Чтобы увидеть результат — нужно помнить, с чего вы начинали. Опыт компании Novabev Group в автоматизации грузоперевозок

Александр Виноградов, директор по транспорту Группы

Проект, о котором я расскажу — один из многих, которые реализованы в нашей компании, и один из сотен, выполняющихся в России ежегодно. Здесь нет поражающих воображение результатов и необычных проектных методик. Однако, именно этот проект отлично демонстрирует важность каждого шага-этапа и осознанного целеполагания в процессе работы.

Запомнить, как было раньше

Масштаб бизнеса диктует масштаб и детальность проработки стратегии развития компании, а для ее успешной реализации требуются эффективные, современные, продуманные инструменты. Но в первую очередь, как ни странно, нужно детально зафиксировать состояние бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать. Помня, как ситуация обстояла на начало проекта, вы не забудете, чего вы хотели достичь.

В нашем случае, прежде чем решиться на модернизацию управление грузоперевозками своей продукции, нужно было проанализировать действующую на тот момент систему маршрутизации: логисты вручную, по памяти, составляли маршруты рейсов с каждого склада и для каждой точки доставки отдельно, тратя в среднем 2,5 ч на обработку заказов; распределительный центр, транспортные компании, водители могли долго не подтверждать рейсы и т.д. С такими ключевыми аспектами «как было» мы и вошли в проект по автоматизации процессов грузоперевозок.

Поставить цель

Нельзя начинать проект, если ваш план звучит как «хотим, чтобы было лучше, чем вчера». Конечно, это утрирование, но на практике бывает и так, что компания ставит весьма абстрактные цели и впоследствии оказывается недовольна достигнутыми результатами. Насколько лучше должно стать? Какой конкретно результат вас устроит и как вы будете оценивать эффективность завершившегося проекта?

Хотя бы часть целей должна быть цифровой и измеримой, чтобы давать однозначное, не субъективное представление о том, оказался ли проект успешным. Поэтому руководство Novabev Group определило четкие критерии, эффективность по которым должна была кратно повыситься благодаря автоматизации транспортного подразделения компании:

• снизить затраты на наемный автопарк — до 12%;
• снизить затраты на собственный автопарк — до 10%;
• повысить качество принимаемых решений за счет обеспечения прозрачности управления финансами;
• сократить время на выполнение планирования и распределения рейсов;
• улучшить качество маршрутизации;
• свести к минимуму количество ошибок при формировании взаиморасчетов за рейсы;
• обеспечить контроль пробегов, расходов топлива и запчастей, рабочего времени каждого водителя;
• структурировать аналитическую отчетность.

Выбрать решение

Выбор подходящего решения и партнера для его внедрения, пожалуй, я могу назвать критически важным этапом проекта. Даже если все остальное будет четко спланировано и выверено как часы, несоответствие возможностей продукта потребностям вашего бизнеса или низкие компетенции тех, кто занимается внедрением, на корню могут загубить успех проекта.

Почему мы выбрали именно AXELOT и AXELOT TMS? Мы опирались на две группы оценки потенциального решения:

• Функциональность. Мы четко знали, какая функциональность решения приблизит нас к целевым показателям, и в первую очередь обращали внимание именно на нее. Но на практике мы получили гораздо больше.
  Например, отличительная фишка, которая есть у AXELOT — сейчас согласно распоряжению Министерства транспорта, помимо данных о водителях, еще указывают исполнителя (ЕГРЮЛ, номер договора, адрес, телефон). AXELOT TMS — была единственной на российском ИТ-рынке системой, в которой эти поля для заполнения на момент выбора присутствовали в типовой версии.
• Опыт коллег, которые уже используют решение. Опыт других компаний важен именно с точки зрения удовлетворенности и общих ощущений от владения системой — насколько им с ней комфортно?
  Потенциал решения AXELOT TMS очевиден: нас интересовали ощущения линейного персонала, мидл- и топ-менеджеров, эксплуатирующих подразделений. На наши вопросы мы получили ответы, которые полностью удовлетворили руководство и помогли определиться с выбором.

Реализовать проект

Начиная проект, мы понимали, что процент автоматизированных операций/процессов должен быть максимально возможным в условиях ограничений проекта по срокам. Сразу на запуске мы получили ряд отличных результатов:

• Одним из ключевых преимуществ системы стал автоматический расчет стоимости перевозок, который избавил компанию от трудоемких ручных вычислений. AXELOT TMS анализирует множество параметров — от маршрута и типа груза до рыночных тарифов — и генерирует точные финансовые прогнозы, сокращая риск ошибок и необоснованных затрат.
• Не менее важным стал механизм системного распределения заявок между перевозчиками. Платформа учитывает не только стоимость услуг, но и историю сотрудничества, загруженность партнеров, специализацию и соблюдение SLA. Такой подход исключил субъективный фактор при выборе исполнителей, оптимизировал загрузку автопарка и укрепил доверие среди подрядчиков за счет прозрачности критериев отбора.
• У перевозчика есть возможность отражать в AXELOT TMS время и дату прохождения точек, а также различные события в рейсе. Каждое изменение маршрута, остановка или отклонение от графика фиксируются в системе, что позволяет логистам оперативно корректировать планы и информировать клиентов о статусе доставки, а также оперативно принимать и обрабатывать отклонения и претензии. Для контроля за движением грузов у AXELOT также есть мобильное приложение, которое позволяет напрямую получать данные от водителей.
• Также AXELOT TMS дала компании дополнительные возможности — теперь Novabev Group может без проблем оказывать экспедиционные услуги внешнему рынку и автоматически выполнять поиск кругорейсов.

Сравнив полученные результаты с теми целями проекта, о которых я рассказывал ранее, мы увидели качественное улучшение работы.

Результаты в цифрах

Новая функциональность — это замечательно. Однако, как мы помним, перед началом проекта необходимо ставить цифровые цели, поэтому важно сравнить полученные измеримые результаты с тем, что было запланировано. Так вы не только поймете, принес ли проект ожидаемый результат, но и наверняка найдете точки роста – что можно улучшить в рамках дальнейшего развития.

Мы по итогам внедрения AXELOT TMS получили следующие результаты:

• сокращение финансовых трат на оплату труда логистов и документооборот — на 35%;
• увеличение количества точек в рейсе — на 10%, тоннаж — на 7%;
• минимизация влияния человеческого фактора при выборе перевозчика;
• снижение нагрузки на линейный и управленческий персонал — до 30%;
• ежедневная автоматическая рассылка итогов планирования следующего дня с ключевыми показателями и ответственными.

Главное текущее достижение — сокращение трудозатрат на маршрутизацию и, как следствие, экономия финансов. Если ранее планирование рейсов, особенно на крупных складах компании, занимало 2-2,5 часа, то сейчас с AXELOT TMS это время сократилось до 17 минут, а в перспективе — будет составлять 12 минут благодаря закономерному перераспределению зон ответственности персонала. При этом мы смогли значительно расширить окно приемки заказов, ведь теперь на маршрутизацию нужно на 2 часа меньше времени.

AXELOT TMS доказала свою эффективность: менее чем за год затраты компании на транспортную логистику сократились минимум на 12%. Более того, без внедрения системы и с таким агрессивным ростом поточечной доставки компания потратила бы намного больше денег на перевозки, чем стоил проект автоматизации.

𝓲

Фото: Novabev Group

Успех Novabev Group — это история о грамотном целеполагании и о том, как стратегическая прозорливость реализуется из идеи в жизнь благодаря современным технологиям и многолетнему опыту внедрения поставщика логистических услуг. Каждый этап пути компании к оптимизации транспортной логистики был тщательно спланирован: от анализа текущих и потенциальных проблем до выбора программного продукта, способного не просто решить конкретные задачи, но и заложить основу для перспективного роста.