Как ЕСЭД в Почте России дала новый импульс к цифровизации и повысила исполнительскую дисциплину

Марина Любченко: Действительно, мы совместно с партнерами разработали и внедрили для Почты России одну из самых масштабных систем электронного документооборота в стране. В 2019 году Почта России приобрела новую организационно - правовую форму и стала акционерным обществом. В настоящее время это современное предприятие, которое динамично развивается и поддерживает тренд на цифровизацию. На мой взгляд, проект внедрения ЕСЭД, который мы завершили в то время, дал новый импульс цифровизации заказчика, хотя и до этого на протяжении ряда лет в Почте России активно развивались цифровые сервисы.

На сегодня Почта России включает все регионы Российской Федерации. Все филиалы по территориальному признаку отнесены к 9 макрорегиональным центрам. Таким образом, система электронного документооборота обеспечивает работу разветвленной структуры федерального масштаба. Без ложной скромности могу сказать, что, реализовав столь сложную систему, мы не удивились, когда по итогам международного конкурса «1С:Проект года» проект по внедрению ЕСЭД в Почте России победил в номинации «Самый масштабный проект» в 2019г.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 7.8 т

ЕСЭД в Почте России была создана на базе продукта «1С:Документооборот». В 2014 г. компания утвердила новую ИТ стратегию, отразившую вызовы бизнеса и направленную на модернизацию и цифровизацию существующих процессов. Основным направлением стратегии было развитие электронного документооборота. В эксплуатации компании находилась СЭД, которая имела ограничения по количеству пользователей и объемам обрабатываемых документов и не позволяла реализовать цели и задачи, утверждённые ИТ-стратегией, поэтому в 2016 году предприятие объявило тендер на модернизацию СЭД. Помимо всего прочего, система должна была обеспечить комфортную работу пользователей в АУП (Аппарате управления предприятием) и в регионах, при этом предъявлялись высокие требования к обмену данными, производительности, информационной безопасности и так далее. Заказчик выбрал программу «1С:Документооборот КОРП» на технологической платформе «1С:Предприятие 8».

Отличительной особенностью ЕСЭД на базе «1С:Документооборота» стал ее масштаб. Система охватила все документационные процессы компании, включая процессы Аппарата управления и филиалов, а также позволила организовать электронный документооборот с филиалами.

В системе традиционно различаем два основных контура: функциональный и технологический.

Что касается функционального контура, то на базе ЕСЭД автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения), локально-нормативными актами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, документами по закупочной деятельности, архивной документацией, служебными записками, протоколами. Также в системе реализован процесс управления архивным делом, процессы организации командировок и ознакомления с документами, - и другие. Для оперативного согласования и подписания документов используется мобильный «1С:Документооборот».

Технологический контур покрывает подсистему администрирования и подсистему информационного обмена со смежными системами. ЕСЭД поддерживает целый комплекс интеграционных взаимодействий: это интеграция с информационной системой обработки обращений граждан, с автоматизированной системой управления закупками и т.д. Cистема электронного документооборота интегрирована с центральной базой данных «Зарплата и управление персоналом», которая содержит штатную структуру компании, включая филиалы. Это очень важный аспект, учитывая штатную численность (в Почте России трудятся порядка 310 тыс. человек). Интеграция позволяет ЕСЭД в автоматическом режиме обеспечивать административную функцию по созданию новых пользователей, управлению полномочиями пользователей в соответствии с должностными обязанностями и штатной структурой, а также блокировкой пользователей в случае увольнения и делегированием его задач руководителю с дальнейшим распределением на других сотрудников.

Для повышения эффективности работы внедрен и успешно применяется механизм параллельного редактирования документов. Также можно привести примеры алгоритмов, созданных в ходе проекта и направленных на четкую регламентацию работы пользователей, это: тематики документов, правила обработки данных, правила коммуникаций и т.д. Например, в программе при создании нового документа достаточно лишь указать его вид и тему, остальное программа сделает автоматически: определит порядок и состав действий с документом, назначит права доступа.

Справедливым будет сказать, что анализ и участие в реализации требований АО Почта России как крупнейшего заказчика помогли нам выработать принципиально новую модель работы с документами, которая позже легла в основу типового решения «1С:Документооборот 3.0». Преимущество новой модели в том, что она значительно упрощает работу рядовых пользователей, снижает вероятность неверных действий или ошибок. Для предприятия это означает возможность получать значимые эффекты без лишних трудозатрат.

