Автоматизация бизнес-процессов на производственном предприятии ВХМ помогла сократить расходы в 4 раза

2024: Автоматизация оперативного учёта

18 апреля 2024 года компания «Системный бизнес» поделилась с TAdviser опытом автоматизации оперативного учёта компании «ВХМ», российского производителя элеваторного оборудования, на базе «1С: Управление нашей фирмой» в части формализации бизнес-процессов. Как уточнили в компании, это первый проект компании «Системный бизнес» с применением программного обеспечения российского производства «Система бизнес-моделирования Business Studio» (далее — Business Studio).

Как сообщалось, компания «ВоронежХлебМонтаж» (далее – «ВХМ» или Заказчик) основана в 1967 году. Используя современные технологии при производстве как серийного оборудования, так и отдельных механизмов, вот уже более 55 лет компания «ВХМ» добивается оптимальных показателей качества и точности. Компания «ВХМ» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур. На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования клиента. Компания «ВХМ» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставке оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов России, а также в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.

Главные активы «ВХМ» – это наличие парка оборудования, собственного автопарка и складских помещений. Парк оборудования для металлообработки включает в себя различные станки по раскрою металла, гибки металлоизделий, сварочных участков и многого другого, что позволяет выполнять весь цикл работ на одной производственной площадке. Складские помещения дают возможность держать в наличии комплектующие и готовую продукцию. Это позволяет компании «ВХМ» обеспечивать короткие сроки производства и поставки оборудования.

На начало 2021 года руководство компании «ВХМ» было сосредоточено на операционных задачах и никакой речи о процессном управлении, а уж тем более о повышении уровня процессной зрелости не велось, ровно, как и об использовании специализированных инструментов для повышения эффективности бизнеса. Бизнес восстанавливался после пандемии, а задача найти решение, как минимизировать ручной труд сотрудников с бумажными и excel-документами, приобрела приоритетный статус. Это послужило поводом для поиска на рынке оптимальных практик и решений. По рекомендации партнеров руководители «ВХМ» обратились к компании «Системный бизнес» (далее - Подрядчик).

Ранее Заказчик использовал две базы 1С: Бухгалтерия предприятия для ведения оперативного и бухгалтерского учета без возможности обмена с другими информационными системами. В остальном учёт вёлся на бумаге и посредством электронных документов в формате excel. По производству часть информации нигде не отображалась. На скорости работы негативно еще отражалось и отсутствие актуальной об остатках сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе. Как следствие отсутствовала корректная отчётность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчёте маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателей и заказов поставщиков. Заказчику нужна была такая система, чтобы в ней регистрировались заказы клиентов, учитывались все спецификации, печатались заказы для рабочих, заказывались комплектующие и метизы, была доступна информация о статусе выполнения заказа и т.д.

С такими проблемами, как отсутствие корректной отчётности по продажам, закупкам, денежным средствам и ручная обработка документов, компания «ВХМ» вошла в проект, главной целью которого было сократить время на обработку документов за счёт автоматизации оперативного учёта.Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое 3 т

Прежде чем приступить к подбору и внедрению обновленной программы 1С специалисты компании «Системный бизнес» провели обследование бизнеса.

Сначала мы не понимали, зачем все эти встречи, вопросы, как мы работаем, и схемы процессов с квадратиками и кружочками. Нам нужна была программа, где мы смогли бы работать уже завтра. И забегая немного вперед, отмечу, что мы не разочаровались, когда команда Подрядчика продемонстрировала возможность практической реализации всех наших производственных процессов на примере программы, с простым интерфейсом и по доступной стоимости. рассказал Владислав Нохрин, директор компании «ВХМ»

Предпроектное обследование заняло примерно 2 месяца. Специалисты команды Подрядчика провели ряд интервью, задокументировали требования Заказчика, описали бизнес-процессы в модели «как есть» и предложили к внедрению конфигурацию 1С: Управление нашей фирмой на 15 пользователей, типовой функционал которой полностью закрывал требования Заказчика в оперативном учете.

Далее фактические процессы наложили на функционал выбранной учётной системы и представили вниманию Заказчика комплексные бизнес-процессы в модели «как будет». Этот этап был выполнен в Business Studio в нотации BPMN 2.0.

Проведя функционально-стоимостной анализ (на тот момент ещё посредством excel) стало очевидно, что минимальная стоимость сквозного процесса (см. рис. 1) по предварительным подсчетам сократилась в 4 раза. А для ведения регламентированного учёта оставили 1С: Бухгалтерию, синхронизировав ее впоследствии с 1С: УНФ.

Системный бизнес

Стартовали с описания бизнес-процессов верхнего уровня, декомпозируя их на функциональные блоки и решая бизнес-задачи:

• Задача №1. Формализация бизнес-процесса управления продажами. Ранее менеджер по продажам компании «ВХМ» обращался к нескольким информационным источникам, готовил вручную документы: договора, спецификации, расходные накладные и редко обладал оперативной информацией о статусе заказа. Такое оформление занимало много времени, к тому же наличие человеческого фактора не исключало ошибок. Автоматизация бизнес-процесса управления продажами изменила ситуацию: вся информация о потребности потенциального клиента консолидируется в одной системе от регистрации лида и формирования заказа (см. рис. 2) до полной отгрузки.

