В Омском государственном университете начат проект создания системы электронного документооборота

В Омском государственном университете им. Ф.М. Достоевского (ОмГУ) начат проект создания системы электронного документооборота на базе модуля «Управление деловыми процессами» системы «ПАРУС 8». Работы осуществляет компания «Прайм» - партнер «Корпорации ПАРУС» в г. Омске.

Необходимость такого проекта обусловлена постоянным увеличением количества форм отчетности, растущим внешним и внутренним документопотоком вуза, в котором проходит обучение около 11 000 студентов и слушателей на 500 образовательных программах, а число сотрудников превышает 2000 человек.

Информационная система предоставит возможность совершенствования организационной работы путем постоянного анализа и выявления «кризисных точек» движения документов в подразделениях и службах университета. Задача проекта – объединить единым информационным пространством все структурные единицы университета (это 14 факультетов и 80 кафедр, 4 управления, 76 отделов и 20 центров) с учетом их территориальной распределенности: университет располагается в 11 корпусах, находящихся в трех административных округах города.

Отметим, что внедрение модуля «УДП» рассматривается не только как решение задачи автоматизации документооборота, но и как основа для создания полноценной системы управления деловыми процессами. Реализация этого подхода позволит повысить оперативность принятия управленческих решений и в целом оптимизировать систему управления вузом за счет:

• налаживания бесперебойного движения информационных потоков по вертикальным и горизонтальным уровням, существенного сокращения расходов рабочего времени на согласование документов;
• своевременного делегирования полномочий, выявления дублирования функций и поручений;
• повышения ответственности должностных лиц и исполнителей и их эффективное взаимодействие, обеспечения своевременности исполнения задач и поручений;
• повышения прозрачности учетно-управленческих процессов в подразделениях вуза.

Ввести систему в эксплуатацию планируется поэтапно в течение 2012 года: в марте – начать работу ресурса на уровне управления вузом (ректор, проректоры и отделы, обеспечивающие жизнедеятельность вуза: канцелярия, планово-экономический отдел, отдел кадров и т.д.), в сентябре расширить систему до уровня факультетов, а к концу года подключить все кафедры. По расчетам, общее количество пользователей системы при этом превысит 350 человек – это руководители подразделений, специалисты, помощники руководителей и другие сотрудники, которые являются исполнителями в точках маршрутов согласования и утверждения управленческих документов. На сегодняшний день приобретено 100 рабочих мест, в течение года планируется к закупке еще 250. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6.7 т

При выборе системы рассматривались большинство известных СЭД. Важным аргументом в пользу ПО «ПАРУС» стало наличие в линейке продуктов инструмента визуализации и анализа данных – «Многомерные аналитические отчеты» (OLAP), который будет использоваться для оперативной аналитической обработки данных; и такого средства разработки, как «Конструктор отраслевых расширений», который позволит учесть при информатизации все особенности учреждения.

К тому же глубокая интеграция модуля с уже используемыми в ОмГУ программными продуктами «ПАРУС» для управления финансово-хозяйственной деятельностью («Бухгалтерский учет», «Расчет заработной платы», «Кадры и штатное расписание») дает дополнительные возможности при создании комплексной ИТ-среды вуза и повышения качества ИТ-поддержки управления.