Олимп - Делопроизводство

Подсистема "Делопроизводство" охватывает комплекс вопросов, связанных с созданием, обработкой и хранением электронных и бумажных документов. Вот неполный список проблем, которые могут быть решены с помощью данной подсистемы:

• Учет входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка и анализ.
• Контроль исполнения распоряжений (документов). После принятия решения, необходимо довести его до исполнителя и контролировать выполнение. Эти задачи решаются в данной подсистеме.
• Функционирование упорядоченной единой системы перемещения электронных документов по предприятию или организации (электронной почты). Автоматизация таких процессов, как согласование документа, оповещение, личная переписка, совместная разработка документа позволяет повысить их эффективность. Внедрение такой системы позволит получать ответы на те вопросы, которые ранее были сложными. Например, можно получить ответ на следующие вопросы: Где и у кого находится документ на рассмотрении? Кого из списка адресатов документ прошел, а кого еще нет? На сколько рассмотрение документа отстает от графика? и пр.
• Создание банка (хранилища) информационных документов. Именно электронное хранилище документов позволяет эффективно обеспечивать сохранность документов, разграничивать доступ к ним, находить необходимый документ, делать страховую копию всего архива.

Из описанного круга решаемых проблем становится ясно, что данная подсистема "Документооборот" достаточно объемна. Для облегчения работы она разделена на следующие взаимосвязанные логические модули:

• Канцелярия;
• Контроль исполнения;
• Электронная почта;
• Банк информации.

Взаимосвязь указанных модулей можно проиллюстрировать на таком примере:

На предприятие (в организацию) поступил инструктивный документ в электронном виде. В модуле "Канцелярия" осуществляется регистрация данного документа и передача его в модуль "Электронная почта" для ознакомления определенного круга адресатов. В процессе ознакомления на основании входящего документа появляется внутренний приказ, который проходит свой круг согласования и публикуется (принимается). Контроль за ходом выполнения пунктов приказа ведется в модуле "Контроль исполнения". После ознакомления c входящим документом и принятия приказа, эти документы отправляются в архив для хранения. При необходимости, в модуле "Электронная почта" создается ответ на полученный входящий документ, он передается в подсистему "Канцелярия", где регистрируется в качестве исходящего документа.