СЭД EnDocs

Продукт
Разработчики: Ensol (Энсол)
Дата премьеры системы: 2020
Дата последнего релиза: 2023
Технологии: SaaS - Программное обеспечение как услуга,  СЭД

Содержание

Основные статьи:

СЭД EnDocs - готовое решение для вашего бизнеса

СЭД EnDocs - это готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга внутренних бизнес-процессов. Система предназначена для преодоления "информационного хаоса", присущего документообороту, и повышения эффективности работы с ним. СЭД EnDocs подходит для любого предприятия вне зависимости от его масштабов и сферы деятельности.

Основным преимуществом СЭД EnDocs является возможность использования системы в облаке - EnDocs Cloud, на выделенных серверах - EnDocs Private Cloud и в настольной версии - EnDocs On-premise. Российский рынок CRM-систем: оценки, тренды, крупнейшие поставщики и перспективы. Обзор TAdviser 149 т Стоит отметить, что все три варианта использования системы содержат одинаковый функционал. А начать работу с системой можно просто подключившись к EnDocs Cloud и выбрав подходящий тариф. При этом всегда есть возможность сменить лицензию и развернуть систему On-premise.

Уже более 10 лет СЭД EnDocs представлена на рынке корпоративного ПО. В 2012 году Максим Соин и Дмитрий Никитин учредили компанию ENSOL, специализирующуюся на автоматизации электронного документооборота и внедрении электронного архива. На данный момент компания является одной из лидирующих ИТ-компаний в области FinTech и LegalTech, а ее продукт СЭД EnDocs попал в топ-5 лучших облачных сервисов ЭДО на Клерк.ру. Ежедневно системой EnDocs пользуются более 10 000 пользователей, работающих в компаниях более чем 320 клиентов. Внедрение 100% российской разработки СЭД EnDocs позволяет до 3-х раз сэкономить компаниям благодаря автоматизации их бизнес-процессов.

СЭД EnDocs пользуются Яндекс, PWC, TEVA, Royal Canin, ABBYY, Bayer, TUI, УЦ Калуга Астрал и другие гиганты российского рынка (данные на май 2023 г.).

Функциональность и решения

Договорной документооборот

Автоматизация процесса управления договорами на базе СЭД EnDocs – это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорами в рамках единого информационного пространства.

Договорной документооборот с EnDocs - это:

  • Быстрая подготовка договоров
  • Управляемое и оперативное согласование
  • Надежное хранение и легкий поиск документов

Согласование и оплата счетов

Решение позволяет в короткие сроки автоматизировать процесс согласования счетов и заявок на оплату.

Согласование и оплата счетов с EnDocs - это:

  • Единый реестр
  • Быстрый ввод
  • Согласование
  • Интеграция с
  • Платежный календарь и отчеты
  • Уведомления

Электронный архив

Решение EnDocs для электронного архива централизует и упорядочит хранение бухгалтерских и финансовых документов, сократит трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускорит подготовку ответов на запросы ФНС.

Электронный архив с EnDocs - это:

  • Безопасное хранение документов
  • Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам без лишних усилий
  • Удобный поиск документов для сверки с контрагентами

Цифровая бухгалтерия

Цифровая бухгалтерия – это готовое решение для автоматизации процессов обработки и идеальный инструмент для организации бухгалтерского ОЦО.

Цифровая бухгалтерия с EnDocs - это:

  • Поступление документов
  • Проверка и согласование
  • Подписание
  • Учетная система
  • Электронный архив

Кадровый ЭДО (КЭДО)

EnDocs КЭДО – это простое и удобное решение для упрощения коммуникации с сотрудниками и ускорения подписания документов.

