2021/12/09 16:14:52

Константин Истомин, Directum: «Эволюция документов и процессов проявляется в том, что они неотделимы друг от друга»

Когда сегодня заходит речь об электронном документообороте (ЭДО), обычно говорят о том, что классическое автоматизированное делопроизводство (СЭД) превращается в другой класс систем. Но вот относительно того, что это за новые системы, мнения экспертов расходятся. Сегодня говорим о существенных аспектах развития цифровых технологий с исполнительным директором компании Directum Константином Истоминым

Константин
Истомин
Говорить только о классах систем – значит надевать на себя шоры

Одни эксперты говорят, что документов больше нет, они растворились в более общем понятии «корпоративный контент», а СЭД превратились в СSP. Другие утверждают, что все ушло в бизнес-процессы, и главенствуют теперь BPM-системы. Что важно в развитии современного электронного документооборота?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: Система Directum, и Directum RX как ее новое поколение, никогда не была «системой автоматизации делопроизводства». Мы вышли на рынок 20 лет назад и сразу как ECM-система с сильным workflow-движком. Но сейчас границы классов ПО все больше размываются, да и заказчикам не важно, к какому типу относится программный продукт – ECM или BPM. И в целом эти термины далеки от людей. CSP – это вообще взгляд со стороны технологий. Я уже перестал опираться на классификацию систем по Гартнеру, она порой мешает. Мы, как и другие мировые вендоры, смотрим на потребности клиентов и ищем способы их максимально эффективного закрытия, не ограничиваясь рамками классов систем.

Поэтому мы говорим проще и понятнее - «система управления цифровыми процессами и документами».

Эволюция документов и процессов - в том, что они неотделимы друг от друга: любой процесс сопровождается, как правило, какими-то артефактами. В системе Directum никогда не противопоставляли понятия процесс и документ, и мы считаем, что это как раз есть наше конкурентное преимущество. Российский рынок CRM-систем: оценки, тренды, крупнейшие поставщики и перспективы. Обзор TAdviser 149 т

Отдельный вопрос - как в современных условиях трактовать понятие «документ», и когда можно обойтись без него другими видами контента. Информация изначально может существовать в виде записи. Но хранение в таком формате имеет риски: критично изменение структуры базы данных, не всегда можно гарантировано воспроизвести информацию в человекочитаемом формате. Когда нужно что-то значимое для бизнеса зафиксировать, данные так или иначе превращаются документ (формата doc, xml, pdf и др.) с электронной подписью (ЭП). Поэтому пока потребность в юридической значимости для человечества существует, то останется место для систем, работающих с цифровыми документами.

Процессы тоже перестают быть обязательным элементом управления. В компаниях широко используются разнообразные инструменты коллективной работы, которые вообще не вписывают в парадигму workflow, предлагают иной подход к работе с контентом - вспомните такие популярные системы, как Miro, Slack, Jira, Notion и другие. Поэтому говорить только о двух классах систем (ECM/BPM), это значит надевать на себя шоры. Жизнь сейчас разнообразнее.

Если говорить о постепенном вырождении документов, то о каких документах или процессах идет речь в первую очередь?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: Есть процессы, в которых «подтверждение с подписью» никому не нужно, а значит, документ не нужен, достаточно записи или задачи. Например, заявка на ремонт стула не требует служебной записки и ее подписания. Это нормальный реинжиниринг при цифровизации, когда убираются лишние элементы: сущности и этапы процесса. Даже по кадровым процессам, где есть высокие опасения по юридическим спорам, можно большую часть документов устранить. Эксперты Российского института профессионального кадровика на конференции Directum Enterprise Forum говорили, что до 80% кадровых документов, которые традиционно ведут на предприятиях, это те, от которых можно просто отказаться.

Например, приказ о приеме на работу перешел из разряда обязательных в возможные, а приказ о командировании или о работе в нерабочие дни как документ должен существовать, но не обязательно знакомить сотрудников с ним под подпись, можно сократить этапы процесса.

При этом цифровой след все равно остается в системах. Информацию можно будет найти, чтобы восстановить историю и даже предоставить в суды.

Инструменты для командной работы, как Вы заметили, по сути, противоречат классической идее управления процессами. Как вы полагаете, как соотносятся такие инструменты с ECM/BPM-системами?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: Командная работа, LEAN, Agile — это управленческие технологии в стиле «менеджмент 3.0», которые становятся все более популярным. Мы переходим в эпоху VUCA-мира (Прим ред. Volatility - изменчивость, Uncertainty - неопределенность, Complexity - сложность, Ambiguity - неоднозначность). И потребность организаций быстрее изменяться и адаптироваться усиливает движение к еще большей гибкости: нет времени долго писать и потом согласовывать ТЗ, клиенты готовы активнее применять методологию Agile при внедрении систем. Об этом говорят даже на уровне Правительства страны – отражение в нормативке итеративного жизненного цикла систем стоит в планах Минцифры.

