Дан Олейников, «Авиадвигатель»: С внедрением Directum мы получили высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками

Дан Олейников: Подразделения нашей компании расположены на территории пермского моторостроительного комплекса, его корпуса находятся на значительном расстоянии друг от друга. До внедрения электронного документооборота ответственные сотрудники самостоятельно относили документы всем согласующим. А в результате — процесс согласования затягивался, официальные документы могли теряться, обработка корреспонденции требовала больших временных затрат. Поэтому в 2011 году руководство предприятия поручило отделению информационных технологий внедрить систему электронного документооборота.

Дан Олейников: Среди всего многообразия систем мы решили обратиться к наиболее известным и массовым, фактически это был топ-10 систем на тот момент. Требовалось, чтобы система не только покрывала необходимую нам функциональность, но и позволяла в дальнейшем самостоятельно её развивать и совершенствовать. Естественно, вопрос цены лицензий, оборудования и услуг по внедрению тоже был не последним.

Особое внимание при выборе мы уделяли возможностям массового ввода и автоматического занесения документов с официальных почтовых ящиков, сканеров и факсов, удобству использования электронной подписи при визировании документов, средствам интеграции с существующими в компании информационными системами. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6.5 т

Помимо этого мы изучали опыт внедрения аналогичных систем на других предприятиях, отзывы о работе компаний, занимающихся внедрением. Система Directum подошла по всем этим критериям.

Дан Олейников: Внедрение Directum происходило поэтапно, и на каждой итерации мы ставили конкретные задачи с определенным эффектом.

На первом этапе внедрения системы, который начался в 2011 году, мы определили следующие задачи:

• создание единого электронного архива несекретных документов;
• сокращение времени на обработку и поиск документов, в том числе архивных;
• получение своевременной, актуальной информации о ходе согласования документов;
• исключение случаев утери документов;
• обеспечение контроля исполнения поручений.

На подготовительной стадии проекта был составлен план перевода бизнес-процессов в систему. В первую очередь была внедрена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, затем в Directum перешло согласование договоров, а управление организационно-распорядительной документацией было разбито на подпроцессы: «Планы/протоколы/решения» и «Согласование приказов и распоряжений», — каждый бизнес-процесс учитывал особенности компании.

С 2013 года мы приступили к дальнейшему развитию системы. Был внедрен процесс по работе с иностранной корреспонденцией, функционал контроля исполнения поручений по документам, поставленным на контроль, согласование и утверждение служебных записок, модули «Управление совещаниями» и «Управление показателями эффективности», а также интеграция с Microsoft Lync 2013.

В апреле 2014 года мы поставили цель перевести в электронный вид согласование закупочной документации и протоколов закупки. В числе задач этого этапа: создание единого электронного архива закупочных документов, сокращение трудоемкости процесса согласования, снижение времени поиска электронных копий.

В 2015 году, опираясь на полученный опыт эксплуатации системы, а также на замечания и предложения пользователей, мы определили основные принципы реализации и требования, которые заложили во все обновляемые и разрабатываемые бизнес-процессы:

• запуск процессов согласования с использованием мастера;
• максимальная унификация процессов в части подготовки и создания документов;
• максимальное упрощение интерфейса для согласующих.

На основе процесса по согласованию служебных записок разработан унифицированный маршрут согласования для различных документов, на базе которого реализовано согласование технических заданий, технических требований и программ. В 2016 году по такому же принципу был обновлен процесс «Протоколы, планы, решения».

Дан Олейников: К моменту завершения проекта внедрения в 2013 году с Directum работало более 800 сотрудников. На данный момент число пользователей, работающих в системе, превысило 1500.

Дан Олейников: В начале внедрения команде проекта потребовалась определенная «притирка» друг к другу, что повлияло на скорость согласования решений по проекту. Понадобился длительный подготовительный этап, необходимый для учета пожеланий всех ключевых пользователей и высшего руководства, так как автоматизация затрагивала все подразделения компании.

Для ускорения процесса был создан методический совет по внедрению системы, состоящий из руководителей различного уровня и специалистов по тематическим направлениям. Для каждого процесса был назначен ответственный сотрудник, который осуществлял координацию работ по созданию проектных решений. Так, например, ответственным по приказам и распоряжениям был назначен директор по персоналу, согласование проектных работ по входящим и исходящим письмам осуществлял помощник генерального директора, по договорным процессам – начальник договорного отдела. Возглавлял совет первый заместитель генерального директора. Инициатива и активное участие руководства позволили реализовать проект своевременно, а сами процессы настроить наиболее оптимально.

