Обзор отечественной Sunrise BPMS – эффективного инструмента для перехода к процессной модели управления предприятием

Сложный ИТ-ландшафт и высокая динамичность бизнеса, что подразумевает частые изменения бизнес-процессов, – вот главные отличительные особенности современных компаний, идущих по пути цифровизации бизнеса. Исходя из этих особенностей потенциальных клиентов, разработчики взяли за основу три ключевых подхода:

• Тесная интеграция с решениями «1С» как наиболее популярного отечественного семейства ERP-решений, что соответствует актуальным задачам импортозамещения в ИТ. Такая интеграция обеспечивает существенное расширение базовых возможностей решений «1С». Кроме того, появляется возможность легкого обмена данными между процессным ядром и наиболее популярными у заказчиков систем корпоративного уровня.
• Функционал Low-code – обеспечивает инструментарий моделирования бизнес-процессов и пользовательских форм, не требующий участия ИТ-профессионалов.
• Открытый код – создаются максимально комфортные условия для интеграции системы управления процессами с разнообразными ИТ-системами предприятия.

В результате система Sunrise BPMS легко встраивается в ИТ-ландшафт, в котором уже присутствует любая конфигурация решений «1С». При этом обеспечивается бесшовная интеграция с «1С» - конфигурациями с использованием понятного и привычного интерфейса. Это означает, в том числе, что система Sunrise BPMS позволяет быстро и эффективно создавать необходимые приложения для автоматизации бизнеса, которые расширяют функционал любых решений на платформе «1С:Предприятие», включая «1С:ERP», «1С:Документооборот», «1C:ЗУП» и др.

Внедрение BPM систем

Решение класса BPM реализует процессную увязку всего функционала корпоративных информационных систем,- отмечает Александр Тихонов, руководитель направления BPM компании BIA Technologies.- А в случае «1С»-ориентированного ландшафта, Sunrise BPMS имеет дополнительные существенные преимущества.

Модернизация и развитие всей структуры не потребует увеличения штата: эти задачи решаются силами либо собственной ИТ-команды с компетенциями «1С» (в крупных компаниях, как правило, такие команды есть), либо силами внешних подрядчиков, которых в стране достаточно много. При этом механизмы Low-code обеспечивают создание и редактирование процессов силами аналитиков – они могут использовать эти инструменты для настройки, как задач процессов, так и форм для пользовательских задач. Реализованный в Sunrise BPMS механизм контроля версий процессов позволяет вносить эти изменения без какого-либо ущерба для рабочего процесса, а координация работы сотрудников обеспечивается за счет перевода их в режим работы в рамках автоматизированных процессов. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8 т

Важно, что система Sunrise BPMS имеет сертификат «1С:Совместимо», который подтверждает, что специалисты «1С» проверили программную разработку на соответствие стандартам «1С».

Управление бизнес-процессами Sunrise BPMS

Ключевые блоки Sunrise BPMS – конструкторы процессов и форм. Конструктор процессов - это визуальный редактор, с помощью которого пользователь создает схему процесса в стандартной нотации BPMN 2.0. С ним можно работать в режиме тонкого и веб-клиента.

Описание и моделирование бизнес-процессов

По мнению разработчиков, эти конструкторы позволяют создавать уникальные кастомизированные решения, способные учитывать все нюансы потребностей конкретной компании. Несомненно, полезна возможность переиспользования форм и формализованных бизнес-процессов, а также адаптации их представления под определенный бизнес-процесс, в том числе, для создания шаблонов в целях массового использования.

Для среды «1С» это означает появление уникальных возможностей,- подчеркивает Александр Тихонов и поясняет: Например, формы в «1С» - конфигурациях, используемые в процессах, настраиваются ограниченным числом шаблонов. То есть существует весьма ограниченное количество возможных форм. Если же требуются нестандартные конструкции, это подразумевает дополнительную разработку.

Яркий пример такой нестандартной конструкции – необходимость создания сквозных процессов.

В «1С» теперь есть такая возможность появилась за счет Sunrise,- рассказывает Александр Тихонов.- В «1С» главная сущность - это документ, и workflow осуществляется в рамках его движения. Таким образом, процессы, не завязанные на маршрут документа, выходящие за контур документа и формы, теперь можно реализовывать с помощью настроек процессов средствами BPM- системы.

Еще одна уникальная особенность Sunrise BPMS - неограниченная глубина вложенности процессов, которая определяется только задачами бизнес-процесса.

Такой подход обеспечивает возможность моделирования процессов различного уровня детализации и логики построения. Самый верхний уровень – процессная модель всей компании, то есть общее представление структуры. Далее идут сквозные процессы, затрагивающие несколько функциональных подразделений. Они, в свою очередь, включают подпроцессы более низкого уровня, которые обеспечивают работу внутри функциональных подразделений. Дальнейшая детализация процессов достигает уровня конкретных атомарных операций на отдельном шаге.

