«1С-Рарус» подвел итоги сопровождения системы расчета зарплаты и управления персоналом для СО ЕЭС

2024: Итоги сопровождения системы расчета зарплаты

«1С-Рарус» в течение 4 лет сопровождает систему расчета заработной платы и управления персоналом «Системного оператора Единой энергетической системы»: помогает пользователям вести учет и рассчитывать зарплату для 8 000 сотрудников, поддерживает работоспособность и развивает систему. Об этом «1С-Рарус» сообщил 13 июня 2024 года.

В 2020 г. компанией «1С-Рарус» был завершен проект создания Централизованной системы расчета зарплаты и учета персонала на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» («1С:ЗУП»). Система обеспечивает формирование кадровых документов, расчет заработной платы и других начислений для всего коллектива Системного оператора, который насчитывает 8000 сотрудников. Унифицированы и переведены в единую систему процессы формирования отчетности, в том числе специализированной для отраслевых ведомств.

После запуска системы в эксплуатацию с компанией «1С-Рарус» был заключен контракт на сопровождение.

Команда "1С-Рарус" оказывает помощь в поддержке работоспособности, развитии и адаптации Системы, и консультирует пользователей по вопросам ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Пользователи из разных регионов России оставляют обращения в сервис деск ИТ-службы "СО ЕЭС". Заявки, касающиеся работы в 1С:ЗУП, перенаправляются на линию поддержки "1С-Рарус". Мы видим статус обработки каждого обращения, когда назначен исполнитель, в какую категорию определена заявка и запланированный срок выполнения. Можем контролировать качество решения обращений и сроки, сказала Сидоренко Ксения Викторовна, начальник службы автоматизированных систем АО «СО ЕЭС».

За весь период эксплуатации системы не было ни одного критичного сбоя либо потери информации. Централизованная система доступна и работает в режиме 24/7.«Группа Астра» разрослась до двух десятков компаний. Ключевые активы экосистемы 8 т

Специалисты «1С-Рарус» обеспечивают поддержку системы в актуальном состоянии, выполняют регулярные обновления релизов, выпускаемых фирмой «1С».

Одним из направлений нашего сотрудничества с "1С-Рарус" является кастомизация системы под наши запросы. Обычной практикой является внедрение системы в каком-то конечном функционале, а если система приживается, то начинают формироваться пожелания на доработку. Так же случилось и у нас — доработка функционала началась менее чем через полгода после внедрения и идет непрерывно. Помимо крупномасштабных запросов на изменения, "1С-Рарус" выполняет оперативные доработки по требованиям пользователей в связи с изменением локальных нормативных актов Системного оператора и адаптирует систему к изменениям действующих нормативных правовых актов федерального уровня. Целесообразность инициированных персоналом доработок оценивают выделенные руководители подразделений кадровой службы и центральной бухгалтерии. "1С-Рарус" проводит оценку трудозатрат и, в случае значительных доработок, предоставляет нам на согласование техническое задание, сказал Глеб Лигачев, директор по информационным технологиям АО «СО ЕЭС».

Согласно требованиям договора технического обслуживания системы СО ЕЭС, специалисты по сопровождению регулярно подтверждают квалификацию и проходят сертификацию фирмы 1С. У нас 6 сертификатов 1С:Специалист-консультант по внедрению 1С:ЗУП; 2 — 1С:Специалист по внедрению 1С:ЗУП; 2 — 1С:Руководитель корпоративных проектов; 3 — 1С:Эксперт по технологическим вопросам. При выполнении задач разработки мы привлекаем дополнительные ресурсы из смежных подразделений 1С Рарус. В договоре сопровождения четко регламентированы и прописаны процессы принятия и классификации обращений. В конце месяца мы подводим итоги и отправляем отчет заказчику. Допустимое количество просроченных критических обращений должно быть в пределах 5% от общего количества заявок с этим статусом; обращений со статусами „Обычный` и „Низкий` — в пределах 10%. Я работаю на позиции руководителя группы более года, за это время показатели обращений со статусом «критический» в просрочку не уходили ни разу, со статусом «средний» и «низкий» — не выходят за пределы, установленные требованиями соглашения о качестве обслуживания SLA, отметил Кирилл Ражин, руководитель группы корпоративного сопровождения по расчету зарплаты и кадровому учету «1С-Рарус».

Для поддержки сложных систем, созданных сторонними разработчиками, всегда необходимо иметь возможность разобраться в сложном сбое, или срочно реализовать неожиданно возникший функционал. Держать для таких разовых точечных работ высококомпетентных специалистов в штате — бессмысленно. Они перестанут развиваться и могут покинуть компанию. А вот когда они работают в большой компании и решают непростые задачи у нескольких заказчиков — это эффективно. Еще в больших компаниях выстроены процессы взаимодействия с заказчиками, что эффективно использовать для 2-й линии поддержки. Именно такое взаимодействие мы закладываем в договоры поддержки 1С:ЗУП. В работе Системного оператора много особенностей оформления работы персонала, и их сочетание порой приводит систему 1С в незапланированное состояние. Благодаря высочайшей квалификации сотрудников «1С-Рарус» мы выходим из всех подобных ситуаций победителями, рассказал Глеб Лигачев, директор по информационным технологиям АО «СО ЕЭС».