Нужна уже не только гибкая настройка процессов, но принципиальная гибкость вне «регламентов». И это еще одна причина для нас не держаться за термины ECM или BPM, а смотреть на потребности заказчиков.

2020 год научил и нас и клиентов по-новому взглянуть на командную работу: цифровым становится не только контент, но и взаимодействие. В ответ на эти вызовы мы выпустили решение Directum «Agile-доски». Дело в том, что публичные инструменты task-трекеров скомпрометированы незащищенностью - вспомните апрельскую ситуацию с Trello. Но если такой инструмент интегрирован в корпоративную систему управления, то он сразу получает прозрачную связку с задачами и исполнителями компании, органичное использование вложенных документов и другого контента и решает вопросы безопасности.

По Вашему мнению, каким еще требованиям должна отвечать современная система ЭДО для того, чтобы соответствовать трендам?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: Чтобы соответствовать темпам развития заказчиков, система должна иметь высокую степень готовности. Набор готовых решений делает внедрение быстрее, а поддержку - дешевле.

Свои решения мы разрабатываем на единой платформе. При этом выходим за рамки концепции CSP (Content Service Platform) и рассматриваем слово «платформа» шире – как основу для построения экосистемы ИТ-решений предприятия. Low-code, ИИ, работа с юридической значимостью, с разными форматами контента – это сквозные технологии, которые обеспечиваются на уровне платформы и пронизывают все решения.

Переход в архитектуре от монолитных систем к микросервисам – общемировая тенденция, и Directum RX развивается в этом же направлении. Микросервисы упрощают развертывание, их можно ставить и усиливать по необходимости. Они обеспечивают масштабируемость и отказоустойчивость – важный фактор для крупных систем. При грамотном использовании микросервисы и асинхронная обработка дают общее увеличение быстродействия.

Переходя на новую архитектуру, мы реализовали и все требования по импортозамещению, теперь мы полноценно поддерживаем работу как под Windows, так и под Linux. Кросплатформенность – тоже актуальное требование заказчиков.

Обновление платформы «два в одном» заняло больше времени, но и профит получился гораздо больше, чем просто импортозамещение. В задачу по перестройке мы усиленно инвестировали два года, не все вендоры из старых игроков рынка готовы осилить этот путь. Параллельно мы не сбавляли темпов по функциональности и готовым решениям. Сейчас мы успешно переводим клиентов на новую платформу и двигаемся дальше.

А low-code вы включаете в комплекс современных требований к ЭДО?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: У нас еще на платформе Directum 5 использовался инструмент прикладной разработки, где можно было без программирования создавать сущности (справочники, типы документов), рисовать формы для них, задавать маршруты движения (процессы). Сейчас это стали называть low-code системами. Но в Directum такой подход был заложен изначально, и для наших клиентов это естественно, поэтому мы тут не шумим в маркетинге, это пройденный для нас этап.

Сейчас в Directum RX мы больше ориентированы на развитие набора готовых решений с продуманным слоем no-code настройки. Такой подход гораздо более эффективен для широкого круга заказчиков, нежели создание заказных решений на базе low-code платформы.

Но для крупных компаний важны глубокая адаптация и масштабируемость. И мы понимаем потребности этого сегмента. В Directum RX также встроена современная low-code среда разработки, а когда нужно разработать какую-то специфическую бизнес-логику, программист может работать в полноценном редакторе кода. Это позволяет реализовать масштабные проекты с тысячами одновременных пользователей, миллионами экземпляров процессов и документов.

Какие решения в корпоративном секторе на текущий момент можно назвать уже типовыми, а какие перспективными?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: Я бы выделил три уровня решений – типовые, новые для рынка, но уже освоенные нами и клиентами, и перспективные – те, которые находятся в стадии разработки и первых внедрений компаниями-новаторами. Типовые – это делопроизводство, договоры, закупки, совещания. Новые – внешний ЭДО, финансовый архив, долговременный архив. Перспективные – интеллект, кадровый ЭДО, налоговый мониторинг. Но везде есть нюансы, бывает новый взгляд на старые процессы.

Интересный и массовый пример – новые проекты и развитие в ДЗО ПАО «Газпром», где классические задачи делопроизводства и управления договорами начинают внедряться с добавлением интеллекта. Для 50% предприятий направления добычи, 60% предприятий по транспортировке и 65% по переработке компания Directum является поставщиком системы электронного документооборота. Внедрения идут на платформе Directum RX и с использованием интеллектуальных инструментов Directum Ario. К сферам применения ИИ относятся, во-первых, уже традиционные и тиражные для нас задачи – классификация и извлечения реквизитов при обработке входящих, и более нестандартные, например, архив проектно-сметной документации c элементами интеллектуальной обработки.