Такая процессная модель компании с детализацией на нужную глубину процессов помогает реализовать управление сквозными бизнес-процессами, обеспечивает оперативное изменение логики построения процессов для компаний любого масштаба и уровня сложности, а также дает возможность создавать роботизированные бизнес-процессы (RPA).

«Sunrise BPMS позволяет создавать разнообразные полностью сервисные процессы (функционирующие без участия пользователей) с рассылкой уведомлений,- рассказывает Александр Тихонов.

Примеры таких RPA: мониторинг исполнения заказов, изменения статусов документов, проверка остатков, резервов, пороговых дат и т.д.

Анализ и контроль процессов

Система BPM преобразует процесс, описанный в визуальном редакторе, в последовательность задач для его участников (пользователей и информационных систем). Очевидно, что средства управления процессами должны обеспечивать определенный уровень контроля за корректностью созданных процессов. В Sunrise BPMS реализованы продвинутые средства такого контроля. Ведь процессное ядро Sunrise не только обеспечивает исполнение задач процесса пользователями согласно описанной схеме, но и выступает единым оркестратором, объединяющим разрозненные информационные системы в единый контур работы с корпоративной информацией.

Автоматизация и исполнение бизнес-процессов

Средства анализа и контроля процессов в системе Sunrise BPMS включают:

• Аналитика на основе отчетов. В системе ведется журнал процессов, который предусматривает гибкие настройки получения данных по всем необходимым полям бизнес-процесса. Типовые и настраиваемые отчеты позволяют контролировать сроки и время исполнения процессов.
• Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ.
• Сбор метрик фактически исполняемых процессов. Мониторинг и анализ времени исполнения производится, как в отношении всего процесса в целом (SLA, соглашения об уровне обслуживания), так и атомарных операций (OLA, соглашения об уровне эксплуатации). При этом показатели SLA сосредоточены на сервисных аспектах, например, время безотказной работы и производительность услуг, а OLA носят более технический характер, представляют собой контракты между отделами внутренней поддержки, которым назначены заявки.

За назначение конкретных параметров SLA и OLA отвечает владелец бизнес-процессы, а конкретные значения параметров назначаются на основании статистики, базовых требований руководства компании или нормативных/законодательных актов.

Результаты такого мониторинга позволяют контролировать процесс и делать прогнозы, что, в свою очередь, помогает управлять сроками и результатами,- отмечает Александр Тихонов.

Мониторинг и анализ бизнес-процессов

• Контроль показателей исполнения процессов и контроль непрерывность работы при оптимизации процессов. Аналитическая обработка позволяет выявлять узкие места процессов, предлагать пути оптимизации и сразу переходить к моделированию новой версии процесса.

Такие данные полезны сотрудникам разных уровней. Так, это могут быть аналитики, которые занимаются бизнес-анализом компании, исследуя различные срезы информации. И могут быть руководители подразделений, которые контролируют деятельность своих подчиненных.

• Автоматизированная проверка на целостность: позволяет обнаруживать потоки, не соединенные с компонентами схемы.
• Анализ взаимосвязей: при оптимизации процесса можно получить информацию о том, на что еще влияют внесенные изменения.
• Версионность файлов: доступна информация об авторах изменений, есть возможность оставлять комментарии.
• Управление версиями процессов и форм и возможности отладки процессов.

Версионность позволяет менять процесс, тестировать новые гипотезы без ущерба для основного процесса, работающего в бизнесе. Данная возможность позволяет также фиксировать все изменения и откатываться при необходимости на более оптимальные схемы,- отмечает Александр Тихонов и резюмирует: Главное, что технологу не нужно руками проверять все связи, корректность настроек, передачу данных между шагами - система все сама проверит.

Таким образом, BPM-решение Sunrise позволяет провести детальный анализ бизнес-процессов организации и обеспечить качественное управление ими на всех этапах жизненного цикла бизнес-процесса. В итоге это приводит к построению операционной модели компании, которая включает:

• моделирование процессов различного уровня детализации и логики построения;
• автоматизацию с учетом уникальных потребностей конкретной компании;
• управление сквозными бизнес-процессами, включая определение оптимальной загрузки сотрудников и планирование ресурсов;
• механизмы Adaptive Case Management, что подразумевает возможность настройки кейсов с произвольными маршрутами.

И при этом обеспечивается управление бизнес-процессами в условиях частых изменений, в том числе, с координацией работы сотрудников и информационных систем.

Интеграционные возможности Sunrise BPMS

Архитектура системы подразумевает единый интерфейс для работы с несколькими информационными системами, включая доступ к данным в рамках процессов. Быстрый доступ к данным из разных систем через конкретные задачи бизнес-процесса обеспечивают развитые сервисы интеграции, которые включают поддержку REST, SOAP, ODATA, внешних источников данных, сторонних native DLL-библиотек, COM-коннектора, а также работу с файловой системой, HTTP(S), FTP и т.д. Именно наличие таких широких возможностей интеграции дает возможность Sunrise BPMS выступать единым оркестратором, способным объединять разрозненные информационные системы.

