Способы, подходы и проблемы внедрения ERP-систем в торговле

Как выбрать интегратора?

Одним из первых по очередности и не самым последним по важности в контексте внедрения ERP-системы является выбор интегратора. Как (печально) известно, даже хороший продукт можно плохо внедрить, поэтому провальные проекты достаточно часто бывают посвящены внедрению даже самых мощных ERP-систем (не во всех из них, впрочем, виноваты интеграторы). В этом контексте, конечно же, очень желательно сотрудничать с компанией, обладающей квалифицированными специалистами и опытом реализации проектов с отраслевой спецификой.

Вообще говоря, интегратор выбирается уже после того, как заказчик выбрал для себя ERP-систему (или несколько альтернатив), которую будет внедрять. Как правило, после этого объявляется тендер и рассматриваются конкретные предложения интеграторов. Можно предложить следующую процедуру. На первом этапе отсекаются предложения на базе других ERP-систем (на самом деле, отбрасывать их насовсем не стоит, возможно, они окажутся более выгодными для заказчика). На втором этапе оценивается квалификация интеграторов (по числу сертифицированных специалистов по нужной ERP-системе, количеству реализованных проектов, уровню партнерства с поставщиком программного решения) и отбрасываются не прошедшие отбор участники. На третьем этапе оцениваются сами предложения интеграторов (стоимость проекта, сроки реализации, стоимость поддержки и сопровождения, полнота учета работ) и выявляется самое приемлемое. После этого, возможно, имеет смысл сравнить выбранное предложение с исключенными из рассмотрения на первом этапе и, при необходимости, оценить их так же, как это было сделано с предложениями по отобранной заранее ERP-системой (ERP-системами).

Настраивать или подстраиваться?

Значительной важностью обладает вопрос совмещения бизнес-процессов организации с бизнес-процессами, уже заложенными в ERP-системе. Принципиально возможны три варианта: «ломать» бизнес под ERP-систему, «ломать» ERP-систему под бизнес либо сделать нечто среднее. В данном случае критерием принятия решения является влияние собственных бизнес-процессов на конкурентные преимущества компании. Как правило, в торговых организациях бизнес-процессы особенной уникальностью не отличаются и «подстройка» бизнеса под схемы, заложенные в ERP-системе просто приводит к повышению четкости и прозрачности операций и их упорядочиванию. Если же весь бизнес компании основан на уникальном подходе к торговле и все бизнес-процессы выстроены с его учетом, их замена на предлагаемые разработчиками ERP-системы приведет к потере конкурентного преимущества. В таком случае, необходимо перенастраивать программное обеспечение. Что касается промежуточного варианта, то он реализуется, когда при работе по распространенной схеме компания часть своих товаров реализует посредством уникальных методик собственной разработки. Подобная ситуация приводит к необходимости частичной перенастройки бизнес-процессов, реализованных в ERP-системе, при сохранении основной их части. Таким образом, достигается двойной полезный эффект: в организации упорядочиваются базовые бизнес-процессы и программное обеспечение начинает поддерживать ключевые для компании бизнес-процессы, обеспечивающие ей конкурентное преимущество.

Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 7.8 т

Blitz kreig или помодульное внедрение?

Интересным также является вопрос о подходе к внедрению. Одним из вариантов является внедрение сразу всего функционала ERP-системы, его альтернативой – постепенное внедрение от модуля к модулю. С одной стороны, специфика торговой отрасли требует внедрять информационные системы максимально быстро. В противном случае можно просто остаться без покупателей. С другой же стороны, плавный переход на новое решение вызывает меньшее сопротивление персонала, позволяет уделить больше внимание настройке каждого модуля, является «движением от успеха к успеху» в отличие от «движения в никуда» при внедрении всей системы сразу, пока она не будет запущена в опытную эксплуатацию.

Скорее всего, на решение о выборе одного из подходов будут влиять конкретные условия, уникальные для каждого проекта, позиция поставщика ERP-систем (который обычно разрабатывает методику внедрения) и позиция интегратора. Если условия позволяют, возможно, стоит внедрять систему более плавно. В противном случае необходимо принимать дополнительные меры по работе с персоналом и обеспечению качества внедрения.

Начинать с торговых точек или с центрального офиса?

В случае автоматизации розничной сети часто возникает указанный вопрос. Начало автоматизации с центрального офиса позволит руководству получать единую картину бизнеса, сводить учетную информацию, формировать отчётность, оптимизировать деятельность в рамках всей сети. Однако пока не внедрены «фронт-офисные» части «торговой» ERP-системы в торговых точках, сводить особо нечего, как и формировать и оптимизировать, разве что вносить всю необходимую информацию в ERP-систему вручную.

В то же время, автоматизация торговых точек позволит оптимизировать работу каждой из них, но без «бэк-офисной» части ERP-системы в центральном офисе будет невозможно консолидировать накапливаемую в них информацию, готовить и сдавать корпоративную отчетность, а также управлять торговой сетью, как единой компанией.

В данном случае следует отталкиваться от целей, стоящих перед компанией. Если целью является организация централизованной системы учета, отчетности и оптимизации операций, скорее всего, необходимо начинать проект с центрального офиса. Если первична цель оптимизации торговых операций и повышения доходности торговых точек за счет использования ИТ, имеет смысл начинать внедрение с торговых точек. Однако, если позволяют средства заказчика и возможности интегратора, лучшим решением было бы параллельное внедрение ERP-системы в центральном офисе и в торговых точках.