Владимир Андреев, Docsvision: Выбор СЭД сегодня — это выбор основы для сквозной автоматизации на годы вперед
Рынок систем электронного документооборота за последние годы заметно изменился: ушли зарубежные вендоры, выросли требования к архитектуре и безопасности, а сами СЭД все чаще используются как платформы для сквозных цифровых процессов. В интервью TAdviser Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», рассказывает о новых требованиях к СЭД, роли ИИ и low-code, типичных ошибках при выборе системы и проектах, где внедрение дает измеримый бизнес-эффект.
Андреев
Чем рынок СЭД сегодня отличается от ситуации 5 лет назад?
Владимир Андреев: За это время рынок изменился кардинально. Изменились и технологии, и ожидания заказчиков, и роль СЭД в корпоративной ИТ-архитектуре. Эти сдвиги настолько масштабны, что недавно мы перезаписали наш общедоступный видеокурс по внедрению СЭД — подходы, актуальные несколько лет назад, сегодня уже не работают. Во-первых, пять лет назад на российском рынке доминировали западные системы. Крупные заказчики чаще всего предпочитали OpenText и Documentum. Уход западных вендоров открыл окно возможностей для отечественных разработчиков. С одной стороны, выбор стал проще, с другой — конкуренция между российскими вендорами резко усилилась. Крупные интеграторы, которые раньше внедряли западные продукты, начали активно предлагать собственные разработки. Сейчас на рынке десятки решений, и клиентам все труднее в них ориентироваться.
Во‑вторых, существенно изменился сам подход заказчиков к владению системой. Если раньше СЭД чаще воспринималась как внешнее решение «под ключ», которое полностью развивается силами интегратора, то сегодня крупные организации все чаще целенаправленно формируют внутреннюю экспертизу. Возникают собственные центры компетенций, и от платформы ожидают возможности самостоятельного развития — отсюда рост интереса к low-code и no-code инструментам.
Третье важное изменение — смещение центра принятия решений от ИТ‑подразделений к функциональным заказчикам. Сегодня СЭД покупают не только как платформу, но и как набор прикладных решений под конкретные бизнес‑задачи: долговременный архив, автоматизация договорной работы или юридической функции, конфиденциальный документооборот, работа с кадровыми документы и процессами и т. д. Это означает, что вендору важно говорить с бизнесом на предметном языке и предлагать готовые функциональные модули, а не только технологическую основу.
Также за последние годы резко выросло влияние нормативных требований. Машиночитаемые доверенности, долгосрочное хранение, информационная безопасность, новые форматы документов — все это требует постоянных доработок платформы.
И отдельно стоит отметить интерес к искусственному интеллекту. Практически в каждом проекте запрос на ИИ‑функциональность уже звучит, ИИ-опции становятся для СЭД обязательными.
Как эти изменения сказываются на требованиях к архитектуре СЭД?
Владимир Андреев: Запрос в части архитектуры самой платформы стал гораздо более жестким. То, что у СЭД «под капотом», определяется «внешними» пожеланиями заказчиков, например: интуитивно понятная система, соответствие всем функциональным требованиям, современный интерфейс.
Первое требование — возможность гибкого развития. В крупных организациях практически не бывает коробочных внедрений, поэтому архитектура должна поддерживать адаптацию процессов силами заказчика. Low-code и no-code фигурируют в требованиях все чаще. Требования к информационной безопасности стали значительно строже. Появился новый ГОСТ, ужесточились требования к процессу разработки, тестирования и сопровождения. По сути, рынок перешел от DevOps к DevSecOps, когда безопасность закладывается на каждом этапе.
Третье — масштабируемость и сервисная архитектура. СЭД сегодня это не одно приложение, а платформа, на которой живет множество процессов и решений. Отсюда требования к горизонтальному масштабированию, удобству развертывания и обновления, управлению версиями.
В совокупности это означает, что заказчики все чаще смотрят не на текущую функциональность, а на способность платформы жить и развиваться в течение многих лет. Выбор СЭД сегодня — это выбор основы для сквозной автоматизации на годы вперед.
Какие ошибки организации допускают при выборе СЭД, если ориентироваться на ваш опыт проектов последних лет?