Кадровый ЭДО с EnDocs - это:

  • Бесшовная загрузка документов и данных
  • Прием сотрудников онлайн
  • Выпуск ЭЦП онлайн
  • Статус документов в онлайн
  • Сложные маршруты согласования и подписания
  • Уведомления
  • Доступ с любого устройства и удобный личный кабинет
  • Интеграция с 1С ЗУП
  • Работа со всеми типами работников
  • Электронный архив документов

История развития продукта

2024

Как автоматизировать работу ОЦО с помощью цифровой бухгалтерии от EnDocs

Чтобы сократить издержки, многие компании переходят на общие центры обслуживания. Это такие структуры, которые берут на себя рутинные задачи: обслуживают оборудование, поддерживают порядок в офисе, ведут бухгалтерию, кадровое делопроизводство и документооборот. В статье разбираемся, для чего нужны ОЦО и как сделать их работу максимально эффективной. Подробнее здесь.

Обзор системы EnDocs

Кризис 2022 года изменил ситуацию на рынке: Россию покинули крупные зарубежные продукты вроде Microsoft SharePoint и Documentum. Отечественному бизнесу пришлось переходить на отечественные аналоги: оказалось, что многие такие системы гораздо лучше адаптированы к местному законодательству. В статье рассматриваем один из таких инструментов — сервис электронного документооборота EnDocs. Подробнее здесь.

2023: Обновление EnDocs: добавление множества новых функций

В начале 2023 года EnDocs получил множество новых функций:

УНЭП - электронная подпись для сотрудников

В система появилась возможность выпуска УНЭП для сотрудников за счет интеграции удостоверяющим центром Калуга Астрал. Электронные подписи выпускаются непосредственно внутри интерфейса системы и позволяют подписывать любые внутренние и кадровые документы.

КЭДО - кадровый электронный документооборот

Существенно расширился список кадровых документов, Создан новый интерфейс для создания кадровых документов - система показывает и предлагает для заполнения только те поля которые действительно необходимы для создания того или иного кадрового документа - это позволяет сократить количество ошибок, допускаемых сотрудниками при их заполнении. Добавлены новые справочники - Подразделения и Сотрудники.

Разработан модуль интеграции для ЗУП для автоматического обмена кадровыми документами между EnDocs КЭДО и 1С ЗУП. Теперь кадровым специалистам не нужно вручную вносить документы в EnDocs - благодаря интеграции они загружаются автоматически.

В EnDocs стали доступны следующие функции:

  • Процессы согласования и отмены командировок,
  • Процессы согласования и подписания авансовых отчетов.
  • Формирование по шаблону, согласование и подписание различных заявлений сотрудников: отпуска, переводы, запросы справок и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых приказов и иных документов
  • Прием онлайн удаленных сотрудников
  • Генерация печатных форм для заявлений, приказов и других кадровых документов

Автоматизация кадровых процессов будет способствовать сокращению ручной работы и поможет сэкономить время сотрудников. По словам представителей компании, в будущем функциональность HR-модуля продолжит расширяться, в EnDocs будут реализованы процессы планирования отпусков, различные информационные сервисы для сотрудников - информация об остатках отпусков, расчетные листы и т.п.

2022

Интеграция EnDocs с "Мой Офис"

Теперь пользователям не обязательно скачивать документ, чтобы внести правки, а потом загружать в EnDocs обновленную версию. В интерфейс системы добавлен сервис для внесения изменений в документ в онлайн-режиме. В документ можно как вносить правки, так и советовать изменения в режиме рецензирования. У каждого пользователя подсвечиваются фрагменты, с которыми работает кто-то другой, все изменения отображаются быстро. Обмениваться идеями по отдельным фрагментам документа пользователи могут в чате, который доступен в рамках выбранного документа.

Благодаря появлению возможности онлайн-редактирования пользователям будет удобнее работать, так как не нужно будет переключаться между программами.

В обновленной версии в конструктор бизнес-процессов добавлена возможность создавать сложные сценарии согласования документов, меняя цепочку согласования в зависимости от различных условий и параметров документа.

Создание мобильного приложения EnDocs

Летом 2022 года пользователям EnDocs стало доступно мобильное приложение на платформах iOS и Android с возможностью создания, согласования и поиска необходимых документов непосредственно на смартфоне.

