Программа, которая использовалась в санатории на тот момент, позволяла автоматизировать выписку документов для отдыхающих, а также сформировать необходимые отчеты. В то же время она была недостаточно приспособлена для работы с большим количеством заявок на бронирование, которые поступали от туристических фирм.
Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в учреждении использовалось прикладное решение "1С:Бухгалтерия 8" на платформе "1С:Предприятие 8". Поэтому руководство приняло решение об автоматизации отделов маркетинга и размещения с помощью программного продукта также на этой платформе.
Внедрение прикладного решения "КомпасПлюс:Регистратура санатория" в санатории "Лесной" было выполнено специалистами фирмы "КомпасПлюс".
Бронирование номеров в учреждении имеет свои особенности. В рамках сотрудничества с туристическими фирмами санаторий выделяет им некоторую квоту номеров. Номера, которые вошли в квоту, считаются забронированными на срок, определенный в договоре с туристической фирмой. В случае если за 14 дней до заезда заявка на бронирование от туристической фирмы отсутствует, то квота должна автоматически аннулироваться. После этого услуги по поселению в такие номера становятся доступны отделу маркетинга для реализации. Для отражения этой особенности в системе создана специальная категория заказчика "Квоты турфирмам", для которой настроены свои правила автоматического снятия брони – за 14 дней до заезда. При подтверждении бронирования выполняется переоформление заказчиков в другие категории.
Другой особенностью учреждения является учет времени заезда по гостиничным правилам, при этом расчетный час назначен на 8.00 утра. Это создавало некоторые проблемы при выезде отдыхающего, который происходил, как правило, позже расчетного часа. Для отражения этой особенности система была настроена таким образом, чтобы время выезда учитывалось по факту, но "лишний" день, а именно день выезда, при этом не засчитывался. В системе также реализован отчет, позволяющий рассчитать количество приемов пищи, которые посетил отдыхающий. Расчет производится на основании данных о фактическом времени, проведенном в санатории с учетом расписания работы столовой. Универсальные отчеты системы позволяют получать практически все формы, которыми раньше пользовались сотрудники.