Владимир Андреев: Самая распространенная — ориентация на разрозненные «фичи» без учета общей архитектуры. Функциональные заказчики стремятся получить решения под свои задачи, и в результате в компании появляются несколько разных систем (например, отдельные для кадровых процессов, архива, делопроизводства и т. д.). Эти решения трудно интегрировать, сложно сопровождать и практически невозможно использовать для сквозной автоматизации.
Вторая типовая ошибка — поверхностная автоматизация. Часть процессов остается на бумаге или за пределами системы, потому что «так дешевле» или «так привычнее». В результате цифровой след оказывается неполным, а значит, теряется возможность анализа, оптимизации, принятия управленческих решений на основе данных.
Этих ошибок можно избежать, если функциональный заказчик и IT-подразделение принимают решение совместно с учетом видения корпоративной инфраструктуры в целом. Необходимая функциональность должна быть реализована, но если под этим не заложена общая правильная архитектура, то проект рано или поздно зайдет в тупик.
Какой запрос сейчас чаще приходит от заказчиков: внедрить новую систему или модернизировать существующую? Как понять, что компании нужна не замена, а модернизация СЭД?
Владимир Андреев: В практике встречаются оба сценария. Но полная замена корпоративной СЭД — это всегда крайняя мера, означающая отказ от многолетних инвестиций и очень дорогой новый проект. К этому приходят, только если текущая система морально и технологически устарела, а вендор ушел с рынка или прекратил поддержку. Классический пример последних лет — замена западных платформ.
Правильная стратегия заключается в планомерной модернизации и развитии существующей платформы. Если вендор постоянно обновляет продукт, а заказчик своевременно устанавливает обновления, система остается современной, соответствует нормативным и бизнес-требованиям текущего дня. Замена СЭД это признак того, что процесс развития системы был заброшен на годы.
Что бы вы посоветовали крупной компании, которая много лет использует Documentum, а сейчас осталась без поддержки и обновлений?
Владимир Андреев: В такой ситуации, безусловно, нужно переходить на другую платформу. Западные системы не развиваются в России, а бизнес не может стоять на месте. Однако ключевой момент — как именно мигрировать?
Не стоит затевать многомиллиардный мегапроект по полному переносу данных и процессов. Правильный путь — сохранить работу текущих процессов в старой системе и начать переносить функциональность блоками, двигаться короткими циклами, постоянно обмениваться обратной связью. Такой системный подход, как показывает наш опыт, делает миграцию управляемой, снижает риски и в итоге оказывается экономичнее.
Сейчас много говорят об автоматизации типовых процессов и о переходе к сквозным цифровым сценариям. Как, по вашему опыту, развивается этот запрос?
Владимир Андреев: Сегодня СЭД все чаще используется как интеграционная платформа сразу для нескольких классов задач.
Единое хранилище корпоративного контента — файлов документов, аудио, видео, структурированных данных. Здесь важную роль сыграло появление требований Росархива к хранению электронных документов и нормативное закрепление термина СХЭД. На рынке появилось понимание, что в организации должна быть система хранения электронных документов, куда все приложения загружают документы после завершения их оперативной обработки.
Управление бизнес-процессами. Границы между СЭД и BPM-системами размываются, и современные СЭД позволяют моделировать и исполнять сложные сквозные бизнес-процессы.
Единый поток корпоративных задач. «Собрать» все задания, которые ставятся сотруднику в разных приложениях, можно не только в СЭД, но в системах нашего класса работа с задачами чрезвычайно функционально развита.
Шлюз для внешнего взаимодействия с внешней средой организации. Например, с контрагентами (через операторов ЭДО) или с государством (через СМЭВ, МЭДО и различные госсервисы).
Когда такая интеграционная архитектура выстроена, компания получает полный цифровой след по процессам, что открывает возможности для их анализа, оптимизации и непрерывного улучшения.
Готов ли искусственный интеллект сегодня реально помогать в работе с документами?
