Шесть способов сделать так, чтобы ограниченный ИТ-бюджет казался безграничным

Эта стратегия, несомненно, банальна, чего не скажешь о современном бизнесе. Ваша компания пережила крупнейшую в истории экономическую рецессию, когда ИТ-бюджеты многих компаний сократились до нуля. Та же самая участь постигла и ваших конкурентов, которым удалось остаться на рынке. И хотя сейчас бизнес-климат постепенно улучшается, до прежнего благоденствия еще далеко.

Вы хотите (и понимаете, что это необходимо) развивать ИТ-технологии в своей компании, но не уверены, что сейчас подходящее время увеличивать ИТ-бюджет. Зато вы совершенно уверены в другом: выбор неподходящего времени для решающего шага может лишить конкурентных преимуществ.

Мы смогли выделить шесть общих рекомендаций, которые помогут вам более эффективно использовать уже сделанные инвестиции в информационные технологии и заложить фундамент для стратегического совершенствования в будущем.

Рекомендация 1. Примите как данность ориентированность современных ИТ на потребителя

Ориентированность ИТ на потребителя (или «консьюмеризация ИТ») — тенденция, которую аналитики Gartner прогнозировали еще несколько лет назад и которая сейчас полным ходом набирает обороты. Эта стратегия характеризует пути снижения затрат и повышения продуктивности благодаря использованию популярных среди потребителей технологий, с которыми уже давно работают сотрудники, клиенты и партнеры компании. Речь идет о смартфонах, планшетных ПК, веб-приложениях, социальных сетях, мобильных сетях и многом другом.

Узнайте, сколько сотрудников используют личные смартфоны и планшетные ПК для выполнения своих служебных задач вне офиса. Примите во внимание, насколько активно специалисты вашей компании используют для работы неформальные средства общения, такие как Skype, системы мгновенного обмена сообщениями, LinkedIn, Facebook, Twitter и мобильные приложения.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.8 т

При этом ИТ-руководство вашей компании, вероятно, опасается, что с распространением неформальных приложений, потребительских устройств и мобильных сетей возникнет немало проблем, связанных с эффективным управлением, лицензированием и безопасностью этих систем. С другой стороны, опытные бизнес-лидеры считают, что консьюмеризация ИТ таит в себе богатейшие стратегические возможности, которыми нельзя пренебрегать.

В качестве преимуществ нового подхода указывают прежде всего сокращение затрат на приобретение и обслуживание компонентов ИТ-системы — сотрудники сами оплачивают покупку персональных устройств и приложений (частично или полностью), а поддержка практически всегда осуществляется ими самостоятельно. Сотрудники, работая с любимыми устройствами и приложениями, демонстрируют более высокую производительность, а возможность работать вне офиса и без строгого графика увеличивает эффективную продолжительность рабочего дня.

Представьте, насколько это сокращает затраты на приобретение настольных и портативных компьютеров, значительной части ПО и мобильной сетевой инфраструктуры! Конечно, это вопрос будущего, но учитывая, как быстро iPhone, iPad, конкурирующие устройства от Google, BlackBerry и Microsoft становятся частью нашей жизни (в том числе и деловой), можно сказать, что мы двигаемся к этому будущему огромными шагами.

Секрет успешного использования консьюмеризации ИТ для повышения продуктивности и мобильности не просто в том, чтобы не мешать этой тенденции. Необходимо активно способствовать ее развитию. Выйти за пределы мобильной почты и документов, предоставив сотрудникам доступ к критически важным информационным активам, которые помогают им эффективно выполнять свою работу.

Результат: высокая продуктивность, вовлеченность персонала, качественное обслуживание, довольные клиенты и сотрудники — и все это при сниженных или нулевых затратах на оборудование, ПО и создание сети, ранее считавшихся неизбежной платой за эффективную ИТ-систему.

Рекомендация 2. Обратите взор к облакам

«Облачное» программное обеспечение, также известное под названием «Программное обеспечение как услуга» (software as a service, SaaS), приложения on demand или облачные вычисления, является эффективной и в высшей степени доступной альтернативой бизнес-приложениям для развертывания на объекте. Это отличный выбор для компаний среднего и малого бизнеса и филиалов более крупных организаций.

