Как СЭД ТЕЗИС повысила прозрачность и скорость работы с документами в онлайн-школе Skyeng

2021: Повышение прозрачности и скорости работы с документами в Skyeng

9 февраля 2021 года Haulmont сообщил о внедрении СЭД ТЕЗИС в компании Skyeng.

Skyeng — крупнейшая в России онлайн-школа английского языка, основанная в 2012 году. К концу 2020 года количество учеников школы достигло 100 000 человек, количество преподавателей — превысило 11 тысяч. Skyeng входит в топ-20 самых дорогих компаний Рунета по версии Forbes (рейтинг 2020 года).

Ситуация

Высокие темпы роста компании привели к заметному увеличению объема внутреннего документооборота. Потребность во внедрении СЭД окончательно сформировалась около года назад, когда стало понятно, что эффективность выполнения задач учета и обработки документов не отвечает требованиям бизнеса:

• Электронные таблицы, которые использовались для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, уже не справлялись с ее объемом.
• Согласование документов при помощи подручных средств, особенно если требовалось участие нескольких подразделений, становилось долгим и не надежным.
• Ввиду того, что документы хранились на разных носителях, их поиск отнимал слишком много времени.
• Отсутствовала система разграничения прав доступа сотрудников к документам.

С инициативой по внедрению СЭД выступили сотрудники юридического и финансового подразделений компании, для которых введение электронного документооборота означало переход на иной, намного более качественный и эффективный уровень сопровождения бизнес-процессов компании.

Обоснование выбора

Одним из главных критериев выбора конкретной СЭД, удовлетворяющей потребностям компании, стала гибкость и простота настройки системы. Большое значение придавалось удобству работы пользователей с различными типами документов, включая их поиск и хранение, резервирование регистрационных номеров, согласование и утверждение, совместную работу нескольких пользователей с одним документом, разграничение прав доступа, использование электронной подписи, уведомление о необходимости действий. Кроме этого, было необходимо, чтобы СЭД имела встроенный API для интеграции со сторонними системами.

Решение

Оптимальным решением указанных задач, отвечающим всем поставленным требованиям, стала СЭД ТЕЗИС российского разработчика Haulmont. После изучения представленных версий продукта компания сделала выбор в пользу Расширенной редакции системы. При внедрении было решено, в первую очередь, автоматизировать самые массовые и «тяжелые» процессы, требующие большого количества участников, а затем расширять область применения системы. Основные задачи компании удалось выполнить, используя «коробочные» средства и визуальные конструкторы – изменять исходный код на данном этапе не потребовалось (хотя такая возможность присутствует в выбранной редакции). В деталях о том, как Skyeng использует СЭД ТЕЗИС, расскажут представители компании: управляющий директор по развитию ИТ Алексей Кудряшов и руководитель проекта Екатерина Целовальникова.

Работа с документами

В первую очередь, система успешно выполнила основную задачу автоматизации работы с документами: приказами, входящими и исходящими письмами, договорами, бухгалтерскими документами. В СЭД ТЕЗИС были перенесены все процессы их жизненного цикла: создание, совместная подготовка, согласование, регистрация, отправка и хранение. При настройке процессов было учтено множество условий, которые влияли на маршрут движения документов. Например, состав сотрудников, согласующих договор, автоматически определяется в зависимости от его суммы. Также на выбор участников процесса влияет тип документа (договор, допсоглашение или приложение) и группа расходов (доходный/расходный).Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.6 т

Сотрудники Skyeng отмечают удобство работы нескольких пользователей с одним документом: можно обмениваться комментариями прямо в карточке документа и отслеживать маршрут его движения в журнале действий. Удобным оказался плагин для Word, позволяющий открыть документ в текстовом редакторе прямо из карточки и внести в него изменения, после чего новая версия файла автоматически «подтягивается» в систему.

