Проект

Дума Курганской области занимается "Делом"

Заказчики: Курганская областная Дума

Курган; Государственные и социальные структуры

Продукт: Дело (ЭОС)

Дата проекта: 2009/05 — 2009/12
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

Содержание

В Курганской областной Думе компания "БизнесТехнологии" завершила внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО».

Начало

Полноценная работа по внедрению СЭД «ДЕЛО» в думе Курганской области началась в мае 2009 года: проектное обследование, описание и согласование справочников системы, описание настроек на действующую модель делопроизводства.

Next step

Следующим этапом стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы.

Last one

Завершающим этапом проекта стало составление технологических и пользовательских инструкций, разработка и внесение изменений в действующий регламент работы аппарата Курганской областной Думы.

По пути

В ходе реализации проекта выявлены некоторые особенности:

  • номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом;
  • выделенное подразделение «Депутаты» с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы;
  • введение отдельного документа «Поручение руководителя отдела» (так называемые «устные распоряжения») для систематизации учета и контроля срока исполнения.

Итоги

Результаты внедрения СЭД:

  • возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
  • увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа;
  • контроль исполнения поручений;
  • применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты на канцелярские расходы;
  • снизились затраты времени на обработку информации;
  • повысилась оперативность получения необходимой информации.

СЭД «ДЕЛО» оказала влияние на организацию работы общего отдела СЭД «ДЕЛО»Курганской областной Думы]]:

  • сократилось время на регистрацию документов;
  • исключены потери информации через создание электронного архива документов;
  • автоматизирована рассылка документов по электронной почте;
  • автоматизирована печать конвертов для отправки документов почтой;
  • сокращено время на подготовку статистических отчетов по работе с документами.

Проект удалось завершить до начала 2010 года.