Развитые сервисы интеграции со сторонними системами и бесшовная интеграция с системами «1С» вместе с механизмами Low-code, RPA и автоматической проверкой процессов на целостность позволяет в ходе автоматизации процессов учитывать уникальные потребности, свойственные конкретной компании,- подчеркивает Александр Тихонов.

Он добавляет также, что в рамках единого окна можно отслеживать всю цепочку операций, независимо от того, из какой системы взяты данные для этого процесса:

Это ускоряет работу сотрудников, минимизирует ошибки и позволяет контролировать все этапы процесса. При объединении конфигураций все данные доступны и не нужны интеграционные сервисы.

Обеспечение комфортной среды для совместной работы сотрудников

Существенный аспект BPMS – возможности совместной работы сотрудников, возникающие в ходе реализации ими бизнес-процессов. На практике компании нередко автоматизируют отдельные бизнес функции или департаменты с использованием специализированных учетных информационных систем. А взаимодействие между департаментами при этом зачастую происходит на уровне таблиц Excel и сообщений электронной почты. Естественно, это обусловливает потери информации, неполноту данных и неконтролируемые сроки исполнения процессов.

В системе Sunrise BPMS коммуникации между подразделениями реализуются в едином контуре без участия email и Exсel. Это достигается за счет того, что:

• документы создаются автоматически, исходя из пользовательской формы;
• файлы с документами прикрепляются к пользовательским формам файлов и передаются от сотрудника к сотруднику в ходе следования документа из одного процесса в другой;
• специальный мастер настройки отправки сообщений, запускает автоматическую рассылку писем с документами по электронной почте, исходя из преднастроенной ролевой модели.

Документы передаются внутри системы автоматически с контролем версий и учетом авторства. Кроме того, Sunrise BPMS предоставляет возможность согласовывать и рецензировать документы, а также организовывать документированное обсуждение сотрудниками рабочих вопросов. Кроме того, возможен мгновенный обмен сообщениями внутри системы в разрезе исполняемого процесса. Есть также возможность создания видеоконференций.

Уровень импортозамещения

Программная система Sunrise BPMS включена в реестр отечественного ПО. Соответственно, согласно требованиям законодательства РФ, данное ПО может участвовать в программах импортозамещения. Что касается всего стека технологий, используемых Sunrise BPMS, они также полностью соответствуют параметрам импортозамещения. Так, процессное ядро выполнено на базе отечественной платформы «1С». В качестве СУБД может использоваться PostgreSQL, а в случае небольшого количества пользователей и малой нагрузки – встроенный файловый вариант. Клиент может использовать ОС Linux.

Результаты внедрения у конкретных заказчиков

В компании BIA Technologies приводят широкий список примеров построения прикладных систем на базе BPM движка: от CRM, ЭДО и решений для HR до узконишевых задач типа управления спецтехникой. По мнению ФИО, перспективным направлением применения BPM является автоматизация сервисных процессов в Объединенных Центрах Обслуживания (ОЦО), когда все взаимодействие с сотрудниками компании выстраивается по принципу мини-приложений/сервисов, которые обеспечивают предоставление услуг по широкому спектру запросов: от справок из бухгалтерии и юридических документов до заявок на ремонт оборудования.

Использование Sunrise BPMS позволяет устранить необходимость привлечения ресурсов разработки. Это сокращает цикл внедрения новых процессов до трех раз,- замечает Александр Тихонов.

Основная предпосылка быстрой окупаемости – высокий уровень внутренней оптимизации. По оценкам вендора, эффективность коммуникаций между подразделениями компании - заказчика возрастает в 5-10 раз, а время, затрачиваемое на проведение аудита бизнес-процессов, сокращается более, чем на порядок, - в 10-20 раз. В среднем на 30% уменьшается время от разработки идеи до выхода на рынок (time-to-market) и на 15% снижаются издержки производственных процессов.

Например, в компании «Деловые линии» на базе Sunrise BPMS автоматизированы ключевые блоки процессов управления спецтехникой: организация учета спецтехники и оборудования, эксплуатация техники и оборудования, движение техники и оборудования, ремонт и обслуживание, сбор фактических параметров расходов (пробег, затраты на ремонт), начисление амортизации. Система помогла компании достичь оптимального соответствия парка погрузочно-разгрузочной техники (ПРТ) бизнес-потребностям, что дало в результате экономию на уровне 42 млн. руб. в год. А за счет предиктивного анализа поломок ПРТ удается дополнительно экономить 7-10% затрат на ремонт транспорта.

Таким образом, к числу самых ярких отличительных черт системы Sunrise BPMS, которые обеспечивают ее конкурентоспособность на российском рынке, стоит отнести простоту пользования на стороне бизнес-пользователей, удобный и интуитивно понятный интерфейс, высокую гибкость системы, возможность быстрой автоматизации с детальной настройкой необходимого процесса, а также возможность интеграции с различными внешними ИТ-системами. Эти особенности дают возможность создавать на базе платформы с минимальными трудозатратами гибкие бизнес-приложения под узкие бизнес-задачи, а также реализовывать уникальные решения, выходящие за рамки стандартных «коробочных» продуктов BPMS.