Облачное программное обеспечение предоставляется по Интернету с использованием специальных механизмов безопасности и обладает существенными преимуществами по сравнению с традиционными решениями для развертывания на объекте: быстрое (часто мгновенное) развертывание, прогнозируемые и значительно более низкие первоначальные расходы (благодаря отсутствию необходимости приобретать программное обеспечение или другие компоненты центров обработки данных), более быстрое и активное освоение пользователями и практически полное отсутствие необходимости в ИТ-поддержке.

Таким образом, знающие цену деньгам компании среднего и малого бизнеса получают массу преимуществ, в первую очередь большую гибкость и свободу. У ИТ-специалистов в компаниях, осуществивших переход к облачным технологиям, появляется свободное время для решения стратегических задач, способствующих росту бизнеса, ведь им больше не нужно тратить время на обслуживание серверов, внесение исправлений и обновлений в ИТ-систему на объекте. А если требуется увеличить масштаб, расширить функции и возможности системы, то это можно сделать практически мгновенно, не привлекая новых специалистов, не тратя время на внедрение и не приобретая новое оборудование.

Предоставление решения по схеме On Demand (при необходимости) позволяет свести к минимуму первоначальные затраты на приобретение лицензий и существенно снизить требования к ИТ-инфраструктуре и персоналу.

Рекомендация 3. Грамотный подход к бизнес-аналитике

Еще одной значимой тенденцией (и одной из самых крупных проблем) в мире ИТ является увеличение объема данных.

Количество создаваемых в мире данных уже давно вышло из-под контроля. Человеческий разум не в состоянии охватить масштабы роста данных. Согласно недавно опубликованному в журнале Computerworld отчету IDС, к 2020 году объем данных на планете увеличится в 44 раза. Перегруженность информацией представляет угрозу продуктивности и конкурентоспособности, поскольку значительно ограничивает возможности поиска, анализа и реализации потенциальных возможностей.

К сожалению, многие компании СМБ сегодня пытаются создать систему бизнес-аналитики, собирая в одном месте все электронные таблицы и обмениваясь ими с помощью электронной почты или через физические носители. Возможно, такой подход был эффективным лет 10 назад, но сегодня ситуация изменилась.

Теперь компании СМБ могут получить информацию, которая поможет им сократить затраты и повысить доходы, с использованием технологии бизнес-аналитики (BI), существенно облегчающей визуализацию, анализ крупных массивов данных, управление ими и составление соответствующих отчетов. Сотрудники получают самые свежие (с точностью до минуты), унифицированные данные об эффективности текущей деятельности по ключевым показателям. Руководители получают сведения, необходимые для принятия взвешенных решений в реальном времени.

Было время, когда технологии бизнес-аналитики были доступны только крупнейшим предприятиям. Сегодня имеет смысл внедрять BI-технологии даже в компаниях СМБ с доходами около миллиона долларов

Программные продукты позволяют решать самые разные задачи в сфере бизнес-аналитики: от оперативной отчетности и необходимых анализов до визуализации данных в соответствии с самыми жесткими мировыми стандартами. Мощные средства интеграции данных и управления данными позволяют получить информацию, необходимую для принятия взвешенных решений, а готовые хранилища данных можно быстро развернуть и использовать для анализа данных из разрозненных источников в реальном времени.

Крупные массивы данных становятся еще крупнее. Независимо от того, какое решение бизнес-аналитики будет выбрано, оно должно помочь получить полное представление о происходящем и повысить потенциал вашей организации (персонал, знания о клиентах, цепочка поставок и т. д.) для извлечения максимальной выгоды в повседневной деятельности.

Рекомендация 4. План, план и еще раз план

Когда речь заходит о составлении ИТ-бюджета, планирование — это то, на чем часто экономят, чем пренебрегают или, в лучшем случае, переносят на плечи поставщиков и консультантов.

Очень важно руководить процессом ИТ-планирования в своей организации, отвечая за исходные данные, принимаемые решения и результаты. Начать необходимо с четкого и реалистичного определения требований, желаемых результатов, бюджета и сроков. Это единственный проверенный способ учесть новые требования бизнеса и последние тенденции в мире технологий, обеспечивая тем самым успех ИТ-проекта.