Кроме того, классическое делопроизводство зачастую дополняется внедрением выделенного конфиденциального контура с дополнительными уровнями защиты, и задачами по долговременному хранению. Компания Directum одной из первых «прокачала» тему долгосрочного хранения. Это новое направление для рынка, его проработка включена в программу «Цифровая экономика». И если для кого-то это еще терра инкогнита, в связи с неразвитостью законодательства и опасениями заказчиков, то для нас – уже реализованные проекты.

Просто электронного обмена с контрагентами через сервис ЭДО уже недостаточно. Нужна бесшовная интеграция в процессы внутренней системы и финансовый архив. Минимизация кликов пользователя, исключение обращений к интерфейсу сервиса ЭДО. Многие наши клиенты успешно прошли эту стадию: «Метро», «Подружка», «Самокат», «Лореаль», «Башхим».

Типовая потребность в финансовом архиве реализуется в проектах довольно часто. Например, электронный финархив «Мерц Фарма» сократил время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей. Эффект от этого решения могут усиливать новые модели бизнеса, например, выделение ОЦО, когда централизация функций может дать существенное снижение затрат и повышения качестве сервисов. В такой структуре и от внедрения системы отдача существенно выше. В частности, компания «Алроса» реализовала на базе Directum RX архив ОЦО для бухгалтерских и кадровых документов и процессов казначейства. Активно используют систему также ОЦО ЧТПЗ и «Миррико».

Продолжение задачи финансового архива – налоговый мониторинг. Это перспективная тема, которая пока касается небольшого количества крупных компаний, но это только начало. Мы начинаем переводить и эту потребность из перспективной в «реализованные». Пример - кейс АО «Теплоэнерго» (Нижний Новгород).

Я уже упоминал потенциал оптимизации HR-процессов. Компании могут полностью отказаться от бумаги и получить существенную экономию. И это массовая потребность, тем более, она теперь подкреплена подписанным Президентом законом о КЭДО. Мы год назад выпустили решение HR Pro, участвовали в эксперименте Минтруда, реализовали проекты и готовы к новым запросам рынка.

При внедрении новых решений (долговременное хранение, КЭДО) наши клиенты с передовыми взглядами готовы опережать законодательство, так как цифровая трансформация неизбежна, но нужна глубокая экспертиза на старте, которая усиливается по ходу проекта. Работа непростая, но она движется, и проекты идут. Мы транслируем опыт наших проектов дальше – участвуем в центре компетенций по законодательству при Фонде «Сколково», разбираем технологии и кейсы на конференциях, доносим ИТ-сообществу.

К однозначно перспективным направлениям стоит отнести широкое применение ИИ. Очень интересные проекты появляются на базе Directum Ario. Так. на Directum Enterprise Forum в деталях рассказывали о применении интеллекта представители Объединенного специализированного депозитария и Службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного (АНО «СОДФУ»).

Каким вы видите будущее искусственного интеллекта в развитии систем управления?

КОНСТАНТИН ИСТОМИН: ИИ - не отдельно стоящая технология. Он должен стать частью конкретных процессов, решать конкретные бизнес-задачи. Например, так называемый «робот-юрист» - это, конечно, это не полноценный робот, а интеллектуальный ассистент, который может взять на себя рутинные задачи: проверка комплектности приложений, актуальности реквизитов, извлечение и анализ ключевых условий контракта, прогноз рисков штрафов, просрочки исполнения обязательств. Для реализации этой задачи мы вкладываемся в инновации по более глубокой работе с текстом и предиктивной аналитике.

Интеллект призван обеспечить полную автоматизацию, но даже у самых интеллектуальных механизмов, скажем, распознавания текстов или голоса, точность вовсе не 100%. И потребность в верификации человеком остается. Не все заказчики еще осознают эту тонкость работы ИИ. Проанализировав опыт, мы предлагаем сервис-услугу «100% распознавания», когда заказчик платит не за систему, а за обработанные документы. Облачное размещение ИИ-сервисов при этом позволяет использовать общую базу контента для постоянного обучения и повышения точности.

Мы как вендор фокусируемся на встраивании интеллекта в решения при реализации экосистемы на одной платформе. Таким образом избегаем сложных интеграций, но в качестве точек расширения разрабатываем простые способы сопряжения с разными системами, в том числе, закрытыми. Инструмент Directum Ario One принципиально создан как AI-продукт для обработки контента, совместимый с любыми классами ПО, независимо от наличия ECM/BPM-системы, и затем встроен в коробку Directum RX.

Планируем и дальше развивать ИИ высокой степени готовности: повышая качество и встраивание во все больше процессов внутри системы.