2013/10/31 08:28:04

8 шагов к успешному внедрению ECM-решений

От переводчика. Внедрение ECM-системы представляет собой достаточно сложный процесс, результат которого во многом зависит от правильной организации. Предлагаем вниманию наших читателей перевод статьи исполнительного директора американской компании Crest Businness Solutions Хеманта Прасада, посвященной проблемам выбора и внедрения ECM-систем. Как отмечает директор компании Gartner по исследованиям Том Белл, в 50% случаев внедрение ECM-решений оказывается неудачным, если на выбор вендора и планирование было потрачено менее 6 месяцев. Если количество неудачных проектов действительно таково, то это должно вызывать беспокойства у тех, кто собирается внедрить ECM-решение, потратив на него несколько сотен тысяч долларов. ECM-системы обычно внедряются, чтобы сэкономить средства, уменьшить количество бумажных документов и создать единый репозиторий для всех пользователей. Нередко все это заканчивается тем, что система работает медленно, а пользоваться ей невозможно: слишком сложна она для повседневного использования, да еще и работает медленно. Повышенная сложность в сочетании с крайне низкой скоростью вызывают возмущение рядовых пользователей и портят жизнь ИТ-специалистам.

Каталог СЭД/ECM-систем,
компаний-разработчиков и интеграторов доступен на TAdviser

Содержание

8 шагов ко внедрению

Что должен сделать руководитель организации или ИТ-менеджер, чтобы избежать такого фиаско? На основе собственного опыта я дам в этой статье 8 рекомендаций, которые могут существенно увеличить шансы на успешное внедрение.

1. Очертите круг собственных потребностей. Очень важно определить, что именно вам нужно. ECM - очень широкая область. Поэтому нужно заранее знать, какие именно компоненты ECM-системы вам потребуются: захват, хранение, обеспечение безопасности и т. п. Чтобы получить ответ на этот вопрос, требуется опросить руководителей всех подразделений, а потом принять решение. В идеале число компонентов системы должно быть сведено к минимуму: только в этом случае система не превратится в информационную помойку, в которой будут храниться все нужные и ненужные документы.

2. Выберите консультанта. Если в вашей организации нет сотрудника с опытом внедрения ECM-решений или с хорошими знаниями в области ECM, стоит пригласить профессионального консультанта, который определит, что именно нужно вам в вашей ситуации, подберет адекватное решение и вендора.

3. Выберите подходящее решение. В ситуации, когда на рынке представлены сотни систем, очень сложно подобрать то, что действительно нужно. Мы выделям три группы ECM-решений:

  • Минимальные решения. Как следует из названия, такие решения отвечатют минимальному набору требований, но при этом они не мог быть усовершенствованы и вряд ли будут соответствовать требованиям завтрашнего дня. Их несомненным преимуществом является невысокая стоимость. Несомненно, такие решения можно рекомендовать тем, кто только начинает знакомство с ECM. Главным их недостатком является то, что их практически невозможно расширять и модифицировать: по мере развития организации они вряд ли смогут помочь в решении появляющихся проблем.... Примером минимального решения может служить простая система электронного документооборота, поддерживающая все наиболее распространенные форматы файлов и включающая набор функций для контроля версий.
  • Комфортные решения. К этой группе относятся решения, отвечающие требованиям сегодняшнего дня и при этом допускающие возможность расширения в будущем. По сравнению с решениями из предыдущей группы такие решения представляются гораздо более перспективными.
  • Лучшие решения. К этой группе относятся продуманные решения, проверенные на практике. Их стоимость может быть высока, и они доступны далеко не всем организациям. Такие решения подразделяются на компоненты и могут быть внедрены по частям.

4. Выберите партнера по внедрению. Мне иногда приходится организовывать референс-визиты одних наших действующих заказчиков — к потенциальным заказчикам(в основном это клиенты из банковской сферы). Потенциальные заказчики очень мало знают о ECM и хотят, чтобы руководители со стороны нынешнего заказчика поделились собственным опытом внедрения и использования ECM-систем. Я не знал, что именно расскажет клиент о наших услугах, но все прошло хорошо. Генеральный директор банка рассказал о том, с какие ошибки он допустил, внедряя у себя ECM-систему, и как он эти ошибки исправлял, в конце концов успешно завершив проект внедрения. Вот три момента, на которые он обратил внимание:

  • технология имеет огромное значение, поэтому нужно выбрать платформу, которая будет отвечать растущим потребностям вашего бизнеса в течение по крайней мере ближайшего года ( более универсальное решение может отказаться для вас слишком дорогим);
  • не меньшее значение имеет и выбор вендора. Вам нужен вендор, который не только знает систему, которую вы приобретаете, но понимает также специфику бизнес-процессов вашей организации. В противном случае вы можете потратить очень много времени на разъяснение специфики бизнеса разработчикам. Сотрудники вашей организации вникали в специфику работы годами; неужели вы думаете, что разработчики смогут во всем разобраться за несколько недель?
  • обучайте и воспитывайте будущих пользователей системы, разъясняйте им преимущества новой технологии.

5. Пилотное внедрение vs. широкое внедрение. Вполне возможно, что вы приобретаете лучшее решение от хорошего вендора — но даже это не дает гарантии успешного внедрения в вашей организации. Деятельность всех организаций имеет свою специфику, поведение пользователей — тоже. В некоторых организациях после презентации вендор осуществляет пилотное внедрение программного продукта, позволяющее выявить, насколько последний соответствует функциональным и бизнес-требованиям. Она позволяет уменьшить многие риски, которые влечет за собой моментальное широкое внедрение.

6. Интеграция с другими приложениями: нужна или не нужна? Большинство приложений в настоящее время основываются на сервис-ориентированной архитектуре, что позволяет интегрировать их с другими приложениями. Такая возможность в некоторых случаях может оказаться очень полезной. Многие приложения сохраняют информацию в формата xls или pdf — и можно сразу же помещать ее в репозиторий. Многие ECM-системы могут быть интегрированы с ERP-системами, а также с системами управления бизнес-процессами, благодаря чему можно существенно сэкономить время и средства.

7. Позаботьтесь о должной технической поддержке после внедрения. Когда в организации все празднуют успешное внедрение системы, мало кто задумывается о том, что этот успех через некоторое время может обернуться кошмаром. На основании собственного опыта мы можем сказать, что об успешном внедрении системы можно говорить лишь тогда, когда она активно используется в повседневной работе. Договоритесь с вендором о технической поддержке и исправлении ошибок в течение по крайней мере 6-12 месяцев после установки.

8. Систему требуется регулярно обновлять. Мы живем в мире, где все постоянно изменяется. Меняется деятельность вашей организации. Изменяется отношение пользователей к используемому ПО. Большинство вендоров ECM-систем предлагают бесплатные обновления в течение всего периода, пока клиент платит за годичную техническую поддержку системы. С каждой новой версией разработчики исправляют ошибки и добавляют в программный продукт новые функции. Поэтому запланируйте в бюджете расходы на обновление системы и приведение ее в соответствии с требованиями времени.

Эксперты о критериях выбора СЭД

Владимир Андреев, президент компании DocsVision

У каждого заказчика свои приоритеты, иначе сделать СЭД было бы очень легко. Однако чаще всего критерии выбора системы (на самом деле конечно решения на базе одной из систем) могут быть сведены к следующим базовым координатам:


1) Полнота готовой функциональности по отношению к задачам заказчика 2) Возможности настройки имеющейся функциональности под специфику заказчика, в том числе силами заказчика. Трудоемкость такой настройки и квалификационные требования к настройщикам. 3) Возможности развития функциональности при развитии требований заказчика, в том числе силами заказчика. Трудоемкость такого развития и квалификационные требования к разработчикам новой функциональности. 4) Степень зависимости заказчика от разработчика решения. Очень важно – чем больше прямого программирования, тем выше эта зависимость, чем больше объем работ (п.2 и п3, чем выше квалификационные требования) тем выше эта зависимость. Важно, что этот пункт на самом деле представляет собой деньги, которые придется платить разработчику в будущем. Это позволяет измерять пункты 2 и 3 в денежной форме. 5) Стоимость владения (сумма разовых затрат на проект внедрения и эксплуатационных расходов, включающих лицензионные платежи, техническую поддержку вендора и разработчика решения, затраты на собственный персонал, занимающийся поддержкой и эксплуатацией). Важно учитывать при этом срок эксплуатации. Как правило негибкую систему приводится выводить из эксплуатации раньше, поэтому начальные затраты разносятся на меньший срок и ТСО получается выше. Чем ниже TCO, тем короче сроки окупаемости и тем меньше реальные затраты на проект. 6) Стоимость внедрения. Это на самом деле далеко не первый по значимости показатель. Он играет роль, только если конкурирующие продукты закрывают первые два пункта. Но он важен для принятия решения. Если бюджет выделен – в него необходимо поместиться. Заказчик все понимает про TCO и будущие затраты, но будущие бюджеты – это завтра. А сегодня есть вот такой бюджет и в него надо поместиться либо будет отложен важный для заказчика проект. Правильнее всего заказчику составить свою «розу ветров» в этих координатах, согласовать ее внутри и использовать потом как базу для сравнений и оценок конкурирующих предложений. Каждой координате можно сопоставить список возможностей и провести для себя их ранжирование.

Олег Бейлезон, главный архитектор ECM Логика бизнеса

В первую очередь необходимо убедиться, что в рассматриваемой системе есть весь необходимый функционал, который требуется компании.


Зачастую разработчики заявляют много, в итоге же оказывается, что требуемый функционал внедряется не как «коробочное» решение - быстро и дешево, а разрабатывается долго и дорого во время проекта внедрения. Необходимо получить от разработчика «дорожную карту» развития его решения. Ну, и конечно, надо посмотреть, как работает система в других организациях и на сколько они удовлетворены ею.