Кроме того, значительный вклад во внедрение Единой системы документооборота внесли и внутренние 1С-разработчики из Почты России. ЕСЭД поддерживается и развивается благодаря внутренним компетенциям команды нашего партнера. Сейчас в департаменте работает более 100 человек.

Марина Любченко: На сегодня в системе, включая Аппарат управления и филиалы, зарегистрированы порядка 40 тыс. пользователей, из них около 12 тыс. относятся к категории активных. Также предусмотрена возможность подключения пользователей из отделений почтовой связи, то есть фронт-офисов, что может быть востребовано на предприятии в будущем при организации хранения производственных документов из отделений почтовой связи.

В ЕСЭД ежедневно формируются порядка 5 тыс. документов: входящие и исходящие обращения, письма, организационно-распорядительные документы, служебные записки, протоколы и т.д. За год количество документов в системе возрастает более чем на 1 млн.

Для хранения и организации данных ЕСЭД используется свободно распространяемая СУБД PostgreSQL, работающая под управлением операционной системы Linux. Инфраструктуру ЕСЭД обеспечивают 34 виртуальные машины. Логически архитектура системы представляет собой 10 узлов информационных баз. Между узлами организован обмен данными, о нем хотелось бы рассказать подробнее.

Требования Почты России к производительности системы были и остаются очень высокими. Соответствие ЕСЭД таким требованиям обеспечивается, в первую очередь, именно высокоэффективными механизмами обмена данными на всех уровнях: обмена между узлами и внутри узлов, а также механизмами синхронизации данных с мобильным приложением, механизмами синхронизации с центральной базой данных (это кадровая база). Упомянутые механизмы, реализованные в ЕСЭД Почты России - уникальны. Их прототипами выступили типовые механизмы «1С», значительно усовершенствованные в ходе проекта. Ключевой особенностью быстрого обмена является использование нескольких потоков с сохранением целостности и консистентности данных. На момент ввода системы в промышленную эксплуатацию были установлены и достигнуты следующие целевые показатели: время доставки пакетов между узлами - не более 20 мин., ожидание в очереди маршрутизации внутри узла - от 45 сек (для рассылки до 5 участников) до 300 сек (для рассылки с числом участников более 50ти). Запас прочности системы на момент ввода в эксплуатацию оценивался как десятикратный.

Марина Любченко: Как это часто бывает, в ходе эксплуатации системы у заказчика постепенно возникают новые требования к ней.

Из наиболее значимых мероприятий последнего времени выделю интеграцию ЕСЭД с информационной системой обращений граждан. Другое значимое решение - трехсторонняя интеграция с конструктором договоров и автоматизированной системой по управлению закупочной деятельностью (АИСУЗ). В её рамках обеспечен сквозной процесс подготовки проекта договора, его согласования в составе закупочной документации, подготовки на его основе договора с выбранным в рамках закупки контрагентом, в дальнейшем – согласование, подписание и принятие его к учету.

В настоящее время запущена интеграция ЕСЭД с сервисом СПАРК в части работы с договорными документами контрагентов, сведения о которых есть в данном сервисе. Также отмечу интеграцию c системой CasePro (решение по работе с процессуальной перепиской) Кроме того, был реализован функционал приема и обработки машиночитаемых доверенностей.

По просьбе Почты России на базе ЕСЭД мы запустили электронный документооборот для ее ИТ-«дочки» - компании «Почтатех». Задача была выполнена оперативно, буквально в считанные дни. Пользователи новой компании были подключены к ЕСЭД по принципу разделения функционала, то есть функциональность была сокращена, но при этом сохранен ряд настроек сквозных процессов, что полностью покрыло потребности ДЗО.

Из интересных проектов развития ЕСЭД выделю реализацию обработки входящей корреспонденции. В рамках этого проекта автоматизирован разбор структурированных писем, что позволило существенно облегчить труд регистраторов, сократить время обработки одного входящего документа с 10 до 3-х минут. Благодаря этой разработке в среднем в месяц высвобождается около 10 000 минут, это 166 часов. Система автоматически выполняет анализ поступившего входящего документа, заполняет необходимые атрибуты карточки документа, определяет тематику обработки и выполняет его регистрацию.

