Новый дизайн и умный поиск:
выпущена версия СЭД ТЕЗИС 5.1

Задачи нового дизайна

Жизненный цикл дизайна и интерфейса программного обеспечения составляет пять-семь лет. Прошлый дизайн СЭД ТЕЗИС был разработан четыре года назад. У него еще есть запас прочности, но команда продукта стремится идти в авангарде рынка, поэтому пришло время изменений.

Пользователи СЭД ТЕЗИС постоянно дают обратную связь, которая учитывается при развитии системы. Например, руководителям, которые преимущественно контролируют работу подчиненных, требовалась возможность сразу при входе в систему видеть загрузку сотрудников и количество просроченных задач. Другое пожелание исходило от кадровой службы — они хотели, чтобы внесение информации о новых сотрудниках требовало как можно меньше действий.

Команда СЭД ТЕЗИС также привлекла внешних консультантов в области UI/UX, которые помогли провести аудит и разработать рекомендации по дизайну и сценариям работы пользователей.

В новой версии СЭД ТЕЗИС не только появилось множество удобных и полезных механик, но и сохранились привычные принципы работы. Таким образом, пользователям не нужно будет выходить из зоны комфорта.

Новый подход к главному экрану

При взгляде на новый дизайн СЭД ТЕЗИС первым делом внимание привлекает изменение главного экрана. Теперь его центральную часть занимает панель виджетов — окон доступа к различным функциям системы. Это может быть, например, диаграмма с данными по загрузке сотрудников, список важных документов с возможностью быстрого согласования или составная команда, запускающая сложную последовательность действий с минимумом усилий.

В СЭД ТЕЗИС можно работать с готовой панелью виджетов или настроить ее в соответствии с личными предпочтениями. Каждый пользователь может перейти в режим редактирования и группировать, перемещать, добавлять или удалять виджеты.Рынок аутсорсинга информационной безопасности в России: особенности развития и перспективы. Обзор TAdviser 6.4 т

Что же представляют собой виджеты и как они сделают работу удобнее?

Папки поиска и действий, события, важное, история — нужные карточки всегда под рукой

В новой версии СЭД ТЕЗИС появилась возможность выносить на главный экран списки карточек, объединенных различными признаками:

• Содержимое выбранных пользователем папок, например, документы для согласования или задачи на контроле.
• События, то есть назначенные пользователю документы или задачи, отсортированные по сроку исполнения — чем раньше нужно закончить работу, тем выше будет карточка.
• Документы или задачи, отмеченные пользователем как важные.
• Список карточек, отрытых последними за время работы в системе.

В окне виджета будет содержаться основная информация по каждому документу или задаче: название, состояние и т.д. По двойному клику на карточку можно перейти к просмотру детальной информации или ее изменению. Через виджеты папок и событий можно также быстро выполнить действие по карточкам, например, согласовать документ или отправить его на доработку. Доступные для каждой записи опции представлены в выпадающем меню.

Это сэкономит время, так как самые необходимые карточки оказываются у пользователей на виду, им не нужно уходить с главного экрана и тратить время на то, чтобы открыть документ или задачу и выполнить ожидаемое действие.

Визуализация: диаграммы и календарь

По запросам заказчиков продолжается развитие инструментов визуализации данных в системе.

На главный экран можно вывести в виде диаграммы любой из настроенные в СЭД ТЕЗИС отчетов, к примеру, по входящим документам, журналам канцелярии или загрузке сотрудников. Информация обновляется по кнопке внутри виджета, поэтому у пользователей перед глазами всегда будут актуальные данные. Это поможет быть в курсе событий без усилий.

Также на главный экран можно вынести календарь с подсвеченной актуальной датой. Виджет позволяет переходить к другим месяцам или просматривать список документов и задач, по которым необходимо закончить работу к конкретной дате. Календарь поможет в планировании и соблюдении сроков. Вдобавок к этому появилась возможность отдельно вынести список сотрудников, у которых скоро день рождения.

Заметки

Еще один полезный виджет позволяет размещать на главном экране текстовые заметки с планами, списками дел, идеями, напоминаниями. По сути, это нечто наподобие бумажных стикеров, которые люди клеят на своих рабочих местах. Однако заметки в СЭД ТЕЗИС более функциональны — к ним можно добавлять изображения или ссылки, форматировать.

Составные команды

Этот виджет — логическое продолжение функциональности, которая появилась в прошлой версии СЭД ТЕЗИС. В систему добавились команды, которые позволяют выполнять практически любые действия: создавать задачи, открывать документы, запускать по ним процессы и так далее. Запускать такие команды можно через голосовое управление или путем ввода текста в специальное окно. Кроме того, в системе можно объединить последовательность из нескольких действий в одну составную команду. Например, если создать команду «Сделать еженедельный отчет», то по ней будет автоматически создаваться задача с нужным сроком и описанием, которая сразу же будет отправляться исполнителю.

В СЭД ТЕЗИС 5.1 управление при помощи команд стало еще удобнее. Теперь их можно вынести на главный экран в виде виджета. Чтобы выполнить сложную последовательность действий, достаточно будет нажать одну кнопку.

Другие изменения главного экрана

Верхнее меню, кнопки для быстрого создания договоров, документов, задач и совещаний, а также сами карточки принципиально не изменились, но в целом отведенное для них пространство используется более рационально, ключевые элементы стали более крупными и заметными, внешний вид — более современный. Все это направлено на то, чтобы сделать дизайн более интуитивно понятным.

Отдельно стоит остановиться на уведомлениях. В новой версии СЭД ТЕЗИС был использован стандартный подход с «колокольчиком» в верхнем меню. При нажатии на него разворачивается весь список уведомлений, при этом их цвет различается в зависимости от категории.

Усовершенствованный поиск

Еще одно глобальное изменение — возможность подключит базу данных Elasticsearch для поиска документов. Это одна из самых распространенных технологий в мире. Ее используют таких гиганты как Wikimedia, Netflix и Amazon.

Elasticsearch позволит обеспечить высокую скорость даже при большом количестве документов и предлагать более релевантные результаты. Пользователь сможет найти документ или задачу даже если совершил опечатку или забыл нужное слово и использовал синоним.

Вдобавок к этому Elasticsearch имеет много технологических преимуществ. За счет ускорения переиндексации будет проще переносить функциональность поиска при обновлении версии системы. Индексы не нужно дублировать на каждый middleware-сервер, что особенно актуально для заказчиков с большими кластерами. При повреждении данных на одном из серверов не потребуется тратить время на переиндексацию. Кроме того, данные теперь будут храниться структурированно и в формате Json, за счет этого Elasticsearch подойдет для создания архивной базы данных.

СЭД ТЕЗИС 5.1 станет доступна заказчикам осенью 2021 года и откроет новую страницу в истории продукта.