Новые требования к архивному хранению электронных документов: кейс АО «Гознак»

Появление нормативных требований к долговременному хранению электронных документов изменило подход крупных организаций к архивному делу. Система хранения электронных документов перестает быть вспомогательным инструментом и становится обязательным элементом корпоративной инфраструктуры. Ключевую роль в формировании новых требований сыграл приказ Росархива № 77 от 2023 года, который впервые зафиксировал необходимость долговременного хранения электронных документов в специализированных системах и задал базовые правила их приема, учета, хранения и уничтожения. В совокупности с требованиями отечественного законодательства о персональных данных и информационной безопасности это фактически сформировало для крупных организаций новый обязательный контур — электронный архив, отделенный от операционного документооборота.

В АО «Гознак» этот переход был реализован в условиях распределенной структуры, строгих требований по информационной безопасности и высокой ответственности за сохранность документов. В российской практике такие проекты только начинают приобретать системный характер, и кейсы масштаба АО «Гознак» становятся ориентиром для распределенных компаний с высокой регуляторной нагрузкой.

Проект реализован на базе СЭД/ECM-платформы Docsvision. Установку и специализированную настройку решения под задачи заказчика выполнил золотой партнер вендора — ECMGroup.Pro.

От электронного документооборота к электронному архиву

К моменту начала проекта по созданию СХЭД в АО «Гознак» уже была выстроена зрелая система электронного документооборота на платформе Docsvision. С 2008 года внедрение СЭД велось поэтапно и охватило все основные виды документов и процессы управления документами, включая работу с конфиденциальной информацией.

^{Рисунок 1. История развития СЭД в АО «Гознак»}

АО «Гознак» — предприятие федерального значения с более чем двухсотлетней историей и один из ключевых игроков на международном рынке защищенной продукции. Сегодня компания также развивает услуги по хранению и обработке электронных данных и ИТ-услуги в области общественных финансов. Предприятие располагает 9 филиалами в разных регионах страны и работает в условиях повышенных требований к надежности процессов, защите информации и соблюдению регуляторных норм. Поэтому вопросы управления документами изначально выходят за рамки удобства и автоматизации. Они напрямую связаны с устойчивостью ключевых процессов и соблюдением регуляторных требований.

Важным фактором в проектировании СХЭД стало появление нормативной базы. Приказ Росархива № 77 от 2023 года впервые ввел понятие специализированной системы хранения электронных документов (читайте подробнее) и задал рамки, в которых такие системы должны функционировать. На базе системы хранения электронных документов автоматизируются классические процессы архивного делопроизводства: ведение номенклатуры дел и нормативных документов, списание и уничтожение документов, проведение экспертизы ценности, а также необходимые технические функции.

Кроме того, с 2021 года часть документов длительного и постоянного срока хранения АО «Гознак» стала подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью. Этот увеличивающийся объем документов продолжал храниться в операционной системе документооборота, что перестало соответствовать как требованиям регулятора, так и логике архивного хранения.

Задачи проекта: единый архив вместо разрозненных решений

Перед заказчиком стояла не одна, а сразу несколько взаимосвязанных задач. Во-первых, требовалось обеспечить долговременное хранение юридически значимых электронных документов с сохранением их юридической силы. Во-вторых, необходимо было объединить архивы всех филиалов в единое пространство, привести архивное хозяйство к единообразию и автоматизировать процессы архивной деятельности. В-третьих, система должна быть готова к последующей передаче электронных документов в государственный архив и аттестации в соответствии с требованиями ФСТЭК.

Реализацию проекта осложнял ряд факторов. Среди них можно назвать ограниченный доступ к интернету на некоторых площадках и то, что документы длительного хранения находились в разных системах, имели различную специфику и уровень защиты. Особого внимания потребовала организация процесса переподписания документов с использованием актуальных сертификатов.

Проект изначально был спроектирован как поэтапный. В 2024 году работа началась с организационно-распорядительных документов постоянного срока хранения, подписанных УКЭП. Сейчас в проект включаются договорные документы, а на последующих этапах к ним присоединятся документы из защищенного сегмента СЭД и кадровая документация, хранящаяся в системе 1С. Такой подход позволил не только снизить риски, но и поэтапно накапливать методологический и технологический опыт.

Номенклатура дел как фундамент СХЭД

Одним из ключевых методологических вызовов проекта стала номенклатура дел. Для корректного архивного хранения электронных документов требовалось четко отделить документы длительного и постоянного срока хранения от документов, подлежащих уничтожению через пять лет.

