Проект

Администрация Бирского создала электронный архив документов

Заказчики: Администрация Бирского района

Бирск; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft)
Продукт: Электронный архив Этлас
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2020/07 — 2020/12
Технология: СЭД
подрядчики - 705
проекты - 6812
системы - 713
вендоры - 340

2020: Создание электронного архива

В связи с активной деятельностью и большим потоком документации перед главой Администрации Бирского района Республики Башкортостан возникла необходимость создания единого электронного архива документов. Об этом «Этлас-Софт» сообщил 26 января 2021 года.

Ознакомившись с рядом систем электронных архивов, руководство остановило свой выбор на системе ЭТЛАС. В ходе проработки данного вопроса был сформирован ряд требований к внедряемой системе:

  • Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
  • Гибкий и быстрый поиск документов, с возможность настраивания параметров поиска.
  • Система должна быть полностью отечественной разработкой и входить в реестр российского программного обеспечения.
  • Наличие потокового ввода документов со сканера.
  • Защита системы от различного вида сетевых атак.
  • Наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.
  • Наличие всех необходимых инструментов для внедрения системы силами специалистов администрации.

После установки системы специалисты администрации своими силами провели настройку системы, а именно:

  • Завели в систему пользователей.
  • Сформировали группы пользователей.
  • Сформировали структуру хранения документов в системе.
  • Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей.
  • Сформировали справочники.
  • Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.
  • Настроили согласованные процессы обработки документов.
  • Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы очень сильно упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы.
  • Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.

В результате внедрения электронного архива помимо решения поставленных задач Администрация получила ряд дополнительных инструментов, которые значительно упростили, повысили надежность и эффективность работы с документами администрации, за счет:

  • создания единой информационной среды;
  • возможности параллельной коллективной работы с документами разных групп пользователей;
  • быстрой регистрации входящей и исходящей документации;
  • централизованного, прозрачного и структурированного хранения электронных документов;
  • быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа.