Управление недвижимостью в УК "Соло" стало эффективнее с 1С:Документооборотом

В июле 2010 года Управляющая компания "Соло" совместно группой компаний "СофтБаланс" завершила внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8". Система позволила организовать учет внутренних и внешних документов в единой информационной базе, автоматизировать процедуры их согласования. На данный момент 25 пользователей активно используют информационную систему для ввода и согласования документов, извлечения необходимой информации из архива документов. Получив первые положительные результаты, руководство УК "Соло", планирует расширение сферы использования 1С:Документооборота и увеличение числа активных пользователей до 50, а в перспективе до 100.

Управляющая компания "Соло" была создана в результате слияния нескольких петербургских девелоперских компаний, действовавших на рынке коммерческой и жилой недвижимости Санкт-Петербурга более десяти лет. Компания "Соло" занимается управлением большим количеством объектов коммерческой недвижимости, а также строительством и проектированием новых объектов, вследствие чего через секретариат проходят ежедневно десятки входящих и исходящих документов.

Кроме того, в процессе становления и развития компании был накоплен большой объем положений и регламентов в виде внутренних документов.

В ходе увеличения бумажного документооборота стало возникать все больше ошибок, связанных с потерей документов, с невозможностью контролировать сроки исполнения и согласования документов.

Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение с 01 января 2010 года построить электронный документооборот. Приоритетными задачами автоматизации были упорядочение хранения накопленных внутренних документов и систематизация входящих и исходящих документов.

В процессе выбора системы автоматизации управляющая компания "Соло" рассматривала различные системы документооборота. В результате было выбрано решение "1С:Документооборот 8" на новой платформе "1С: Предприятие 8.2".

Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.5 т

Основными критериями выбора послужили: функциональность решения, уверенность в платформе "1С:Предприятие 8" и положительный опыт использования других систем на базе "1С:Предприятие 8". Возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства "1С:Предприятие 8" позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.

Программный продукт "1С:Документооборот 8" был внедрен в кратчайшие сроки.

Благодаря гибкости типового решения, специалистам ГК СофтБаланс потребовалось две недели, чтобы ввести систему в эксплуатацию. За этот период были реализованы следующие задачи: формализованы существующие процессы документооборота в компании; построен эскиз системы в рамках функционала типовой конфигурации 1С:Документооборот, проработана структура справочной информации; разработаны шаблоны бизнес-процессов для ознакомления, согласования и исполнения внутренних и внешних документов; произведено первичное обучение пользователей работе в системе.

Система "1С: Документооборот 8" позволила автоматизировать большую часть задач электронного документооборота в компании:

• Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются секретариатом в единой информационной системе, что обеспечило упорядоченный ввод документов. Для учета документов разработана классификация видов документов, в соответствии с которой документам присваиваются уникальные номера;
• Входящие и исходящие документы имеют привязку к контрагенту, что позволяет сотрудникам быстро "поднять" всю историю переписки по контрагенту;
• Для хранения внутренних документов разработан иерархический справочник в соответствии с подразделениями и видами внутренних документов, что позволило систематизировать весь архив документов;
• Разработаны шаблоны бизнес-процессов для разных видов документов, и в соответствии с этими шаблонами автоматизированы процедуры согласования, исполнения и ознакомления сотрудников с документами. Автоматизация соответствующих процедур обеспечила соблюдение исполнительской дисциплины;
• Возможности полнотекстового поиска данных позволяют любому сотруднику оперативно находить и получать требуемую информацию;
• Возможности гибкой настройки прав доступа позволили разграничить доступ пользователей к документам и задачам по нескольким параметрам, например, по видам документов, грифам секретности, авторам задач, принадлежности документа подразделению.

Директор по информационным технологиям ООО "Соло" Бутрамеев Фёдор Александрович: "Руководство поставило перед нами задачу внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в жесткие сроки – запуск планировался на январь 2010 года. Возможности "1С:Документооборота" и квалификация специалистов СофтБаланс позволили уложиться в заданные сроки, при этом помимо первоначально планировавшейся автоматизации хранения документов была также внедрена подсистема бизнес-процессов.

Расходы на внедрение оказались мизерными, а результат значителен. Прекратились "потери" документов, скорость прохождения документа "по инстанциям" внутри компании возросла на 40%. Благодаря применению механизма бизнес-процессов мы смогли усилить контроль за выполняемыми работами.

В планах компании увеличение количества пользователей системы и развитие функционального использования бизнес-процессов. Есть планы по внедрению блока учета рабочего времени для расчета временных затрат сотрудников некоторых подразделений".