В АО «Гознак» используется сводная номенклатура дел, сформированная на основе типовых перечней Росархива и Минфина, а также перечней научно-технической документации. В совокупности в номенклатуру включены сотни статей хранения. Именно они определяют сроки хранения документов и напрямую влияют на модель данных СХЭД.

В ходе проекта была проведена масштабная работа по актуализации и унификации номенклатур всех филиалов. Это позволило устранить расхождения в сроках хранения однотипных документов и создать единый фундамент для автоматизации архивных процессов.

Архитектура решения и интеграция систем

СХЭД в АО «Гознак» реализована как отдельная система на базе платформы Docsvision, развернутая в инфраструктуре Дирекции и объединяющая документы из всех операционных СЭД филиалов. Операционная система документооборота остается распределенной, тогда как архивная система — единая.

Выбор архитектуры и технологий был обусловлен не только функциональными требованиями, но и необходимостью соответствовать строгим требованиям по информационной безопасности и устойчивости, характерным для организаций стратегического значения. Ключевым элементом архитектуры стала интеграция между СЭД и СХЭД. Передача данных осуществляется через серверные расширения и веб-сервисы и включает последовательную передачу описей, дел и документов. Для каждого электронного документа формируется контейнер, фиксируется его кэш и осуществляется проверка электронной подписи.

Для обслуживания подписей используются уже внедренные в АО «Гознак» решения «КриптоПро SVS» и «КриптоПро Архив». Это позволяет проверять действительность подписей, формировать архивные контейнеры с усовершенствованной электронной подписью и выполнять регулярное обслуживание подписей в течение всего срока хранения.

Реализованные постоянные функции СХЭД

Сегодня в СЭД АО «Гознак» работают более 4 тысяч пользователей, включая топ-менеджмент предприятия. За годы эксплуатации и развития решений на базе платформы Docsvision были автоматизированы десятки бизнес-процессов, в системе ежедневно создаются более 9 тысяч поручений.

В рамках реализованных этапов проекта, СХЭД на платформе Docsvision обеспечивает систематизацию и прием документов в архив АО «Гознак», обработку запросов на выдачу с фиксацией сроков, контроль хранения и уничтожение документов по решениям экспертной комиссии, а также ведение архивных учетных форм. Документы организуются в виде иерархической номенклатуры дел с обязательными учетными формами: книга учета поступлений, описи дел и документов, лист-заверитель. Номенклатура утверждается приказом внутри организации.

СХЭД отслеживает сроки передачи дел с постоянными и длительными временными сроками хранения (более 10 лет), включая дела по личному составу, с формированием актов приема-передачи и описи. Для указания сроков хранения используется справочник сроков, основанный на приказе Федерального архивного агентства № 236 от 2019 года. Электронные документы при приемке формируются в контейнеры согласно правилам хранения и комплектования документов в соответствии с приказом Росархива № 77 от 2023 года. Предусмотрено автоматическое продление метки доверенного времени электронной подписи для проверки ее действительности.

СХЭД автоматически проверяет наличие и состояние документов, уведомляет архивиста, формирует акты проверки, отслеживает сроки хранения, формирует акты уничтожения и согласует их с экспертной комиссией.

Выдача дел осуществляется по запросу с актом выдачи во временное пользование, включая доступ к электронным копиям и документам в «электронном читальном зале», а также предоставление копий через ИТ-сети.

^{Рисунок 2. Жизненный цикл документа в ЕСЭД и СХЭД АО «Гознак»}

СХЭД как долгосрочная стратегия

Решение на платформе Docsvision показало не только стабильную работу, но и высокую эффективность для всех участников процесса. Для владельцев бизнеса это означает соблюдение требований законодательства, снижение рисков штрафов из-за потери или недостоверности документов, а также сокращение затрат на хранение. Делопроизводители получают единую систему для формирования номенклатуры дел организации, удобные средства поиска документов и возможность создавать печатные формы. Сотрудники архива могут согласовывать акты и заявки в электронном виде, получать автоматические напоминания, формировать акты уничтожения дел и автоматически готовить печатные формы. А ИТ-службы оценят независимость от иностранного ПО, гибкое разграничение прав доступа, адаптируемый интерфейс и справочники, а также простую интеграцию с другими системами.

По результатам исследования Docsvision, проведенного среди крупного бизнеса различных отраслей, около 34% компаний планируют внедрение СХЭД в ближайшее время. При этом более 38% компаний занимаются задачами по внедрению такой системы либо уже используют ее.

Подобная статистика подтверждает: для крупных организаций СХЭД перестает быть локальным ИТ-проектом и становится частью базовой инфраструктуры управления документами — решения, значимого не только для конкретной организации, но и для формирования устойчивых практик работы с электронными архивами в масштабе страны.