Внедрение HRM-системы Quinyx WorkForce в российском представительстве компании Perfetti Van Melle

Компания Perfetti Van Melle является одним из крупнейших производителей кондитерских изделий и жевательной резинки. Компании принадлежат десятки торговых марок, известных и любимых потребителями на пяти континентах, в том числе Fruit-tella, Meller, Alpenliebe, Mentos, Chupa Chups. В России Perfetti Van Melle работает с 1993 года. На сегодняшний день компании является лидером по производству упакованной карамели в России. Штат компании в России насчитывает более 2000 человек. Стремясь к повышению эффективности бизнеса, руководство компании Perfetti Van Melle в качестве одного из базовых направлений своих капиталовложений определило внедрение новейших методов управления человеческими ресурсами и программную реализацию современных средств управления кадровой службой, включающую внедрение HRM-системы Quinyx WorkForce и аутсорсинг расчета заработной платы (PA BPO).

Основные задачи, стоящие перед руководством российского подразделения Perfetti VanMelle, были разбиты на стратегический и тактический уровни.

На стратегическом уровне было необходимо:

• Автоматизировать ключевые бизнес-процессы в области кадрового администрирования и расчета заработной платы;
• Передать «непрофильные» процессы расчета заработной платы внешнему провайдеру и сфокусировать внимание на стратегических инициативах. На тактическом уровне было необходимо:
• Обеспечить единую политику кадровых процессов во всей компании;
• Снизить операционные расходы отдела кадров;
• Снять необходимость в расширении штата компании;
• Упростить процедурную и техническую часть расчета зарплаты;

Повысить уровень обслуживания сотрудников. «Для решения этих задач нам требовалась помощь квалифицированного эксперта, имеющего передовой опыт и глубокое понимание специфики российского рынка как в области аутсорсинга управления персоналом и расчета зарплаты, так и полной автоматизации кадровых процессов компании, — комментирует Валерия Волкова, HR-директор российского представительства компании Perfetti Van Melle. — По результатам проведенного тендера была выбрана компания UCMS Group, которая обладает обширной технико-методологической базой, собственными разработками и ноу-хау в области управления персоналом. В качестве инструментария по выполнению поставленных задач и дальнейшей информационной поддержки HR-стратегии мы остановили свой выбор на системе Quinyx WorkForce от компании UCMS Group, которая обладает полной HR-функциональностью и имеет лучшие показатели TCO/ROI в своем классе».

Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.3 т

Проект по аутсорсингу бизнес-процессов и настройке системы Quinyx WorkForce стартовал в начале 2008 года. В ходе реализации проекта в тесном сотрудничестве специалистов Perfetti Van Melle и компании UCMS Group были выполнены следующие работы:

• Анализ всех бизнес-процессов управления персоналом компании;
• Полная автоматизация кадрового администрирования и расчета заработной платы на базе системы Quinyx WorkForce;
• Создание и организация поддержки централизованной базы данных по персоналу;
• Синхронизация и оптимизация HR-процессов и процессов расчета заработной платы в соответствии с законодательством РФ;
• Разработка и проведение специфических расчетов, таких как: особая схема расчета премий, оплата труда посменно, оплата сверхурочного времени согласно корпоративному положению об оплате труда, формирование проводок, ведение табелей учета рабочего времени. По результатам проекта была спроектирована прозрачная и унифицированная кадровая система компании, позволяющая в едином ключе решать задачи по кадровому администрированию и расчету заработной платы.

Уникальной особенностью проекта явилось то, что HRM-система Quinyx WorkForce была развернута в Perfetti Van Melle в рамках концепции SaaS (Software as a Service, программное обеспечение как услуга) т.е. на условиях подписки на ПО через Интернет. Это позволило компании снять необходимость в значительных единовременных инвестициях на закупку лицензий, а также позволило не беспокоиться о создании необходимой инфраструктуры и дальнейшей поддержке системы. На текущий момент это первый проект такого рода на корпоративном рынке России, в рамках которого используются передовые BPO-решения в связке с поставкой HRM-системы по технологии SaaS.

«Комплексный пакет услуг позволил нам о многих проблемах просто забыть, — отмечает Валерия Волкова. — Например, в соответствие с соглашением об уровне сервиса, всю ответственность, связанную с безопасностью и надежностью системы, UCMS Group взяла на себя, разместив всю информацию в собственном дата-центре. Благодаря веб-ориентированости Quinyx нам теперь не нужно беспокоиться об обновлении системы в соответствии с текущими изменениями в российском законодательстве, бухгалтерском учете и налогообложении, наши партнеры сами вносят изменения в систему при их появлении. Также отмечу, что благодаря внедрению аутсорсинга расчета заработной платы, мы наблюдаем снижение рисков невыполнения расчета зарплаты в срок».

В результате проведенных работ по внедрению комплексного пакета решений HR BPO + SaaS компания Perfetti Van Melle существенно снизила операционные расходы отдела кадров, уменьшила уровень HR-рисков и обеспечила единую политику процессов по управлению персоналом во всей компании, с возможностью доступа к кадровым сервисам в любое время суток и в любом городе мира, где есть доступ в Интернет.

«Думаю, самым важным аргументом для нас в пользу связки услуг SaaS и BPO стало то, что благодаря такой модели мы смогли организовать гибкое, адаптивное, а главное - экономичное HR-подразделение, — добавляет Валерия Волкова. — SaaS модель, по которой мы работаем с системой Quinyx, гарантирует нам ощутимую выгоду по таким ключевым финансовым показателями как совокупная стоимость владения и возврат инвестиций, не теряя при этом в функциональной части. Вместе с BPO-услугами мы получили комплексное решение, которое позволило нам успешно развивать и совершенствовать процессы кадрового администрирования и расчета заработной платы без увеличения штата сотрудников, привлечения дополнительных ресурсов, а также без существенных инвестиций в развертывание HRM системы».

«Человеческий капитал – это один из основных источников конкурентного преимущества в современных непростых экономических условиях. Потенциал развития организации определяется потенциалом развития ее персонала, а эффективность работы с сотрудниками определяет успех достижения ключевых бизнес-задач. В этом смысле эффективность кадровой системы решающим образом влияет на эффективность организации в целом, — отметил Андрей Шабанов, управляющий директор UCMS Group СНГ. — Компания UCMS Group имеет огромный методологический и практический опыт по управлению человеческими ресурсами, имеет квалифицированных специалистов и экспертов с опытом практической работы в сфере аутсорсинга кадрового администрирования и расчета заработной платы. На сегодняшний день этот опыт реализован в решениях UCMS Group наряду с самыми современными технологиями по управлению HR-процессами, которые, я уверен, помогут компании Perfetti Van Melle и дальше оставаться ведущим производителем кондитерской продукции на российском рынке».