В перспективе также планируется автоматизировать разбор неструктурированных сообщений, подключив возможности искусственного интеллекта.

В рамках развития системы также было оптимизировано автоматизированное рабочее место помощника руководителя. Как правило, подготовку проектов резолюций на поступившие в адрес руководителя запросы выполняет помощник, готовый проект резолюции он направляет на утверждение руководителю. Теперь возможен и другой сценарий: некоторые из резолюций помощник руководителя может сразу направить на исполнение сотрудникам. Топ-менеджер сам выбирает подходящий ему вариант работы с резолюциями, для этого ему достаточно включить (или выключить) одну настройку.

Также отмечу реализованный в ЕСЭД механизм ограниченного количества циклов согласования. Эффективная работа с документом позволяет сократить время на достижение консенсуса. До внедрения этого функционала решения зачастую принимались в эмоциональном режиме, даже несмотря на протокол разногласий требовалось проведение очной встречи с участием генерального директора. Но в рамках автоматизации процесса выполнена удобная подача для руководителя, и если есть консенсус на уровне заместителей, то процесс согласования значительно упрощается. На этапе подписания можно получить согласие от участника, не включенного в первоначальный круг, и не возвращать документ с подписания.

Кроме того, в этом году мы доработали систему прав доступа: заказчик хотел сделать реестр нормативных актов доступным для просмотра пользователям, даже с учетом ограничений по ролевой модели. Так, пользователь в поисковой выдаче теперь увидит названия даже тех документов, к которым у него нет доступа. Это позволяет при обоснованной необходимости запросить и легитимно получить доступ к документу.

Марина Любченко: Тренд на цифровизацию и введение безбумажного документооборота был задан еще в 2019 году, когда мы завершили проект внедрения ЕСЭД.

Из тех задач, которые сегодня решает компания «1С», отмечу обеспечение электронного архива. Совместно со специалистами Почты России мы активно развиваем функционал учета и постоянного хранения документов. Поскольку, как я уже сказала, документооборот Почты России весьма обширный, то и организация архивного дела для компании является очень важной задачей.

У компании стоит задача по реализации метки времени для обеспечения стопроцентного подписания документов квалифицированной электронной подписью (КЭП) в рамках долговременного архива.

В рамках этой задачи мы планируем автоматизировать функционал сводных описей дел, функционал передачи документов на хранение в госархив, учет документов долговременного хранения. Для решения этой задачи команды методологов и разработчиков тесно сотрудничают. За счет составления грамотной методологии и правильной реализации требований в системе можно максимально автоматизировать и регламентировать деятельность сотрудников, в результате специалист среднего уровня сможет обеспечить правильное исполнение архивного дела. Благодаря правильной технологии работы в системе нет возможности искажения информации. Система отрабатывает все необходимые регламенты, тем самым исключая человеческий фактор.

Также перед компанией стоит глобальная задача по обеспечению архивного хранения большого объема производственных документов. С технологической точки зрения создание такого архива - серьезный вызов, поскольку организации каждые сутки требуется передавать на хранение порядка 2,5 млн документов, которые генерируют отделения почтовой связи. На данный момент прорабатываем возможное решение на базе продуктов системы «1С:Предприятие».

Марина Любченко: Как мне кажется, и это мнение разделяет главный методолог Почты России, подходы, которые применялись при решении задачи визуализации простой электронной подписи в ЕСЭД, «Почта» успешно применила в других корпоративных системах, и именно они легли в основу унифицированного корпоративного стандарта.

В рамках ведения оперативного архива у нас была интересная задача по реализации механизма уничтожения проектов документов, потерявших свою актуальность. Причем это был весьма нетривиальный проект, в его рамках реализованы несколько этапов проверок, подтверждение ответственных пользователей и т.д. Был создан регламент по уничтожению, что позволило четко стандартизировать процесс, унифицировать и эффективно автоматизировать его. Таким образом удалось оптимизировать инфраструктуру хранения, а пользователи привыкают работать правильно.