Системный бизнес

• Задача №2: Оптимизация процесса управления закупками товаров, сырья, материалов, комплектующих, метизов. Ранее процесс закупки начинался со сбора и консолидации потребности в сырье и материалах в excel-формате и последующем направлении поставщикам оформленного заказа на поставку. Это был долгий путь. Внедрение обязательного ведения справочника Номенклатура, а количество запасов на апрель 2024 года насчитывает почти 8000 единиц, позволило реализовать процесс расчета потребностей непосредственно в учетной системе путем специальной обработки, предусмотренной типовым функционалом, и последующим созданием документов Заказ поставщику и Заказ на производство (см. рис. 3). Дальнейший путь оформляемых в единой учетной системе заказов поставщикам формализован согласно следующей схеме бизнес-процесса закупки товаров, сырья, материалов, комплектующих, метизов (см. рис. 4). Данный бизнес-процесс был спроектирован как дорожная карта для менеджера по закупкам и предназначен для формирования четкого понимания, как оперативно осуществлять процесс закупки, базируясь на информации об остатках, следить за своевременным пополнением остатков сырья и материалов на складе, коммуницировать с поставщиком по вопросам оплаты и доставки. В результате руководство Заказчика получает сведения, необходимые для работы путем нажатия одной кнопки, а не ожидает несколько дней.

Системный бизнес

Системный бизнес

• Задача №3. Формализация производственных процессов. Масштаб производственных процессов, которые предстояло систематизировать и автоматизировать можно описать следующими данными: 15 операций, 9 этапов, 5 цехов, 6 складов, 30 видов производства и более 2800 спецификаций. Запуск производства начинался с процесса перемещения материалов со склада в производство (см. рис. 5). Основным «поставщиком» материала является склад металла. При изготовлении продукции (см. рис. 6) в том или ином варианте применяются девять этапов производства, в том числе лазерная резка. Процесс оформления документации одинаковый для каждого варианта, что обеспечивает единство принципа формирования отчетности.

Системный бизнес

Системный бизнес

Запуск проекта в промышленную эксплуатацию был запланирован на август 2022 года. К этому событию шли год и совершенно упустили из виду, что практически все члены проектной команды Заказчика с июля по сентябрь поочередно в отпусках. Мечты об отпуске нельзя было разрушить: путевки и билеты на море и в горы были заранее куплены. Об отмене проекта речи никто не вел. Делегирование полномочий, совмещение обязанностей, оплата переработок и большое желание работать по-новому позволили справиться с угрозой срыва запуска проекта.

На апрель 2024 года с каждый физически исполняемый бизнес-процесс компании «ВХМ» описан и автоматизирован. Поставленные цели достигнуты:

• Бизнес-процессы формализованы, их схемы служат трекером кросс-функционального взаимодействия подразделений компании, а у сотрудников есть четкое понимание об устройстве работы компании, своих полномочиях и зонах ответственности.
• Актуальная информация по заказам, свободным остаткам, денежным средствам доступна в режиме настоящего времени.
• Ручной труд сведен к минимуму и, за исключением производственных рабочих, заключается в отражении операций в учётной системе.
• Расходы на производство сокращены в 4 раза.

Цель «ВХМ» – продолжить процесс непрерывной автоматизации и разобраться со всеми так называемыми «бутылочными горлышками». В перспективе внедрить учет отходов на обязательной основе и управленческий учёт в 1С: УНФ. А что касается процессного развития, в планах - пересмотреть все описанные бизнес-процессы, апгрейдить схемы с учетом практического понимания, сложившегося за 1,5 года работы, и включить описание функционала участников процессов в должностные инструкции. Схемы процессов не только «сдружили» пользователей с информационной системой, структурировав понимание последовательности ввода данных для получения результата, но и нашли практическое применение при вводе в должность новых сотрудников и их ознакомлении с обязанностями.

Анализ производственной деятельности сквозь призму процессного подхода позволил структурировать имеющееся понимание в головах производственников и реализовать это посредством автоматизации для пользования всей командой. Так, из девяти этапов производства было сконфигурировано 30 вариантов видов производства для оформления более 2800 спецификаций.

Данный проект стал пилотным для компании «Системный бизнес» в рамках взаимодействия с поставщиком программного обеспечения российского производства Business Studio. С помощью Business Studio были формализованы процессы компании-Заказчика в визуально доступном для понимания графическом виде. На дальнейших проектах специалисты «Системного бизнеса» расширили применение Business Studio в части проведения имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа, внедрили в практику использование html-публикации для Заказчиков и Business Studio Portal для собственной команды. А для обеспечения максимальной вовлеченности команды Заказчика и практического применения схем разрабатываемых процессов был разработан документ Легенда основных элементов, используемых на схемах в нотации BPMN 2.0 (см. рис. 7). сообщила Елена Логвинова, бизнес-аналитик компании «Системный бизнес»

Системный бизнес