Столичное АВД - Агентство по возврату долгов (Directum (СЭД/ECM-система))

Ситуация

Процессы по работе с официальными документами в компании «АВД» были отлажены и строго регламентированы. Часть работ осуществлялась в электронном виде: активно использовалась электронная почта для рассылки документов, велись журналы регистрации документов, электронные образы документов хранились на сетевых дисках. Существенный объем работ по согласованию, визированию документов, контролю исполнения документов выполнялся без использования электронных носителей, что вызывало определенные неудобства при отслеживании хода работ по исполнению поручений, работе с документами и формированию отчетности. Дополнительное время и средства расходовались на печать и распространение печатных документов внутри компании.

Важная характеристика Компании-заказчика — разветвленная сеть филиалов, расположенных на территории всей страны. Их географическая удаленность от головного офиса зачастую приводила к дополнительным временным затратам при согласовании договорных документов, а также служебных записок.

Экспресс-обследование процессов работы с документами в Компании выявило потребности в:

• оптимизации процессов согласования служебных записок и договорных документов;
• систематизации электронного архива документов Компании;
• повышения эффективности работы с официальными документами и поручениями Генерального директора ООО «АВД».

Для достижения этих целей, руководством компании было принято решение перевести документооборот в электронный вид, внедрив систему, позволяющую автоматизировать рутинные процедуры традиционного делопроизводства и повысить качество и скорость внутрикорпоративных коммуникаций.

Выбор

ООО «АВД» доверило решение описанных выше задач консультантам компании Акелон. При выборе подрядчика на проведение консалтинго-внедренческих работ Клиентом учитывались такие критерии, как опыт аналогичных внедрений, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанной технологии внедрения в жестко ограниченные сроки. Представленное нами решение по внедрению системы электронного документооборота наиболее полно отвечало потребностям компании-заказчика.

В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана система отечественной разработки — DIRECTUM, признанный лидер в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях. Среди достоинств данной системы — ориентация на потребности клиента, база готовых бизнес-решений, адекватная стоимость, масштабируемость. Помимо этого, преимущество данной системы в ее постоянном совершенствовании компанией-вендором («DIRECTUM»).

Анализ задач

Проект по внедрению системы DIRECTUM включал в себя развертывание программного обеспечения, исследование и описание бизнес-процессов Компании, обучение сотрудников работе с системой, прикладную разработку, проектирование типовых маршрутов движения документов, проведение тестовых испытаний и передачу системы в опытную, а затем и в промышленную эксплуатацию. Для удобства сбора информации по исполнительской дисциплине требовалась разработка специализированного отчета, содержащего исчерпывающую информацию о ходе работ по согласованию и исполнению служебных записок в Компании.Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 14.1 т

Для реализации процесса согласования документов в электронном виде была запланирована разработка типовых маршрутов, логика которых бы в полном объеме соответствовала устоявшимся процессам в Компании. Дополнительно был запланирован ряд усовершенствований стандартного функционала системы DIRECTUM.

Решение

Для решения поставленных задач был использован функционал базовых модулей системы, модуля «Канцелярия» и модуля «Управление договорами». Были разработаны решения, автоматизирующие работу с входящей, исходящей корреспонденцией, приказами, служебными записками и договорными документами.

Большое значение в проекте предавалось автоматизации работы со служебными записками. Для типовых служебных записок был разработан специализированный справочник «Типы служебных записок», позволяющий задавать параметры согласования для каждого типа служебных записок такие как: список согласующих (с указанием последовательности согласования), утверждающий, шаблон документа, список исполнителей.Оформление служебной записки

Для упрощенного создания и отправки типовых служебных записок был разработан мастер действий, выполняющий эти операции за пользователя автоматически.

Разработаны и настроены пять типовых маршрутов по работе с документами:

• рассмотрение входящего документа;
• согласование исходящего письма;
• согласование приказа (распоряжения);
• согласование служебной записки;
• согласование договорных документов.

Впечатления

Кахруманова Зульфия, руководитель проекта со стороны ООО «АВД»: «Надо заметить, что проект реализовывался с учетом ограниченных временных ресурсов. В распоряжении консультантов было всего 3 месяца. Но благодаря компетентности и высокой организованности специалистов Акелон нам удалось успешно выполнить поставленные задачи в оговоренный срок. Все этапы проекта от исследования до передачи системы в промышленную эксплуатацию были пройдены в полном объеме по заранее оговоренной сторонами схеме. Уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации наши сотрудники отметили преимущества работы с системой DIRECTUM — удобный доступ к информации, вариативная система поиска документов и возможность совместной работы над документами. Благодаря DIRECTUM снизились временные затраты на подготовку и согласование документа. Все это значительно облегчило процессы взаимодействия между подразделениями нашей компании, сделало внутренние коммуникации более оперативными и прозрачными, позволило значительно усовершенствовать работу нашей компании в целом. Мы считаем, что цели данного этапа внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM достигнуты. В настоящее время обсуждаются планы по развитию системы».

Результаты

Компания Акелон успешно выполнила полный комплекс работ по внедрению ECM-системы DIRECTUM в ООО «АВД».

В период проведения работ по внедрению DIRECTUM преподавателями компании Акелон были обучены работе с базовым функционалом системы более 40 сотрудников ООО «АВД». Обучение включало базовые курсы по работе с системой с практической составляющей, семинары и индивидуальное обучение для высшего руководства Компании.

С 1 октября 2012 года вся входящая, исходящая корреспонденция и ОРД заносится и хранится только в DIRECTUM и регистрируется в электронных журналах системы. Все поручения Генерального директора выдаются исполнителям в электронном виде, а контроль их исполнения осуществляется в системе DIRECTUM.

Уже в период опытно-промышленной эксплуатации пользователями системы были отмечены существенные преимущества электронного документооборота по сравнению с предыдущим, бумажным. Внедрение DIRECTUM позволило сотрудникам получить удобный доступ к информации, а также быстро находить документы по реквизитам и содержанию.

Использование системы [DIRECTUM] позволяет существенно сократить сроки подготовки и согласования документов, за счет организации электронного согласования документов с использованием ЭЦП и применения автоматически заполняемых шаблонов электронных документов. Благодаря DIRECTUM заинтересованное лицо может оперативно получить доступ к электронной версии документа в системе, определить текущий статус работ по документу, просмотреть список сотрудников, которые подписали документ ЭЦП.

Перспективы

Руководство компании «АВД» проявляет высокую заинтересованность в дальнейшем развитии системы DIRECTUM — расширении ее функционала и автоматизации новых бизнес-процессов. В настоящее время ведутся переговоры по ряду перспективных направлений, как: внедрение бизнес-решений «Акелон: Управление сервисом», «DIRECTUM: Согласование счетов на оплату», «DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями», «Управление претензиями и исками». Также дальнейшее развитие системы возможно путем интеграции DIRECTUM с другими информационными системами Компании: интеграцией DIRECTUM и системы кадрового учета на базе 1С, интеграцией DIRECTUM и Active Directory, интеграцией DIRECTUM и финансово-учетной системы Компании.

Компания «АВД» планирует продолжать развивать систему, в том числе и своими силами — планируется обучить второго администратора системы, а также направить специалиста ООО «АВД» на курсы разработки и модификации системы DIRECTUM, чтобы дорабатывать систему самостоятельно.

С успешным завершением проекта в центральном офисе ООО «АВД» началось подключение к системе DIRECTUM руководителей региональных филиалов, а в ближайшем будущем планируется охватить всех сотрудников Компании.