ЕСЭД помогла интегрировать филиалы Почты России в единое информационное пространство. Введение единой методологии позволило повысить исполнительскую дисциплину. Были созданы шаблоны документов, которые используются в рамках документационного обеспечения, удалось сократить циклы согласований в макрорегионах. Кроме того, ЕСЭД стала удобным инструментом оперативного управления процессом документооборота, контроля сроков исполнения, а регионы получили возможность вести переписку с участниками межведомственного документооборота в рамках своих полномочий.

Марина Любченко: Поскольку внедрение ЕСЭД послужило мощным стимулом цифровизации, Почта России постепенно отказывается от бумажного документооборота во всех процессах. В настоящее время внедренная система покрывает управленческий документооборот в объеме порядка 80%, за исключением документов постоянного срока годности. На сегодня только протоколы мероприятий с участием внешних контрагентов по их просьбе могут вестись на бумаге.

Исходящие письма, переписка в рамках межведомственного документооборота, то есть обмена документами между госорганами, также на 99% реализуются в электронном виде. На бумаге остались только те документы, которые имеют ограниченное распространение (с грифом «конфиденциально», содержащие информацию, не подлежащую передаче по МЭДО и т.д.).

Организационно-распорядительная документация и локальные нормативные акты сроком хранения до пяти лет также могут на 99% подписываться квалифицированной электронной подписью (КЭП). На бумаге остается только часть документов из-за вероятных условий. Например, бывают случаи, когда сотруднику еще не оформили КЭП, но у него уже есть право подписи.

Нельзя забывать, что вопрос исключения бумажного документооборота не полностью зависит от самой компании. Во-первых, чтобы это реализовать, нужна жесткая дисциплина внутри предприятия. Во-вторых, стремление перейти на полностью электронный документооборот должно быть синхронизировано с контрагентами и различными ведомствами, то есть здесь организация зависит от других структур.

При этом стремиться к отказу от бумаги можно и нужно, и мы видим, что Почта России этим методично занимается.

Марина Любченко: Чтобы система такого масштаба, как ЕСЭД, могла функционировать, должны быть регулярные сервисы сопровождения и поддержки. Структуру поддержки ЕСЭД можно назвать классической. В Почте России есть первая линия поддержки для фиксации обращений и их маршрутизации, есть вторая линия для консультаций в рамках инструкций и регламентов. Несмотря на большое количество пользователей в системе, они довольно оперативно получают ответы на свои обращения.

Бывают обращения, которые требуют нетиповых решений и серьезного анализа. Например, это требования по развитию или доработке системы либо те случаи, когда в системе фиксируются какие-то ошибки. В подобных случаях подключается третья линия поддержки, которая состоит из собственных 1С-разработчиков Почты России. Наконец, есть четвертая линия, когда для решения тех или иных проблем технологического характера привлекаются специалисты вендора, то есть компании «1С».

С точки зрения сервиса необходимо остановиться на работе службы эксплуатации системы. В рамках наших внедрений мы всегда рекомендуем заказчикам создавать такие службы. В компетенции подобного подразделения входят регулярный мониторинг производительности системы (по специально настроенным метрикам), своевременное реагирование на результаты мониторинга, а также мониторинг инфраструктуры и выполнение технических регламентов.

Марина Любченко: Главное – это сочетание масштаба, мощного функционала и возможности адаптации к новым требованиям. ЕСЭД – универсальная система, которая позволяет оперативно настраивать новые процессы, разрабатывать новые регламенты и довольно быстро запускать сервисы в продуктив. Гибкость и адаптивность достигаются за счет универсального движка бизнес-процессов и механизмов универсальных обменов, встроенных в систему (JSON, XML и т.д.). Также можно отметить большое количество интеграций с другими системами Почты России. ЕСЭД обладает одним из самых полных на сегодня набором современных средств интеграции.

Марина Любченко: В новой версии нашего продукта «1С:Документооборот 3.0» нашло отражение большое количество функций, реализованных на проекте внедрения ЕСЭД в Почте России. В частности, были введены новые правила обработки данных, что позволило увеличить гибкость и адаптивность системы. Мы получили возможность формировать гибкие маршруты, комбинировать их, задавать различные тематики. Также по итогам этого проекта мы включили функционал мобильного клиента, в ближайших планах – развить его для использования в режиме оффлайн.

Наше взаимодействие с «Почтой России» - это подтверждение того тезиса, что большие и сложные проекты всегда благотворно влияют на развитие типовых решений.