленных ECM-платформ является единственным способом их надежного решения, - полагает Александр Бейдер.
»

См.также