Проект

Softline автоматизировала оцифровку входящей финансовой документации

Заказчики: Softline (Софтлайн)

Москва; Информационные технологии

Продукт: Kofax TotalAgility

Дата проекта: 2016/05 — 2016/10
Технология: BI
подрядчики - 432
проекты - 2990
системы - 1128
вендоры - 546
Технология: BPM
подрядчики - 469
проекты - 6129
системы - 461
вендоры - 306

Содержание

22 февраля 2017 года компания Aflex Distribution сообщила о проекте внедрения технологии автоматизации сканирования и распознавания документов в компании Softline.

Задачи проекта

Сотрудники финансового департамента Softline обрабатывают и подшивают около 500 тыс. документов за год. Поиск документов проблематичен и занимает несколько дней. Перед руководством финансового департамента встал вопрос о решении проблем, связанных с работой бумажного архива.

Коллектив регионального представительства Softline, (2015)
«
Потребность в сокращении финансовых издержек на архив и оптимизации работы с ним стали основными факторами, повлиявшими на наше решение о необходимости перевода бумажного хранилища в электронный формат.

Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline
»

Перед командой проекта стояли задачи уменьшения расходов на аренду площадей архива, росту документооборота без привлечения дополнительных ресурсов, сокращению сроков предоставления документов в ИФНС и аудиторские организации, увеличению скорости обработки и архивирования документов.Как зародилась масштабная коррупционная схема при внедрении ИТ в ПФР при участии «Техносерва» и «Редсис». Подробности 38.6 т

Требовалось внедрение системы сканирования и распознавания документов для дальнейшего их переноса в . Выбор сделали в пользу Kofax TotalAgility. Партнером по интеграции программного обеспечения в Softline стала компания Aflex.

Ход проекта

«
Kofax TotalAgility – не просто система распознавания документов, это решение, с помощью которого можно выстраивать бизнес-процессы (BPM-решение), цепочку движения документа внутри организации: согласование, проверка комплектности, запрос недостающих документов и т.д. И все это – в автоматическом режиме.

Николай Крюков, руководитель направления Kofax компании Aflex
»

Специалисты Aflex:

  • провели обследование ИТ-инфраструктуры,
  • подготовили техническое задание,
  • внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility,
  • завели список пользователей;
  • настроили права доступа,
    • логику классификации и распознавания для всех видов финансовых документов,
    • источники данных (сетевые папки),
    • экспорт полученных данных для занесения в 1С;
    • разработали инструкции для обучения пользователей работе в Кofax.

Итог проекта

Интеграция и тестирование системы Kofax завершены в течение четырех месяцев. Пять сотрудников архивного отдела финансового департамента прошли обучение.

«
По нашим подсчетам, экономия в целом по проекту составит порядка двух миллионов рублей в год, в том числе, в три раза сокращаются расходы на аренду площадей под архив. Скорость по обработке и архивированию документов увеличивается на 100%, в разы уменьшается время на поиск и подбор документов для аудиторских организаций. В наших дальнейших планах – составление технического задания на оцифровку новых типов документов системой Kofax и помещение их в электронный архив, а также распространение архива на следующие подразделения группы компаний: управление персоналом, департамент логистики, юридическое управление. В перспективе, мы планируем интегрировать Kofax с системой электронного документооборота, для распознавания как уже накопленного массива документов, так и вновь поступающих документов в формате PDF, с дальнейшим занесением данных в карточки документов в электронный архив.
»