Завершился первый этап проекта внедрения Docsvision в "Ленгипронефтехим"

2021: Завершение первого этапа внедрения Docsvision

29 сентября 2021 года компания Docsvision сообщила о завершении первого этапа проекта внедрения Docsvision в Ленгипронефтехим.

Ежедневно на предприятии «Ленгипронефтехим» поступает около 250 документов в электронном виде и более 200 бумажных документов. Столь объёмный документооборот обоснован проектированием нефтеперерабатывающих предприятий. Данный вид деятельности строго регламентируется контролирующими органами и требует постоянной официальной коммуникации с заказчиками, партнёрами и подрядчиками.

Вместо единого ИТ-решения, обслуживающего весь документооборот, в организации использовались несколько разрозненных ИТ-систем для автоматизации узких процессов. Возникали ситуации, когда одни и те же документы сначала регистрировались в общей канцелярии, а затем повторно проходили регистрацию в каждом департаменте. Отсутствие сквозного процесса делало работу с документами непрозрачной, влекло серьезные временные затраты.

Руководство «Ленгипронефтехим» приняло решение оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы сотрудников путем автоматизации процессов делопроизводства в рамках одного ИТ-решения. Также такая система должна была стать основой для создания архива технической и проектной документации. Но главное – избавить институт от критически большого количества бумажных документов.

Предполагалась, что функциональность ИТ-системы для автоматизации делопроизводства будет наращиваться и развиваться в процессе эксплуатации. Проектная команда «Ленгипронефтехим» выбирала решение, предназначенное для работы с большим объёмом данных и с возможностью масштабирования в процессе эксплуатации. Требовался такой вариант, который ИТ-команда института сможет в дальнейшем развивать самостоятельно.

В результате сравнения BPM/ECM-систем, представленных российскими разработчиками, выбор был сделан в пользу платформы Docsvision, которая полностью удовлетворяла заявленным требованиям. С одной стороны, платформа уже содержит преднастроенные базовые типовые решения, готовые к работе, с другой - платформу можно настраивать и развивать с помощью множества визуальных (Low-Code) редакторов и с минимальными вложениями в программирование.

Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.3 т

На первом этапе внедрения платформы Docsvision сотрудниками института был оцифрован внутренний документооборот. В планах перевести «в цифру» внутренние процессы, например, согласование договоров, архив технической и проектной документации. Уже после первого этапа внедрения проекта руководство и персонал «Ленгипронефтехим» отмечают существенное сокращение времени на работу с документами.

По факту, мы выбирали платформу «на вырост». Вначале нам требовалось автоматизировать внутренний документооборот и структурировать процессы. Коллеги из «ДоксВижн» помогли настроить платформу в соответствии с нашими требованиями. Первые позитивные результаты – мы видим, как сократилось время на работу с документами. Понятны и последующие шаги – перевести в систему больше внутренних процессов, например, согласование договоров, совещания, а также организовать архив проектной и технической документации, - сказал Дмитрий Павленко, начальник ОАП и ИТ «Ленгипронефтехим».

В результате оцифровки внутреннего документооборота все операции с входящими/исходящими, организационно-распорядительными документами и служебными записками были переведены в единое цифровое пространство. В результате существенно сократилось число операций с документами. Сотрудникам департаментов не нужно повторно регистрировать документы и маршрутизировать работу. Данные, полученные по электронной почте, автоматически регистрируются в системе Docsvision.

Все сотрудники «Ленгипронефтехим», включая руководство, ежедневно работают в системе Docsvision. Система поддерживает юридически значимый документооборот внутри организации. Документы подписываются специалистами внутри системы. В дальнейшем их можно переслать или распечатать с соответствующим штампом электронной подписи. Ежедневно в системе создается не менее 700 поручений.

Результаты:

1. Сокращение временных затрат на работу с документами.
2. Создание единого сквозного процесса работы с документами: от регистрации до подписания с возможностью сохранения истории изменений.
3. Удалённая работа с документами.
4. Все документы, созданные и подписанные в системе, имеют юридическую значимость.

Особенность этого проекта в том, что мы совместно решили применять методологию «от прототипа», то есть наши коллеги из «Ленгипронефтехим» сначала тестировали стандартное решение, а далее уже формировали требования к настройке процессов. Тестирование позволило ближе познакомится с платформой Docsvision, узнать её функциональность и возможности. В результате наше сотрудничество было максимально плодотворным. С одной стороны, мы смогли реализовать пожелания клиента, настроить требуемые процессы на базе платформы Docsvision. С другой стороны, мы получили важную обратную связь для развития платформы, - отметила Лина Лыскова, руководитель департамента внедрений «ДоксВижн».