Сергей Китов: При внедрении HRM-системы нужно быть готовым к тому, что потребуются финансовые затраты на ее адаптацию к нуждам предприятия

TAdviser: Сергей Иванович, с какими сложностями сталкивался комбинат до внедрения системы управления персоналом?

Сергей Китов: До внедрения блока управления персоналом "Контур-Персонал" на комбинате в отделе кадров работала программа учета персонала, в каждом цехе стояла отдельная программа для расчета сдельной и повременной оплаты персонала. Программы написанные специалистами комбината на dBase для DOS, существенно ограничивали многопользовательский доступ к данным и практически не взаимодействовали друг с другом. Штатное расписание велось в Excel. Подготовка и передача данных в Пенсионный Фонд и окончательный расчет заработной платы - расчет оплаты больничных, отпускных, налогов, подготовка сводов - производилась в отдельных программах. Информация по персоналу в различных программах велась независимо и часто различалась, вследствие чегозатруднялась подготовка достоверных отчетов. Специалисты по персоналу не имели доступа к необходимой информации по сотруднику. "Свои" программы отставали от требований законодательства, что стало особенно критично с выходом нового Трудового Кодекса РФ. Сопровождение разрозненных программ усложнялось тем, что структура хранения данных и их обработка в различных программах существенно отличалась.

TAdviser: Был ли проект по внедрению системы инициирован вашим управлением или на необходимости решения проблемы настояли топ-менеджеры?

Сергей Китов: Инициаторами внедрения на комбинате единой системы управления персоналом были руководители высшего звена: заместитель генерального директора по персоналу и социальным вопросам и заместитель генерального директора по финансам и экономике. Наше подразделение активно поддерживало этот проект.

TAdviser: Почему "Магнезит" принял решение не внедрять модуль управления персоналом корневой системы SAP, а остановил свой выбор на решении российской компании? Являлся ли вопрос цены внедрения определяющим в данном случае?

Рынок аутсорсинга информационной безопасности в России: особенности развития и перспективы. Обзор TAdviser 6.4 т

Сергей Китов: К моменту выбора системы управления персоналам на комбинате был внедрен финансовый контур системы SAP R/3 для ведения бухгалтерского учета. Внедрение этой системы потребовало привлечения существенных человеческих и финансовых ресурсов. При выборе системы управления персоналом определяющими были как вопрос цены внедрения, так и вопрос человеческих ресурсов, необходимых для поддержки и развития системы.

TAdviser: Рассматривались ли другие системы при принятии решения о выборе поставщика и если да, то какие?

Сергей Китов: Естественно рассматривалась возможность использования подсистемы SAP, изучались другие системы управления персоналом. Однако, выбор пал на решение "СКБ Контур".

TAdviser: Чувствовалось ли при внедрении системы сопротивление части персонала предприятия, сотрудников бухгалтерии, других служб или всем была очевидна необходимость реализации данного проекта?

Сергей Китов: Персонал предприятия видел необходимость реализации проекта. Были организованы курсы по обучению персонала, что существенно уменьшило чувство неуверенности конечных пользователей, неизбежное при внедрении новых технологий. Пользователи активно привлекались к процессу выработки требований к системе.

TAdviser: Насколько сильно в проект внедрения были вовлечены топ-менеджеры комбината? Требовалось ли от них разрешение каких-то конфликтов или это участие было исключительно в форме контроля сроков и бюджета?

Сергей Китов: Заместитель генерального директора по персоналу и социальным вопросам активно участвовал на стадии выработки требований, в дальнейшем контролировал сроки и соответствие требованиям. Серьезных конфликтов, которые потребовали бы его участия, не было.

TAdviser: С какими основными сложностями столкнулось предприятие при внедрении системы управления персоналом?

Сергей Китов: Достаточно сложно прошел процесс перехода со старых систем учета на новую систему. Необходимо было перенести в новую систему данные по 12 000 работающим и более чем по 10 000 уволенным сотрудникам. Способ хранения данных в старой системе не всегда позволял корректно перенести их в новую систему - например, адреса в старой системе вводились строкой, часто с ошибками и сокращениями, а в новой системе - в соответствии с требованиями ПФ и УФНС в соответствии с КЛАДР. После переноса данных пришлось привлечь операторов для обработки протоколов "отбракованных" данных. Больших усилий потребовали контроль и приведение в порядок штатного расписания. После переноса данных потребовалось несколько дней, прежде чем удалось начать оперативную работу по приему, переводу и увольнению сотрудников. В течение месяца одновременно производился ввод данных в старую и новую систему. На втором этапе внедрения были сложности, связанные с тем, что расчет сдельной и повременной оплаты труда в разных цехах комбината существенно отличался.

TAdviser: Приходилось ли дорабатывать систему под уникальные требования комбината или типового функционала оказалось достаточно?

Сергей Китов: Исходная система была существенно переработана по требованию комбината. Однако, ряд доработок исполнитель включил в следующую версию своей системы. Кроме того, благодаря уникальной системе обновления мы ежегодно производим обновление своей системы с помощью типовой версии, сохраняя все ранее сделанные доработки.

TAdviser: Известно, что внедрение системы может привести как к сокращению числа сотрудников службы персонала, так и к их увеличению, что связано с появлением новых возможностей. Как это было в вашем случае?

Сергей Китов: В нашем случае количество сотрудников практически не изменилось. Работа персонала стала более упорядоченной, уменьшилось количество ошибок, повысилась достоверность отчетов, расширились возможности контроля, доступа к актуальным данным по сотруднику.

TAdviser: Как осуществляется администрирование системы? Были ли инциденты, связанные с работой системы за время ее использования?

Сергей Китов: Администрирование системы осуществляется нашим специалистом со своего рабочего места, для этого в системе имеется широкий набор средств. Обновление системы также не требует переустановки клиентских компонент и производится централизованно. Система построена на базе данных MS SQL, который зарекомендовал себя как высокопроизводительное и надежное хранилище с богатыми возможностями администрирования. С момента ввода в эксплуатацию, не было ни одного случая потери данных.

TAdviser: Какие предостережения и советы вы могли бы дать вашим коллегам из других компаний, которые только планируют начать внедрение HRM-системы?

Сергей Китов: Внедрение HRM-систем на крупных предприятиях обладает рядом особенностей. Следует помнить, что на разных предприятиях существенно отличаются внутрифирменные отчеты, кадровый и табельный учет, расчет заработной платы, поэтому следует убедиться в том, что предлагаемая система обладает достаточными возможностями для быстрой адаптации. Кроме того, не следует ожидать, что найдется готовое решение, и нужно быть готовым к тому, что потребуются финансовые затраты на адаптацию предлагаемых решений к нуждам предприятия. Важно также активное участие специалистов предприятия на всех стадиях проекта, начиная от выработки требований.

Кроме того, необходимо уделять большое внимание набору и обучению специалистов, которые будут сопровождать систему. Причем, прежде чем заключать договор на внедрение, следует добиться выполнения договора по обследованию, результатом которого бы стало подробное техническое задание, содержащее все требования заказчика.

Ну, и, разумеется, следует убедиться, что исполнитель обладает достаточными человеческими ресурсами, для выполнения доработок, проведения внедрения и обучения специалистов заказчика.

TAdviser: Планируете ли вы расширять функционал системы и если да, то в каком направлении?

Сергей Китов: В настоящее время с компанией "СКБ Контур" ведутся переговоры о внедрении на предприятии полного цикла расчета заработной платы в рамках системы "Контур-Предприятие Актив". Следует отметить также, что благодаря тому, что система поставляется со средой разработки, наши специалисты могут самостоятельно расширять функционал системы.