2020/01/13 12:30:36

Как правильно внедренная СЭД становится стержнем интеграции

Системы электронного документооборота научились не только упрощать делопроизводство и упорядочивать взаимодействие сотрудников, но и участвовать в процессах организационного развития. С помощью СЭД предприятия могут реализовать процессный подход к управлению, избавиться от рутинных операций, решать задачи управления в любой точке мира, снимать ограничения организационного роста. Успешность реализации этих задач во многом зависит от интеграционных возможностей СЭД.

Содержание

Интеграция бизнес-приложений предприятия вокруг СЭД дает разным категориям пользователей возможность работать через единый интерфейс, использовать общую нормативно-справочную информацию (НСИ), быть уверенными в её качестве, полноте и актуальности. По этой причине СЭД часто становится связующим звеном для других корпоративных систем, так что от неё ждут высокого уровня интеграции с любыми продуктами, как тиражными, так и «самописными» - со всем (или почти всем), что есть на предприятии. Это могут быть как решения на платформе «1С:Предприятие», так и системы других производителей.

СЭД часто становится связующим звеном для других корпоративных систем
СЭД часто становится связующим звеном для других корпоративных систем

Возможности интеграции «1С:Документооборота»

В «:Документообороте» давно существует и постоянно развивается интеграция как с системами класса ERP, так и с другими: с кадровыми – для обмена кадровой НСИ, с системами бухгалтерского учета – для хранения и маршрутизации первичной бухгалтерской документации. Типовой «1С:Документооборот» прямо «из коробки» поддерживает интеграцию с основными бизнес-решениями на платформе «1С:Предприятие»: 1С:ERP, «1С:Управлением холдингом», «1С:Зарплатой и управлением персоналом» и «1С:Бухгалтерией».

Чтобы обеспечить такие возможности, в «1С:Документообороте» предусмотрены 15 открытых технологий интеграции. Ключевые из них:

  • Традиционный обмен данными в формате XML. Эта технология существует давно, с ее помощью реализована синхронизация НСИ с основными прикладными решениями на платформе «1С:Предприятие».
  • REST-интерфейс. Платформа «1С:Предприятие», начиная с версии 8.3.5, способна автоматически формировать его для всего прикладного решения. Технология позволяет читать, создавать и менять данные и может использоваться для интеграции СЭД с чем угодно. Кроме того, она поддерживает формат JSON.
  • Технология бесшовной интеграции. На стороне СЭД она реализована через веб-сервис. Он универсальный, хорошо документирован и предоставляет обширные возможности как для реализации пользовательского интерфейса к функционалу «1С:Документооборота» на стороне интегрированной системы, так и для не интерактивного взаимодействия интегрированных систем с «1С:Документооборотом». Причем подключаться к СЭД через данный веб-сервис можно не только из прикладного решения на платформе «1С:Предприятие», но и из любой сторонней системы.

В дополнение к этому поставляется универсальная бесплатная «Библиотека интеграции с 1С:Документооборотом», которую можно самостоятельно внедрить в любое прикладное решение на платформе «1С:Предприятие 8.3». Библиотека уже встроена в большинство программных продуктов, поставляемых фирмой «1С» («1C:ERP Управление предприятием», «1C:Комплексная автоматизация», «1C:Управление торговлей», «1C:Бухгалтерия предприятия КОРП», «1C:Управление холдингом», «1C:Зарплата и управление персоналом» и другие). Она дает возможность настроить правила, по которым пойдет обмен данными между связанными объектами из документооборота и интегрированной системы. Сам обмен данными выполняется регламентным заданием по установленному расписанию.

Примеры интеграции «1С:Документооборота» с другими решениями

Более чем в 2500 внедрений «:Документооборота» приходилось решать те или иные задачи интеграции со сторонними системами. Вот только некоторые из них:

  • формирование единого архива документов, созданных в разных системах, и хранение присоединенных файлов;
  • запуск и мониторинг бизнес-процессов, например, согласование документов, созданных в интегрированной системе;
  • учет трудозатрат и хронометраж трудовых процессов;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • создание исходящих писем на основании объектов интегрированной системы;
  • повышение качества НСИ.