В EnDocs появилась функция согласования и оплаты счетов

В обновленной версии EnDocs появилось удобное решение для согласование и оплаты счетов, позволяющее в короткие сроки автоматизировать процессы согласования и утверждения счетов, проведения и контроля оплаты счета бухгалтером:

  • Все выставленные и полученные счета доступны в новом реестре "Счета и оплаты". Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.
  • Счета могут быть заведены вручную, загружены из электронной почты и автоматически распознаны, а также загружены из Контур.Диадок
  • С помощью гибкой фильтрации можно просматривать счета на оплату в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета.
  • Любой сотрудник может завести счет в системе EnDocs, заполнить все необходимые для оплаты реквизиты и запустить на согласование, а EnDocs направит сотруднику уведомление о согласовании или оплате счета.
  • За счет встроенной интеграции с согласованные счета выгружаются в 1С для оплаты, а информация о их оплате автоматически загружается из 1С.

Новые отчеты позволяют в один клик получить информацию о состоянии оплаты по покупателям и поставщикам, а платежный календарь предоставляет пользователям удобный инструмент для планирования для планирования платежей.

Решение включает в себя встроенную интеграцию с 1С для обеспечения непрерывного процесса согласования и оплаты счетов:

  • Реестр согласованных счетов в 1С с указанием срока оплаты
  • Возможность из 1С просмотреть счет и историю согласования
  • Создание платежного поручения в "один клик"
  • Автоматическая загрузка информации об оплате счетов в EnDocs из 1С
  • Уведомление сотрудников об оплате счетов

2021

EnDocs приобрел новый дизайн

Главные изменения касаются дизайна, который стал более современным и ярким. В Ensol также стремились упростить взаимодействие с системой и сократить количество кликов, необходимых, чтобы выполнить то или иное действие, а также сократить время на получение необходимой информации.

Появилось главное меню системы, состоящее из разделов: Мой кабинет, Документы, Компания и Настройки.

Кардинально преобразился главный экран системы, обновлены реестры документов, получили обновление разделы настроек и данных компании.

В разделе "Мой кабинет", который является преемником старого личного кабинета теперь доступно значительно больше информации: можно легко увидеть количество документов, событий и задач. В нем появилась лента событий, показывающая последние изменения с документами и задачами. Добавлена возможность сортировки и фильтрации в списках задач и документов на согласовании.

В новом разделе "Документы" теперь сосредоточены все документы. Они все так же разделены на реестры к которым добавились новые: "Все документы", "Мои документы" и "Избранные". На реестрах появились новые преднастроенные фильтры, позволяющие отображать документы в зависимости от их статусов.

Все данные о юр.лицах, контрагентах и проектах теперь расположены в новом разделе "Компания".

Существенно обновился интерфейс создания документа и интерфейс карточки документа: теперь просмотр реквизитов документа и работа с файлами стали более удобными и наглядными.

В EnDocs добавлена функция распознавания документов

В новой версии появился модуль распознавания документов. Теперь после загрузки документов из внешних источников, таких как электронная почта или сетевые папки, в автоматическом режиме производится распознавание документов: исходно поддерживается распознавание накладных, актов, счетов, фактур и УПД. Дополнительно в системе есть инструмент для обучения системы распознаванию других видов документов.

Появился отдельный класс документов - комплект для работы с комплектом закрывающих бухгалтерских документов.

В интеграцию с добавился новый интерфейс для работы с распознанными документами: теперь документы после согласования были доступны в новой форме "Поступления". Интерфейс предоставлял бухгалтеру возможность автоматизированной проверки всех распознанных данных и формирования проводок.

Такая функциональность позволила существенно сократить ручную работу, связанную с согласованием, подписанием и вводом первички в учетную систему.

После ввода документы попадают на архивное хранение. Электронный архив позволяет получить и быстро формировать необходимые подборки документов по запросу ФНС или внутреннего аудита.

2020

Развитие функциональных возможностей EnDocs

В течение 2020 года основные изменения в системе были направлены на улучшения ее базовых возможностей и развитие облачного сервиса.

