Проект

Ledvance перешла на обмен документами в Synerdocs

Заказчики: Ледванс (Ledvance)

Москва; Электротехника и микроэлектроника

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Synerdocs
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: SAP ERP

Дата проекта: 2017/12  - 2018/08
Технология: ИБ - Средства шифрования
подрядчики - 222
проекты - 752
системы - 379
вендоры - 188
Технология: СЭД
подрядчики - 621
проекты - 6402
системы - 657
вендоры - 321
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 316
проекты - 2835
системы - 172
вендоры - 99
Технология: ERP
подрядчики - 962
проекты - 9775
системы - 694
вендоры - 283

Содержание

17 сентября 2018 года компания Directum сообщила о том, что производитель люминесцентных ламп в России компания LEDVANCE перешла на электронный документооборот с клиентами. Интеграционное решение Synerdocs и SAP позволило предприятию сократить канцелярские затраты, а также упростить и ускорить процесс отгрузки продукции.

Представительство компании LEDVANCE. Фото: yablor.ru

Предпосылки проекта

С момента открытия производства увеличивалось как количество контрагентов, так и число отгрузок со склада. На сентябрь 2018 года на заводе ежедневно обрабатывается до 150 заявок на поставку продукции. За последние годы значительно увеличился объем бумажных документов, необходимых для отгрузки продукции. Сотрудники логистики столкнулись со сложностями подготовки, печати и сортировки бумаг. Серьезные затруднения также вызывала корректировка документов, так как доставка исправленных версий до получателя иногда затягивалась на несколько рабочих дней. Не было и гарантии в том, что документы не будут утеряны или испорчены в пути.

Ход проекта

Руководство завода приняло решение оптимизировать процесс, в том числе за счет перехода на электронный документооборот с контрагентами. Перед предприятием встал вопрос: настроить обмен через оператора ЭДО (сервис Synerdocs) или EDI-провайдеров, решения которых использовались в АО «ЛЕДВАНС». Оценив правовые риски, остановились на первом варианте.

«
«Юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами может быть обеспечен только в том случае, если услугу предоставляет оператор ЭДО. Именно этот фактор стал определяющим при выборе провайдера для клиента».
»

Проект перехода на электронный документооборот с контрагентами стартовал в 2017 году. Команда АО «ЛЕДВАНС» и Synerdocs выполнила настройку интеграции сервиса с системой SAP R/3. В качестве решения был выбран наиболее простой и надежный механизм обмена данными — через промежуточный сервер по защищенному протоколу SFTP. Сотрудник сохраняет документы в XML-формате на выделенном SFTP, затем сервис интеграции загружает их в веб-клиент Synerdocs — в раздел «К отправке», после чего пользователь может подписать и выслать их контрагенту.

Итоги проекта

«
«На сентябрь 2018 года в сервисе обмена отправляем клиентам свыше 50 документов (УПД) в месяц. Цифра небольшая, поскольку перевели на электронный документооборот лишь малую часть наших клиентов. Однако решение уже зарекомендовало себя как надежный и удобный инструмент оптимизации документооборота. Именно поэтому мы планируем с каждым месяцем наращивать количество клиентов, подключенных к сервису».

Дмитрий Косилов, начальник отдела сопровождения приложений АО «ЛЕДВАНС»
»

Преимущества обмена электронными документами оценили и контрагенты предприятия. В их числе сокращение расходов на бумагу, снижение износа печатного оборудования и трудозатрат на подготовку, печать и сортировку документов, а также быстрый их поиск. Также, в Synerdocs есть возможность отследить текущий статус документа, а использование сервиса освобождает от необходимости физически хранить огромное количество документов — все необходимое доступно онлайн.

АО «ЛЕДВАНС» планирует перевести на электронный документооборот не только большинство клиентов, но и подключить к сервису поставщиков. Также на предприятии рассматривают возможность перехода на обмен электронными транспортными накладными.