Социальные сети во многих отношениях нарушают давние правила бизнеса, но, согласно Gartner, разработка политики социальных сетей преждевременна, пока разработчики этой политики не ответят на семь важных вопросов.
Кэрол Розуэл (Carol Rozwell), вице-президент и известный аналитик Gartner так охарактеризовала ситуацию: «Социальные сети предлагают заманчивые возможности взаимодействия с сотрудниками, деловыми партнерами, клиентами, потенциальными клиентами и целым рядом анонимных участников социальной сети» Однако те, кто участвует в социальных сообществах, нуждаются в руководстве со стороны своего работодателя в правилах, обязанностях, «нормах» и поведении, которых от них ожидают.
Gartner определила семь важных вопросов, которые разработчики политик сетевого сообщества должны себе задать:
Какова стратегия нашей организации в социальной сети?
Существует достаточное количество всевозможных намерений в социальной сети. Она может быть использована для пятиуровневого роста привлечения к взаимодействию (от мониторинга до сотрудничества) в четырех различных группах (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и потенциальные клиенты, социальные сети). Очень важно, чтобы организаторы сетевых сообществ, прежде чем развертывать их, определяли цель, инициативы и лиц, ответственных за инициативы сообщества, определяли – какова миссия организации, ее стратегия, ценности и желаемые результаты, информирующие и оказывающие влияние на эти инициативы. Стратегический план социальной сети является одним из средств доведения такой информации. Как защищать «поумневшие» промышленные сети: «Синоникс» на страже безопасного объединения изолированных сетей 
Кто напишет и пересмотрит политики?
Некоторые организации присваивают право создания политик руководителю, другие определили его работу как общее руководство, в то время как в ряде случаев, самоопределившийся комитет принимает решение выработать эту политику. Полезно было бы договориться о том, кто несет ответственность, подотчетен, консультирует и принимает участие перед тем, как начать работу над ее созданием, и, где это возможно, все сообщество компании должно быть вовлечено в процесс выработки правил. Важно помнить, что существует разница между политикой – на высоком уровне объявляющей что делать и не делать, и оперативных процессов, таких, как найм на работу или служба поддержки - которые могут использовать социальные сети. Эти операционные процессы должны быть гибки, изменяемы, но каждому отделу/сообществу необходимо выработать конкретное управление и руководящие принципы.
Как мы будем исследовать политику?
Наличие широкого обсуждения политики служит двум целям. Во-первых, это гарантирует, что в корне отличающиеся интересы: безопасность, право, конфиденциальность и корпоративный брендинг, были направлены надлежащим образом и политика является сбалансированной. Во-вторых, увеличивается объем соучастия, когда разные группы людей привлекаются к рассмотрению и комментированию проекта. Это означает, что процесс, при котором политика будет рассматриваться и обсуждаться, наряду с обратной связью, будет включен в окончательный вариант. Это произойдет с большей вероятностью, если будет проводиться процесс исследования, в который включается и социальная сеть.
Как мы будем информировать работников об их ответственности?
Некоторые компании путают политику созидания с политикой информирования. Политика должна быть всеобъемлюща и хорошо описана, но маловероятно, что одной политики будет достаточно, чтобы уведомлять сотрудников об их ответственности в социальных сетях. Правильно выработанный план общения, подкрепленный учебной программой, помогает сделать политику жизнеспособной таким образом, чтобы сотрудники поняли не только сказанное политикой, но и то, как она влияет на них. Это также объясняет: что организация ожидает получить от своего присутствия в социальных сетях, которые должны воздействовать на сотрудников в их социальном взаимодействии.
Кто будет отвечать за мониторинг активности сотрудников в сетевом сообществе?
Поскольку стратегия определена, правила созданы и существует их логическое обоснование, кто гарантирует, что им последуют? Кто будет следить за тем, что организация получает желаемую выгоду от социальной сети? Продуманная программа подготовки кадров поможет с этим, но менеджеры и руководитель организации также должны обратить внимание на социальную сеть. Руководители должны понять политику и предпосылки, способы выявить неуместную активность, но их роль должна быть больше направляющей в обеспечении командной самоподдержки, а не взглядом сверху вниз, контролирующим и следящим.
Как мы будем готовить менеджеров для подготовки сотрудников к использованию социальных сетей?
У некоторых руководителей не будет никаких проблем с поддержкой работников, поскольку те исследуют множество сайтов социальных сетей. Другие могут получить проблем побольше, помогая сотрудникам понять как лучше подойти к ведению блогов, микроблогов и участию в социальных сетях. Необходим план, каким образом компания будет передавать менеджерам навыки, необходимые для консультаций сотрудников в этой деликатной сфере.
Как мы будем использовать ошибки для совершенствования нашей политики и подготовки кадров?
Как и с любым новым средством связи, некоторые инициативы продвигаются исключительно хорошо, а другие оставлены на произвол судьбы, и даже предаются забвению. Компании, которые осуществляют спланированный подход к социальным средам, в соответствии с миссией организации, стратегией и ценностями, увидят, насколько хорошо эти инициативы достигают своих целей и используют это понимание для совершенствования или планирования лучших проектов в будущем.
