Банк Хоум Кредит завершает развертывание системы управления документооборотом на платформе SAP

В Банке Хоум Кредит компания САПРАН совместно с сотрудниками заказчика провела внедрение решения SAP RCM (Record and Case Management), сообщила компания-интегратор 10 января 2013 года.

Цель

Использование Банком ранее существовавших, обособленных информационных систем по автоматизации административно-хозяйственной деятельности вело к дублированию большого количества информации, ошибкам ввода, длительности обработки и согласования документов. Более того, используемое ранее решение по документообороту перестало удовлетворять потребности стремительно растущего бизнеса.

При проработке вариантов решений, Банк сделал выбор в пользу решения SAP RCM (Record & Case Management), учитывая, что автоматизированы процессы управления персоналом (SAP HCM), управления материальными потоками (SAP MM) и управления финансами (SAP FI). Функциональность SAP RCM удовлетворяет все потребности Банка для решения поставленных задач по документообороту и позволяет выстроить сквозной бизнес-процесс благодаря тесной интеграции с другими модулями SAP и внешними системами.

Решение

Директор департамента развития ИТ Банка Кирилл Кибалко оценивая возможности SAP RCM, отметил: «Внедрение СЭД, встроенной в ERP-систему, эффективнее, нежели отдельная автоматизация документооборота. Таким образом, мы реализовали в единой системе и финансовый учет, и связанные с ним процессы. У нас существенно упростилось согласование документов, сократились сроки рассмотрения заявок и, что самое главное, мы обеспечили полное соответствие выполняемых затрат принятым бюджетам».

В течение шести месяцев компания САПРАН и сотрудники Банка Хоум Кредит вели работы по реализации проекта.

Задача состояла в создании системы по ведению и согласованию расходных хозяйственных договоров, заявок на оплату, доверенностей, заявок на служебную мобильную связь. Также требовалось консолидировать и упорядочить данные в работе с масштабной разветвленной партнерской сетью в части ведения договоров с партнерами Банка.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6.9 т

Итоги

В части ведения расходных административно-хозяйственных договоров решение обеспечило удобный интерфейс для контроля изменений в проекте договора, автоматическое определение маршрута согласования с учетом организационной структуры и закупочной политики Банка, функции замещения и делегирования задач, что позволило существенно сократить сроки согласования документов. Для упрощения подготовки проекта договора в решении использован функционал по автоматическому формированию документов на основе типовых форм.

Формирование заявок на оплату на основе данных договоров и заказов на поставку позволило обеспечить оперативность их создания, избежать повторного ввода данных и осуществить контроль над превышением оплаты. Для заявок на оплату также был автоматизирован процесс согласования. Интеграция системы с АБС позволила минимизировать ошибки ввода, добиться повышения скорости и прозрачности процесса оплаты заявок.

Финансовый директор Банка Хоум Кредит Ирина Коликова подчеркнула: «Раньше счета на оплату нужно было отсылать в Дирекцию. Это занимало много времени, до четырех – пяти дней. Сейчас для этого достаточно просто прикрепить к договору в системе копию счета, который нужно оплатить. Также приходилось вводить одни и те же документы в обе системы, которые не были связаны между собой. С внедрением документооборота в SAP мы избежали проблем с дублированием, искажением или потерей информации».