Алексей Будин, генеральный директор ELMA

Большинство российских СЭД ориентируются пока на стандарты вчерашнего дня - классическую канцелярию. Наша компания уже сейчас использует инструмент сегодняшнего и завтрашнего дня - организацию документооборота средствами систем управления бизнес-процессами, потому что только так обеспечивается гарантированный полный контур работы с документом.


Такой подход позволяет комплексно подойти к вопросу работы с документом и предоставить рабочий инструмент и для исполнителя и для руководителя, а не только обеспечить оперативную деятельность конечных исполнителей как в классической канцелярии так. Документ в системе должен жить. Сегодня многим компаниям простое хранение и архив документов уже не интересны, есть четкая сформировавшаяся потребность в маршрутах, согласовании, обсуждении, ознакомлении. Также перспективно использование документооборота с цифровой подписью – эта возможность станет со временем необходимостью. На данный момент наше законодательство до конца не регламентировало цифровую подпись, но первые шаги уже сделаны. Эта возможность пока еще достаточно дорогостояща.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора InterTrust (ИнтерТраст)

Все компании уникальны, у каждой своя специфика. Поэтому, прежде чем приступить к выбору системы электронного документооборота, руководству компании необходимо определить и сформулировать для себя, какие проблемы перед ней стоят и, соответственно, какие задачи должна будет решить СЭД. После этого – постараться проанализировать существующие на рынке решения на их соответствие вашим задачам.

СЭД можно подразделить на:

  • Электронные (ведомственные) архивы документов
  • Системы делопроизводства (канцелярские системы)
  • Нишевые (по функциям или по тематике)
  • Универсальные
  • Заказные решения и т.п.


Такая классификация дает возможность, исходя из своих задачи и возможностей, сузить выбор до нескольких решений.

Определив нужную категорию СЭД, можно сделать выбор на основании системы критериев. Важное значение имеют, в частности:

  • Характеристика производителя (его надежность, опыт внедрений и т.п.)
  • Платформа, на которой базируется решение
  • Соответствие предлагаемого функционала вашим потребностям
  • Масштабируемость
  • Возможность доработок под конкретные требования
  • Возможность протестировать систему перед покупкой
  • Цена
  • Удобство, простота и понятность интерфейса
  • Возможность адаптации функционала под потребности разных групп сотрудников (делопроизводителей, руководителей, бизнес-специалистов – всех, кто работает с документами)
  • Возможность обучения пользователей заказчика работе с системой.

В заключение добавлю, что такой анализ требует достаточно много времени и сил, поэтому, возможно, стоит доверить его специалистам. В частности, в компании «ИнтерТраст» работает специальный Центр консалтинга и внедрений, специалисты которого готовы провести информационное обследование деловых процессов предприятия и дать экспертное заключение по оптимизации документооборота.

Иван Ласкин, директор по развитию направления ECM (СЭД) Haulmont (Хоулмонт)

Не секрет, что сегодня компании предъявляют все более высокие требования к системам электронного документооборота. Сегодняшние тренды развития рынка СЭД напрямую диктуются потребностями заказчика. Например, если несколько лет назад лишь немногие разработчики СЭД задумывались о предоставлении веб-доступа к своим системам, то сейчас это норма для систем. Требование простого доступа к системе и легкости работы в ней лежит в основе любого проекта.


Как пример, можно рассматривать систему ТЕЗИС, в которой с самого начала веб-клиент обеспечивает 100 % функциональности. Это позволяет полноценно работать с корпоративной информацией из любой точки мира, где есть интернет, без привязки к конкретному рабочему месту. Полноценный веб-клиент позволяет заказчику так же экономить существенные средства на этапе внедрения решения, поскольку не требует работ по развертыванию и настройке системы на рабочих станциях. И это значительно облегчает жизнь ИТ-службе заказчика при сопровождении ECM. С другой стороны заказчики предъявляют к СЭД совершенно противоречивые требования. Одновременно с желанием использования системы для поддержки классического документооборота, от СЭД требуют соответствия современным мировым ИТ- трендам расширения функциональности практически до масштабов ЕСМ.

В условия жесткой конкуренции разработчикам, естественно приходится это учитывать. В частности, новая версия системы ТЕЗИС выходит не менее чем 2 раза в год. Каждый релиз создан с учетом обновленных требований и мнений пользователей. Если говорить о безнес-сфере или госсекторе, тут требования основываются на масштабах организации и необходимости автоматизации различных бизнес-процессов, в том числе и уникальных. Сегодня компании испытывают потребность в комплексных решениях, которые помогают систематизировать неструктурированную информацию и создавать единое информационное пространство. Учитывая эти особенности, мы создали систему, которая предоставляет пользователям широкий набор возможностей по организации делопроизводства и электронного архива, управления процессами, а также набор специализированных модулей. Для удобства работы все эти возможности реализованы на базе единой платформы.

См.также