2020: Завершение внедрения централизованной системы на базе «1С:ЗУП КОРП»

10 июля 2020 года компания «1С-Рарус» сообщила о завершении внедрения в АО «СО ЕЭС» централизованной системы на базе 1С:ЗУП КОРП, в которой 800 пользователей из 73 филиалов и представительствах компании по всей России ведут кадровый учет и расчет зарплаты для более чем 8 000 сотрудников.

Здание АО «СО ЕЭС»

Раннее АО «СО ЕЭС» эксплуатировало информационную систему «Расчет заработной платы и управление персоналом», которая состояла из 9 обособленных информационных баз: 2 базы в исполнительном аппарате и 7 баз в филиалах. В каждой операционной зоне имелись свои сложившиеся нюансы начислений и учета. За 10 лет эксплуатации система многократно дорабатывалась под требования пользователей, поэтому ее поддержка требовала постоянных значительных ресурсов. Обновления, выпускаемые производителем «1С», невозможно было установить в штатном режиме без дополнительных доработок. Использование 9 баз данных приводило к большому количеству обменов, что снижало оперативность поступления данных из филиалов в исполнительный аппарат и обратно.

По итогам конкурсных процедур, ВЦ «1С-Рарус» приступил к задаче создания централизованной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП». Первоначально был выполнен методологический анализ процессов Общества, по результатам которого руководство Системного оператора приняло решение об изменении процессов с целью централизации, унификации и автоматизации на типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.КОРП». Руководством ставилась цель — решить задачу с минимальным количеством доработок и изменений типовой конфигурации для ускорения внедрения программной платформы и снижения трудоемкости её сопровождения в будущем.

Благодаря содействию кадровых, финансовых и ИТ-служб заказчика — АО «СО ЕЭС», централизованная система, рассчитанная на работу 800 пользователей, была внедрена точно в срок и без отклонений по бюджету.

В ходе проекта:

• Унифицированы процессы ведения организационной структуры и штатного расписания, кадрового учета, учета рабочего времени, планирования и учета награждений, воинского учета, формирования отчетности.
• Унифицирована и утверждена «Единая номенклатура видов расчетов по Обществу», где по каждому виду начислений и удержаний описан алгоритм расчета, налогообложение, входимость в средний заработок, входимость в расчетные базы, отражение в отчётности, отражение в бухгалтерском и налоговом учете.
• Обеспечен расчет заработной платы по более 200 видам начислений и удержаний.
• Ведется автоматическая рассылка зашифрованных расчетных листков для персонала в соответствии с законом о персональных данных.
• Формируются «полноценные» проводки по счетам и субконто.
• Выполняется автоматическое формирование сводной по обществу, специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго.
• Создана подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов.
• Разработана подсистема планирования и учета награждений и поощрений.
• Реализована подсистема управления доступом, позволяющая одному администратору управлять доступом всех пользователей параллельно с другими задачами.
• Разделен доступ по формированию регламентированной отчетности по ответственным, по филиалам и по ИФНС (6-НДФЛ, 2-НДФЛ).
• Использована типовая функциональность на основании методик фирмы «1С». Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе «1С», использована универсальная подсистема синхронизации данных.
• Срок установки обновлений программы от «1С» сокращен до 3 часов.

Помимо достижения целей, поставленных руководством АО «СО ЕЭС», проект позволил разработать и улучшить методику внедрения системы расчёта зарплаты и управления персоналом, выявить ошибки, возникающие при внедрении функционала в крупных компаниях с большой филиальной сетью.

По данным на июль 2020 года централизованная система прошла тестирование и введена в эксплуатацию. Зарплаты работников Общества за 1 квартал 2020 года рассчитаны и выплачены при использовании внедренной системы.

Результаты проекта:

• Автоматизировано 800 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 01.01.2020 г.
• В ходе внедрения при переходе на типовую версию было пересмотрены и перестроены часть внутренних бизнес-процессов в кадровом и бухгалтерском учете. Выявлены и оптимизированы, либо устранены неэффективные и архаичные процессы. Это позволило обновить структуру взаимодействия подразделений Общества, унифицировать кадровый учёт и расчёт заработной платы, а также создало предпосылки для последующей централизации функций расчёта ЗП и сдачи отчётности.

В том числе:

1. Вследствие централизации функций:
   • Стала более прозрачной система кадрового учёта в Обществе с большой филиальной структурой.
   • Выполнен переход к универсальным бизнес-процессам.
   • Увеличилась ответственность исполнителей в филиалах.
   • Усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам.
   • Удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов.
   • Оптимизированы трудовые ресурсы благодаря сокращению дублирующего функционала работников, выполняющих функции кадрового учета и расчета зарплаты.

2. Вследствие оптимизации процессов учёта:
   • Упрощен процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала.
   • Облегчен учёт ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах.
   • Автоматизирован учет кадрового резерва компании.

3. Вследствие оптимизации технической структуры снизились временные затраты ИТ службы на обслуживание системы:
   • Обслуживание одной базы вместо 9.
   • Исключены работы ИТ-персонала по контролю корректного обмена и устранению ошибок, требовавшиеся ранее при обмене между базами.
   • Разгружены каналы связи.
   • Сокращены серверные мощности, на которых установлена система. Высвобожденные серверные ресурсы направлены на решение прочих задач Общества.
   • Упрощен контроль за распределением лицензий и оптимизирована процедура добавления новых лицензий.