Был реализован интерфейс личного кабинета пользователя, который содержал всю необходимую информацию о его задачах и документах.

В систему внесены изменения в функции автоматизированной загрузки документов: к возможности загрузки сканов документов из сетевых папок появилась возможность загрузки из электронной почты.

Специальный реестр "Загруженные" предоставляет всю информацию о загруженных из таких источников документах.

Существенно расширились функции карточки документа: теперь, открыв документ, пользователь получал доступ не только к реквизитам и набору файлов, но и истории изменения документа.

В системе появился отдельный интерфейс для организации электронной канцелярии с регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, а также регистрации задач и поручений по документам.

Интеграция с обеспечила возможность обмена согласованными счетами и договорами. Согласованные договоры автоматически попадают в справочник договоров 1С.

Согласованные счета теперь выгружаются в 1С в онлайн-режиме - теперь сотрудник, занимающийся оплатами в интерфейсе 1С, видит все согласованные счета с желаемым сроком оплаты и может в один клик создать платежные поручения для отправки в банк. После оплаты счета информация об этом автоматически выгружается в EnDocs - таким образом, сотрудники получают информацию практически мгновенно.

Также из EnDocs for SharePoint была перенесена интеграция с системой электронного обмена документами Диадок. Для настройки интеграции достаточно ввести свои данные для подключения к аккаунту Диадок, и можно будет в автоматическом режиме загружать в EnDocs электронные документы. Была также добавлена возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Интеграция с Диадок позволит пользователям создать единый электронный архив документов, в котором хранятся как скан-копии бумажных документов, так и электронные первичные документы и договоры.

EnDocs развернул облачную версию сервиса

В 2020 году выпущена первая версия новой EnDocs. На базе системы был развернут облачный сервис электронного документооборота под названием EnDocs Cloud, созданный для обработки и хранения документов в облаке.

Сервис позволял легко и быстро организовать электронный архив бухгалтерских документов и договоров. Первый релиз также включал в себя интеграцию с для ввода документов и формирования проводок. Обеспечивал возможность обработки скан-копий документов и доступ в архив из интерфейса 1С.

Среди преимуществ сервиса EnDoc.Cloud для пользователя:

  • Быстрый старт без лишних затрат
  • Поиск нужных документов и договоров
  • Быстрое формирование подборок документов для ФНС
  • Контроль наличия документов
  • Ведение нескольких юр. лиц в одном аккаунте
  • Загрузку скан-копий документов через ftp, сетевые папки и по e-mail

Также было принято решение о переходе на режим минорных регулярных практически ежемесячных обновлений сервиса - таким образом, клиенты в рамках подписки в короткие сроки получали бы доступ к новым функциям системы.

2019: Начало разработки полностью новой системы EnDocs

В компании было принято решении начать разработку новой системы, основанной на технологиях Open Source, которая бы включала в себя все лучшее EnDocs for SharePoint в части функциональности и при этом не имела ее недостатков, таких как необходимость покупки заказчиками лицензий Microsoft, стоимость которых к этому времени существенно возросла, а также высокие системные требования к оборудованию.

Ключевыми требованиями к новому продукту были:

  • Быстрый запуск
  • Отсутствие затрат на внедрение
  • Не требовать построения собственной ИТ-инфраструктуры
  • Простой доступ к данным из любого места

Новую систему решено было разрабатывать для работы на Linux c использованием Docker-контейнеризации и управляемых сервисов, предоставляемых в таких системах, как Microsoft Azure. Новая версия должна была быть доступна клиентам в виде облачного сервиса по подписке - благодаря этому клиенты получили бы возможность быстрого запуска системы автоматизации процессов электронного документооборота, не тратя время на долгое внедрение. Подобный подход позволил бы компаниям быстро автоматизировать собственные бизнес-процессы с минимальными сроками и бюджетом. При этом они всегда могли воспользоваться опцией перевода системы в private cloud или сменить тип лицензирования и развернуть ее on-premise на собственной инфраструктуре.



Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год


Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год