Дан Олейников: После завершения первого проекта внедрения мы не раз отмечали, что письма, поступающие от российских организаций стали обрабатываться, рассматриваться и исполняться гораздо быстрее. А вот письма, поступающие от иностранных контрагентов, первое время обрабатывались «по старинке». В связи с этим был разработан и внедрен дополнительный бизнес-процесс «Переписка с иностранными контрагентами». Его отличительными особенностями стали:

• отдельные место и журнал регистрации, другой делопроизводитель;
• возможность отправить документ на перевод для входящих и исходящих писем;
• возможность создания экспертного заключения к письму.

В результате к работе в системе также подключились сотрудники отделов внешнеэкономических связей и защиты интеллектуальной собственности.

Дан Олейников: Безусловно, проблемы были, особенно у сотрудников старшего поколения. В первую очередь, это было связано с разнообразием используемых на предприятии систем, в каждой из которых был свой интерфейс, особые принципы, множество своих нюансов и т.п. Вполне естественно, что появление еще одной системы, которую пришлось изучать и осваивать, доставило неудобства и сложности.

Сразу стоит отметить, что в первое время после запуска системы большинство пользователей предпочитало звонить консультантам, а не читать инструкции. Первые несколько месяцев количество обращений в день исчислялось несколькими сотнями звонков, сообщений, заявок в службу поддержки и личными обращениями. Тем не менее, полученный эффект от внедрения системы перекрыл перечисленные недостатки.

В начале 2015 года мы приняли решение о переходе на новую версию системы Directum 5.1.1, особенностью которой был новый интерфейс. Пользователей заранее готовили к переходу на новую версию, рассылали видеоматериалы по новому интерфейсу, проводили ознакомительные семинары. Тем не менее, первый день оказался очень насыщенным на обращения и вопросы.

За неделю опытной эксплуатации новой версии мы провели ознакомительные семинары по практическим вопросам работы для большинства подразделений, что позволило сотрудникам лучше адаптироваться к особенностям Directum 5.1.1.

Дан Олейников: Внедрение системы Directum позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками. Сократилось среднее время рассмотрения и согласования документов. По нашей статистике, сейчас этот показатель составляет:

• для входящего/исходящего письма — 1 день (2-3 дня до внедрения);
• для приказа, распоряжение, протокола, плана, решения — 2 дня (5-7 дней до внедрения);
• для договорного документа — 5 дней (14-21 день до внедрения).

Аналогичные показатели мы наблюдаем и далее при переводе процессов согласования отдельных видов документов из бумажного формата в электронный.

Дан Олейников: Реализовано несколько интеграционных решений:

• интеграция учетных данных пользователей с Active Directory;
• ABBYY Recognition Server — настроен автоматический захват документов с официальных факсов предприятия и перевод их в формат PDF. С его помощью запущен сценарий автоматического распознавания PDF-файлов, созданных за день, и полнотекстовый поиск по документам;
• Microsoft Lync Server 2013 — реализована возможность быстро связаться с другим участником бизнес-процесса без дополнительных окон и какого-либо поиска;
• корпоративный портал предприятия на платформе SharePoint 2010 — реализована автоматическая публикация организационно-распорядительных документов на портале после их согласования или регистрации;
• учетная система предприятия «Навигатор» — настроена синхронизация справочников по работникам и подразделениям предприятия из модуля «Кадры», а также коды затрат из АРМ «Финансы».

Отдельно стоит упомянуть, что в рамках работ по созданию системы обмена документами и поручениями среди предприятий «Объединенной двигателестроительной корпорации» успешно реализован обмен письмами и работа с поручениями АО «ОДК»

Дан Олейников: В системе Directum работают сотрудники практически из всех подразделений компании, в том числе высшее руководство. Одновременно пользуются системой более 500 сотрудников, авторизовано более 2000 человек.

Статистика использования системы:

• 1200 задач в день;
• 2400 заданий в день;
• 900 документов в день.

Дан Олейников: Да, конечно. За последние два года значительно доработаны уже внедренные процессы, а также внедрены новые. На текущий момент согласование большей части документов по общей деятельности предприятия переведено в систему Directum (работа с конструкторскими и технологическими документами, а также документами, касающимися производства и сборки продукции, ведется в специализированных системах).

В данный момент стоят следующие задачи на развитие системы:

• унификация, оптимизация и модернизация существующих процессов согласования;
• работы по созданию удобного стартового интерфейса для пользователей и руководителей;
• разработка удобных отчетов по работе сотрудников в системе;
• внедрение процессов планирования и контроля за осуществлением закупок (на базе модуля «Управление закупками»);
• внедрение процессов по сбору заявок на прием и подбор кадров, рассмотрение резюме и выбор кандидата, прием и увольнение сотрудников;
• согласование доверенностей;
• реализация ведения делопроизводства в подразделениях в электронном виде;
• согласование технико-экономических обоснований.