Пенсионный КапиталЪ (Финансовая группа ИФД КапиталЪ) (СЭД)

Для повышения его эффективности, качества и скорости обслуживания клиентов, в том числе территориально удаленных, руководство приняло решение о внедрении системы управленческого электронного документооборота. Приоритетными были определены следующие задачи: создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих сотрудников организации, размещенных в двух территориально удаленных офисах в Москве и в обособленных подразделениях, расположенных в регионах; обеспечение эффективного контроля исполнения документов; сокращение сроков подготовки и согласования документов; введение единого стандарта работы с электронным документооборотом, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов; повышение эффективности поиска документов.

На начало 2008 года в систем работало 170 пользователей.

Внедрение системы было реализовано совместными силами специалистов компаний «Аплана» и «Пенсионный КапиталЪ». Работы по формализации требований, разработке регламентов и подготовке к внедрению были выполнены компанией «Аплана»; установку СЭД БОСС-Референт, ее настройку и ввод в эксплуатацию сотрудники «Пенсионного Капитала» осуществляли самостоятельно при консультационной поддержке специалистов «Апланы». Создание СЭД длилось 4 месяца. БОСС-Референт охватил 5 негосударственных фондов и 18 филиалов, расположенных в крупных городах Российской Федерации. В результате внедрения СЭД была автоматизирована работа со следующими видами документов: входящие/исходящие письма, доверенности, ОРД, нормативные документы, служебные записки, заявки, поручения, договоры и договорные документы. В рамках проекта была реализована интеграция с внутренней системой учета пенсионных обязательств, которая обеспечила сквозной процесс обработки документов по пенсионному обеспечению, поступающих от клиентов негосударственных пенсионных фондов (физических и юридических лиц). Это позволило исключить двойную регистрацию документов и ускорить их прохождение к исполнителю. С января 2008 года СЭД БОСС-Референт находится в промышленной эксплуатации. В рамках второго этапа проекта компания «Аплана» интегрировала систему электронного документооборота БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION для организации работы с большими объемами электронных документов в компании «Пенсионный КапиталЪ». В результате проекта была снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino, обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов SAPERION, а также была обеспечена возможность интеграции информации из различных систем.