Благодаря СЭД ТЕЗИС хранение документов в компании стало более упорядоченным, а процесс обработки — максимально прозрачным. Например, в общем списке договоров можно увидеть основную информацию по каждому из них: предмет, сумму, контрагента и т.д. Также можно посмотреть историю создания, изменения и согласования договора. Если обработка документа затянулась, то сразу становится понятно, на каком этапе произошла задержка.

Благодаря разграничению прав каждый пользователь теперь видит только свои документы и те, к которым ему предоставлен доступ. Кроме того, сотрудники могут создавать в СЭД ТЕЗИС личные папки для удобства поиска и систематизации документов.

Запросы и доверенности

Функциональность системы, связанная с постановкой задач и контролем их исполнения, упорядочивает работу отделов по запросам на подготовку дополнительных соглашений и приложений к договорам, оформление доверенностей и отправку документов контрагентам. Например, когда менеджеру необходимо запросить создание доверенности, он ставит в СЭД ТЕЗИС соответствующую задачу юристу. Ответственный сотрудник готовит документ и заводит его в систему, при этом доверенности автоматически присваивается уникальный номер. После этого документ отправляется на согласование руководству. После утверждения документа делопроизводитель добавляет его копию на хранение в систему. Сквозная нумерация документов позволяет сотрудникам, имеющим отношение к определенному документу, быстро получить доступ к нужному файлу.

Уведомления

Эффективным инструментом повышения скорости согласования документов и других процессов компании являются уведомления, встроенные в систему. В системе ТЕЗИС они могут поступать пользователю по разным каналам: на электронную почту, в панели уведомлений и через специальное десктопное приложение ТЕЗИС-Помощник, которое оказалось наиболее востребованным среди сотрудников Skyeng. На данное приложение не распространяются ограничения по числу лицензий основной системы, поэтому его можно установить на компьютер каждого пользователя, в том числе с операционной системой Mac OS. Не выходя из уведомления можно сразу согласовать документ или перейти в систему для продолжения работы.

Настройки системы

В Skyeng отмечают широкие возможности настройки СЭД ТЕЗИС, которые доступны администратору системы и отличаются простотой применения. В первую очередь, это удобный визуальный дизайнер процессов, предназначенный для создания маршрутов обработки документов. Также в СЭД ТЕЗИС можно за считанные минуты добавить новые поля в карточку документа.

Результаты

За полгода с момента внедрения в СЭД ТЕЗИС начали работать около 350 сотрудников Skyeng и 12 подразделений. В систему переведена обработка порядка 70% документов. Мы надеемся постепенно, в течение одного-двух кварталов, окончательно перенести все 100% документов на согласование через СЭД ТЕЗИС. Внедрение СЭД ТЕЗИС в Skyeng помогает в формировании процессов для работы с договорами и запросами. Благодаря появлению системы процессы формализовались, стали более понятными и прозрачными, — говорит управляющий директор по развитию ИТ Алексей Кудряшов.

Чтобы оценить результаты внедрения СЭД ТЕЗИС, мы изучили, как изменилась продолжительность согласования разных типов документов. Рассчитать точное время согласования через, например, электронную почту невозможно. Поэтому договорились вычислить среднее значение, выбрав некоторое количество документов, и определили по каждому время начала и окончания согласования. Таким образом мы предположили, сколько примерно времени занимало согласование документов раньше. Эту цифру сравнили с периодом согласования в ТЕЗИС и зафиксировали заметный прирост скорости, по некоторым типам документов доходящий до 60%. Также мы пообщались с ключевыми пользователями и оценили, сколько времени они тратили на поиск документов раньше, и сколько тратят сейчас. Раньше поиск мог занимать от 20 до 60 минут, сейчас это можно сделать за считанные минуты благодаря фильтрам и настроенным папкам поиска, — говорит руководитель проекта Екатерина Целовальникова.

Skyeng планирует расширять сферу применения СЭД ТЕЗИС. К примеру, применить интеграцию с системами ЭДО для максимального отказа от использования бумажных документов, в том числе, при взаимодействии с контрагентами.