Как эффективно управлять электронными подписями сотрудников

Когда в организации трудится много работников, руководителям приходится искать решения, чтобы автоматизировать и упростить внутренние процессы. Нередко главным спасением становится внедрение ИТ-сервисов. Большая доля компаний начинает автоматизацию с перевода бумажного документооборота в электронный. Сервисы ЭДО тянут за собой и появление электронных подписей.

Чтобы процессы были эффективными, бизнесу нужно проанализировать сколько сотрудников участвует в ЭДО, распределить между ними роли, решить скольким сотрудникам требуется сертификат электронной подписи, а после внедрить сервисы в информационную систему. Делать это самостоятельно бывает сложно — требуется методическая и организационная поддержка. Хорошо, если поставщик не только предоставит программный продукт, но и будет помогать на техническом и организационном уровнях.

Особенности внедрения сервисов по управлению электронными подписями

Если число сертификатов электронных подписей в компании превышает 10 штук, то процесс управления жизненным циклом сертификатов — их получение, перевыпуск и отзыв — становится трудоемким и затратным. Ситуация усложняется, если структура компании разветвлена и имеет несколько филиалов и дочерних организаций.

Десять лет назад в попытке помочь крупным компаниям с филиальной структурой разработчики СКБ Контур создали специальный сервис Корпоративный центр регистрации (КЦР), который позволяет оформлять сертификаты электронной подписи на рабочем месте сотрудников.

Главное преимущество корпоративного центра — скорость получения сертификата. Это в два-три, а иногда и в 10 раз быстрее, чем обычное оформление в удостоверяющем центре: в УЦ процедура в среднем занимает сутки, в КЦР — от двух часов, — утверждает руководитель Корпоративного центра регистрации Контура Олег Нечеухин.

Как помогает корпоративный центр регистрации управлять подписями в компании

КЦР — это одновременно сервис и консалтинговая услуга. Компания назначает ответственного сотрудника (администратора), который становится связующим звеном между сотрудниками компании и Удостоверяющим центром Контура. После этого администратор может осуществлять:

• прием заявок на получение сертификатов;
• сбор и проверку документов сотрудников;
• операции управления сертификатами.

Компания может назначить сразу несколько администраторов КЦР и распределить между ними обязанности. Например, кадровому работнику поручить сбор документов на подпись и удостоверение личности, а бухгалтеру — заводить заявки в Удостоверяющий центр и выдавать сертификаты сотруднику.

Кроме этого управлять подписями с помощью КЦР могут не только уполномоченные сотрудники, но и:

• сотрудник компании — непосредственные владельцы сертификата;
• оператор Удостоверяющего центра Контура, который помогает внедрить все процессы в информационную систему компании;
• непосредственно Удостоверяющий центр, которые является движком и координатором всех процессов.

Если организация использует и КЭП, и НЭП

В КЦР можно выпускать не только КЭПы — квалифицированные электронные подписи, но и НЭПы — неквалифицированные электронные подписи. Для удобства компании лучше проанализировать, в каких системах и сервисах сотрудник пользуется сертификатом и выбрать самый удобный вариант. Если выбор сделать трудно, эксперты сервиса помогают пользователям подобрать нужный тип сертификата.

КЭП — самая популярная подпись. Все потому, что ее принимают все системы и сайты и она придает документу юридическую силу в силу прямого указания закона. С другой стороны — ее можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Поэтому в последние три года для внутреннего документооборота бизнес стал предпочитать НЭП — неквалифицированные электронные подписи. Да, ее нельзя использовать в государственных системах, а подписывать документы ей можно только после заключения дополнительного соглашения. Но она дешевле КЭП и получить ее можно без посещения удостоверяющего центра.

Подстроить сервис под себя

КЦР — гибкий продукт, который подстраивается под особенности компании. Например, с помощью API организация может создать уникальные сценарии по работе с электронными подписями и зашить функции сервиса прямо в информационную систему тем самым создать уникальные возможности, которые есть только у нее. С другой стороны, КЦР подойдет не всем компаниям, при выборе решения, стоит ориентироваться на количество подписей и реальные проблемы с посещением удостоверяющих центров.

Сейчас Корпоративным центром регистрации пользуется больше 20 тысяч компании. С января по август 2023 года через КЦР они выдали больше 73,5 тысяч сертификатов электронной подписи. При этом количество сертификатов из года в год только увеличивается, поэтому мы регулярно стремимся улучшать сервис. Чтобы компании могли удобно работать по новым правилам, в будущем мы планируем поддерживать в сервисе возможность выпускать машиночитаемые доверенности. А для компаний с отдаленными филиалами и немногочисленным штатом сотрудников, мы сделаем возможность выбирать — назначать администратора КЦР или удостоверять личность в ближайшем Удостоверяющем центре. Эти изменения позволят сделать выпуск и получение электронных подписей в сервисе еще более удобным, — резюмировал руководитель Корпоративного центра регистрации Контура Олег Нечеухин.

Реклама. 16+

ООО «Сертум-Про», ОГРН 1116673008539, юридический адрес 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715