Размытые цели, нечеткие бюджетные ограничения, неясный масштаб мероприятий по внедрению инноваций или реализация этих мероприятий исключительно потому, что «сейчас все так делают», вероятно, говорит об отсутствии четкого понимания потребностей организации. В этом случае практически невозможно точно оценить время и усилия, необходимые для успешного завершения проекта. Необходимо снова все обдумать и решить, какие цели и когда должны быть достигнуты, и что должно быть сделано в первую очередь. Принимать такие решения нужно с учетом текущих потребностей бизнеса и возможностей бюджета.

Рекомендация 5. Тщательно изучите поставщиков ИТ-решений

Многие уникальные ИТ-продукты и услуги изначально создаются для крупных предприятий, а затем масштабируются для компаний СМБ. Такие решения хорошо проявили себя; кроме того, они довольно доступны. Да и кто усомнится в качестве и эффективности продукта или услуги, используемых в крупнейших компаниях мира?

В компаниях СМБ, которые невнимательно подходят к выбору поставщика ИТ-решений, реальность быстро все расставляет по местам: ИТ-расходы непрерывно растут, а количество дополнительных пользовательских настроек, необходимых для эффективного использования корпоративного решения в компании СМБ, кажется бесконечным.

Компании СМБ сегодня могут вполне правомерно рассчитывать на то, что получат решение, готовое к использованию немедленно и не требующее длительного развертывания. Кроме того, сегодня на рынке много партнеров по внедрению решений с огромным положительным опытом реализации аналогичных проектов.

Специалисты Gartner выделили четыре основных требования, которые должны удовлетворяться передовыми поставщиками ИТ-решений при сотрудничестве с компаниями СМБ. Поставщики обязаны:

• Продемонстрировать неоспоримую ценность предлагаемого ИТ-решения для бизнеса
• Предложить ИТ-решение с учетом существующих ограничений ресурсов
• Предложить гибкие возможности выбора поставщика, ценообразования и развертывания
• Предоставить качественную послепродажную поддержку и обслуживание
  • (Источник: отчет Gartner G00209794, 6 января 2011 г.)

Грамотный выбор поставщика решения позволяет не только использовать его опыт, возможности и рекомендации, но и извлечь преимущества из широкого набора технических навыков, знаний бизнеса, возможностей автоматизации, дисциплинированного подхода и учета культурной специфики проекта.

Кроме того, такой поставщик понимает специфику именно вашей отрасли и имеет опыт реализации проектов в соответствующей сфере. Все это обеспечивает легкое и эффективное усвоение решения вашей командой и позволяет избежать неразрешимых проблем с бюджетом.

Рекомендация 6. Демонстрируйте рассудительность в управлении ИТ-проектами

Эффективное управление ИТ-проектами — один из наиболее традиционных способов расширения возможностей в рамках ограниченного бюджета, но при этом также традиционно игнорируемый.

В компаниях СМБ ИТ-услуги часто предоставляются персоналом ограниченной численности и с ограниченными навыками. Как правило, перед командой ИТ-специалистов ставят два сложных требования: удовлетворить потребности бизнеса и учитывать при этом актуальные тенденции в мире технологий. Поскольку большинство проектов осуществляется при наличии бюджетных ограничений, неудивительно, что иногда даже простейшие ИТ-проекты оказываются под угрозой, нарушаются сроки и превышаются сметы.

Поставщик ИТ-решений — каким бы технически продвинутым он ни был — обречен на провал при отсутствии поддержки со стороны руководства клиента. Компания СМБ должна стать той силой, которая будет двигать проект вперед «изнутри». Это не так сложно, как кажется на первый взгляд, но совершенно необходимо для успешной реализации проекта.

Необходимо обеспечить поддержку проекта соответствующими членами руководства и наладить эффективное сотрудничество команды по реализации проекта (как правило, в нее входят ИТ-специалисты и сотрудники направлений компании клиента) и команды ИТ-поставщика.

Потенциал технологий в создании стратегических преимуществ для вашего бизнеса сложно переоценить. Однако в условиях стремительного увеличения количества устройств, приложений, данных, платформ и поставщиков очень важно тщательно проверять и изучать поставщиков, с которыми планируется работать.

Рекомендуется использовать нисходящий подход к управлению проектами, чтобы гарантировать достижение бизнес-целей в срок и с учетом бюджетных ограничений, а также всех остальных потребностей компании.

• По материалам статьи Решения SAP для малого и среднего бизнеса