Проект в «Корпорации развития Дальнего Востока»

В «Корпорации развития Дальнего Востока» реализована интеграция решений :ERP, «1C:Документооборот», «1С:PM Управление проектами» и сайта erdc.ru. С помощью «1С:Документооборота» учреждение обрабатывает заявки на получение статуса резидента территорий опережающего развития и свободного порта Владивосток, получаемые с сайта. Также благодаря типовым механизмам интеграции реализован сквозной процесс обработки кадровых документов в 1С:ERP и «1С:Документообороте». Ещё один эффект – синхронизированы данные проектов между «1С:Документооборотом» и «1C:PM Управление проектами».

Проект на крупном предприятии ОПК

На крупном предприятии ОПК интеграция «:Документооборота» с ERP и кадровой системой позволила обеспечить полный контроль закупочных процедур в любой момент времени. В частности, реализован сквозной процесс обеспечения закупки. Он начинается с создания заявки, а далее - через включение в сводную заявку – происходит формирование комплекта закупочных документов, проведение закупочной процедуры на ЭТП, оформление поступления ТМЦ и закрытие исходных заявок.

Проект в «Локотех»

Группа компаний «Локотех» реализовала на базе «:Документооборота» единый электронный архив документов для «Объединенного центра обслуживания». «1С:Документооборот» выполняет роль централизованного места хранения и обработки документов, а интеграция обеспечивает возможность просмотра файлов, работы с задачами и формирования отчетности из интерфейсов смежных систем. Документы поступают в СЭД из «1С:Зарплаты и управления персоналом», 1С:ERP и «1С:Управления ремонтным предприятием». В результате 115 обслуживаемых бизнес-единиц видят все документы, статистику и отчетность.

Проект в «УралХим»

«ОХК «УралХим» использует СЭД в первую очередь для централизованного управления данными НСИ, их унификации и обеспечения их достоверности. В компании реализован обмен данными в онлайн-режиме между «:Документооборотом» и 47 системами, включая 42 программы «1С». В результате из всех информационных систем организации обеспечен доступ к единому источнику точных данных НСИ, упростились работы по актуализации данных, исключен ввод дублирующейся информации.

Проект в РУДН

В университете РУДН «1С:Документооборот государственного учреждения» обменивается данными об организационной структуре, сотрудниках и данными по кадровым приказам с «:Зарплатой и кадрами государственного учреждения». Помимо этого, СЭД обменивается данными о финансовых показателях проектов с «1С:Бухгалтерией», при этом управление проектами ведется в «1С:Документообороте». Кроме того, в СЭД происходит согласование заявок на закупку, которые потом поступают на исполнение в «1С:Управление холдингом». Как результат – руководство компании отмечает повышение эффективности разных административных процессов: оборота документации, согласования и контроля исполнения решений, ведения проектов.

Развитие интеграционных механизмов

Фирма «» планирует и дальше расширять функциональные и технологические возможности интеграционных механизмов, входящих в комплект поставки «1С:Документооборота». Разработчики хотят, чтобы пользователи, работающие в интегрированной системе через бесшовную интеграцию, не испытывали потребности параллельной эксплуатации двух систем, а имели все необходимое в «одном окне». В частности, особое внимание планируется уделить взаимодействию с 1С:ERP и расширению линейки программных продуктов, участвующих в бесшовной интеграции.

В ближайших планах – реализовать поддержку новых сценариев работы в интегрированном ландшафте. Например, в технологической платформе «1С:Предприятие», на которой построен «1С:Документооборот», есть так называемая система взаимодействия. Она дает такие возможности как чат, аудио и видео-звонки, уведомления о событиях, автоматические ассистенты. Этот инструментарий появляется внутри бизнес-процессов «1С:Документооборота» и делает их значительно удобней. Важно, что он также позволяет интегрировать между собой разные программы «1С» на уровне пользователей. Поэтому сотрудники, работающие с «1С:Документооборотом» внутри одного предприятия, могут с любых устройств обмениваться сообщениями с пользователями других систем «1С». Такие возможности уже реализованы в программе, а в дальнейшем их ждет более широкое применение.