Проект

Как «Ракетно-Космический центр «Прогресс» автоматизировал документооборот для 7,5 тыс. сотрудников

Заказчики: РКЦ Прогресс (Ракетно-Космический центр Прогресс ЦСКБ-Прогресс ГНПРКЦ ФГУП)

Самара; Машиностроение и приборостроение

Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: Docsvision СЭД/ECM и BPM

Дата проекта: 2011/01  - 2019/07
Технология: СЭД
подрядчики - 621
проекты - 6402
системы - 657
вендоры - 321
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 316
проекты - 2835
системы - 172
вендоры - 99
Технология: BPM
подрядчики - 272
проекты - 2986
системы - 325
вендоры - 198

«РКЦ «Прогресс» работает в СЭД Docsvision с 2011 года, планомерно развивая свою систему и реализуя возможности новых версий платформы для работы с документами: договорами, служебными записками, распоряжениями.

Один из проектов 2019 года – автоматизация работы с входящими письмами. На предприятие ежедневно поступает 300-350 писем различными способами доставки (e-mail, факс, с курьером) – и теперь все они автоматически обрабатываются в системе, к которой сегодня подключены 7500 уникальных пользователей.

О заказчике

АО «РКЦ «Прогресс» - одно из ведущих предприятий российской ракетно-космической промышленности (ранее ФГУП ГНПРКЦ «ЦСКБ-Прогресс»). Предприятие производит ракеты-носители семейства «Союз», используемые для выведения на орбиту искусственных спутников Земли, а также для обеспечения экспедиций на Международную космическую станцию. Помимо этого, «РКЦ «Прогресс» разрабатывает космические аппараты, предназначенные для дистанционного зондирования Земли.

«РКЦ «Прогресс» - ведущее российское предприятие и один из лидеров мировой космической отрасли по разработке, производству и эксплуатации ракет-носителей среднего класса

Структурно предприятие состоит из 4 филиалов и 3 представительств:

  • Филиалы: НПП «ОПТЭКС» (г. Зеленоград), ОКБ «Спектр» (г. Рязань), Филиал Байконурский, Филиал Краснознаменский.
  • Представительства: Московское, Восточное (г. Циолковский), Плесецкое.

Структура предприятия

Предпосылки проекта

Предпосылкой для начала проекта по внедрению системы электронного документооборота стала необходимость контроля большого количества регламентированных процессов.

Архитектура системы

Реализация проекта

Ключевые этапы

Год Этап проекта
2011Выбор платформы СЭД Docsvision 4.5
2011СЭД. Канцелярия.
2012СЭД. УАКИД. Партнер проекта - Вебзавод (Самара)
2015Появляется собственная команда, которая занимается ЭДО. Переход на версию платформы Docsvision 5. Начинаются активные годы развития системы.
2016СЭД. Договоры филиала (согласование с Центром)
2017СЭД. Служебные записки
2017СЭД. Договоры
2018СЭД. Распоряжения по подразделению
2019СЭД. Входящие письма
В разработкеСЭД. Исходящие письма

Александр Крышталь, начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс»:

«

За 8 лет работы через СЭД прошли десятки тысяч документов, заданий и бизнес-процессов. Активное развитие началось примерно с 2015 года, когда у нас появилась собственная команда специалистов по этому направлению. Мы продолжаем внедрять новые процессы, планомерно реализуя возможности, которые предлагают новые версии платформы Docsvision: повышение скорости работы, оптимизации существующих функций и интерфейса.

»

О проекте в цифрах

Показатели проекта на 2019 год:

  • 1000 одновременных подключений
  • 7000 пользователей СЭД, работающих в центре
  • 450 пользователей СЭД, работающих в филиалах

История проекта

2015-2019: Подключение новых процессов

По состоянию на 2019 год, СЭД установлена на все рабочие места, подключены все филиалы и представительства. В команде проекта 4 разработчика и 4 специалиста технической поддержки.

Автоматизация обработки входящих писем

Один из завершённых в 2019 году блоков – оптимизация обработки входящих писем в Центральной канцелярии. Процесс был реализован в СЭД и ранее, но не был масштабирован на все подразделения предприятия.

Сегодня входящее письмо может быть зарегистрировано в системе не только делопроизводителем или сотрудником канцелярии: настроено также автоматическое формирование карточки из письма, полученного по факсу или e-mail, после чего оно поступает на рассмотрение к сотрудникам канцелярии.

Схема процесса


Эффект от автоматизации обработки входящих писем:

  • Удалось существенно сократить время на доставку писем (бумажный документ доставлялся до 3 дней), на регистрацию писем, поступивших по e-mail или факсу, исключить их дублирование и обеспечить чёткий контроль выполнения резолюций с помощью настроенных отчётов из СЭД.
  • Docsvision интегрирована с внутренним порталом на базе MS SharePoint 2016, с базой данных отдела кадров для загрузки информации в справочник сотрудников, с базой ЕГРЮЛ от ФНС для загрузки информации в справочник организаций.
  • В СЭД ежедневно создаётся порядка 300 карточек.

Вид карточки входящего письма

2013-2015: Миграция на версию Docsvision 5

В период с 2013 по 2015 годы произведена миграция системы на версию Docsvision 5. В это же время появляется собственная команда специалистов для работы по направлению «электронный документооборот». Начинаются активные годы в развитии системы.

2011-2012: Первый этап

Специалисты системного интегратора «Вебзавод», основываясь на своем опыте внедрения ЭДО, предложили создать решение на платформе Docsvision. На базе платформы были созданы две подсистемы: «Канцелярия» и «УАКИД» (учет и автоматизированный контроль исполнения документов).

Первые результаты, полученные от использования системы:

  • регистрация всех входящих, исходящих, распорядительных документов в СЭД;
  • автоматическая публикация документов на корпоративном портале;
  • автоматическая рассылка сотрудникам, исполнителям по этим документам для ознакомления или для исполнения;
  • контроль согласования документов с возможностью контроля отдельных пунктов, подпунктов, разделов;
  • контроль периодичности исполнения пунктов, подпунктов документа;
  • возможность автоматизированной рассылки задач на исполнение конечным исполнителям;
  • разработка и внедрение модуля, позволяющего автоматизировать формирование отчетности и делать бумажные выписки для передачи исполнителям, которые еще не работают в системе.