Владимир Андреев: Да, и не только в рутинных операциях, таких как классификация входящих документов или извлечение реквизитов из скан-копий. Генеративной модели, интегрированной в СЭД, можно задать вопрос по содержанию документа — она быстро найдет ответ, даже если это инструкция на сотню страниц. Можно сравнить согласованный договор и скан, подписанный контрагентом, и получить список отличий. Можно загрузить аудио или видео совещания, и ИИ автоматически составит его протокол. Наконец, можно создавать задачи и поручения голосом, прямо с мобильного телефона. Это не гипотетические сценарии, а некоторые из функций, которые уже поддерживает наш сервис Docsvision AI.
Но существует и другое направление для применения ИИ, не менее интересное и перспективное. Это использование генеративных моделей в low-code среде. Мы сейчас встраиваем нейросети непосредственно в low-code инструменты платформы, и в будущем люди, не обладающие ИТ-компетенциями (руководители проектов, функциональные специалисты и другие «гражданские разработчики») смогут самостоятельно создавать бизнес-приложения на базе Docsvision.
Как правильно измерять бизнес-эффект от проектов по внедрению и развитию СЭД? Какие метрики работают на практике?
Владимир Андреев: Точный расчет ROI — сложная задача, так как требует замеров до внедрения. Мало кто готов тратить время и силы на методы вроде «фотография рабочего дня», когда над сотрудником стоит наблюдающий с секундомером и тщательно записывает каждый шаг. На практике обычно используют качественные оценки и косвенные метрики. Из очевидных можно назвать:
- сокращение прямых материальных затрат на бумажный документооборот (бумага, тонер, почтовые отправления, курьерские услуги);
- ускорение бизнес-процессов, которые можно оценить экспертно (время согласования договора, обработки обращения, подготовки отчета);
- снижение операционных и юридических рисков (например, для решения по управлению юридической функцией подсчитывается статистика вовремя выставленных претензий и выигранных дел).
В ряде проектов такие метрики переводятся в конкретные цифры, включая экономию рабочего времени и финансовые показатели.
Можете привести примеры проектов, где эффект для бизнеса удалось измерить?
Владимир Андреев: Возьмем пример с автоматизацией юридической функции. В компании «ЛУКОЙЛ-АЭРО» внедрили систему управления претензионно-исковой работой на нашей платформе. Речь шла о претензиях за сверхнормативный простой железнодорожных вагонов-цистерн — процессе сложном, многошаговом и чувствительном к срокам. В результате время обработки и перевыставления претензий сократилось с нескольких недель до нескольких минут, а суммарный экономический эффект составил порядка 60 млн рублей только за первый год эксплуатации системы.
Если говорить об ускорении бизнес-процессов, то показателен недавний проект в «Аэропортах Кыргызстана» — авиационном комплексе из 5 международных и 6 региональных аэропортов страны. До внедрения СЭД Docsvision 59% документов обрабатывались дольше одного рабочего дня. После внедрения ситуация развернулась зеркально: сейчас время прохождения в большинстве случаев составляет от 1 до 8 часов (62%), а 12% документов обрабатываются менее, чем за час.
Еще один свежий пример — внедрение системы КЭДО в дистрибьюторе коммерческого автотранспорта «Платформа А». В компании работают более 1000 человек, и после подключения всех сотрудников к КЭДО на базе Docsvision трудоемкость обработки кадровых документов сократилась вдвое — с 3000 до 1500 человеко-часов.
Над чем сегодня фокусируется «ДоксВижн»? Какие продукты, технологии или направления развития вы считаете стратегически важными в ближайшие 2-3 года?
Владимир Андреев: Наши приоритеты на ближайшую перспективу следуют за трендами рынка — это ИИ, развитие low-code инструментов, безопасная разработка и оперативная поддержка новых нормативных требований. Кроме того, вместе с партнерским сообществом Docsvision мы расширяем портфель готовых решений, сокращающих сроки и стоимость внедрения. За последний год мы выпустили новые продукты для создания долгосрочных и оперативных архивов, систем управления жизненным циклом договоров, управления задачами. Еще несколько специализированных решений и low-code конструкторов сейчас готовятся к выходу на рынок.
В стратегической перспективе мы видим Docsvision ядром корпоративной цифровой экосистемы, позволяющим заказчику непрерывно развивать бизнес-процессы, оперативно реагировать на изменения, обеспечивая при этом максимальную гибкость, безопасность и управляемость — силами собственной команды или с помощью наших партнеров-интеграторов.
