Объединенная металлургическая компания (ОМК) (Websoft HCM (ранее WebTutor))

2022: Как автоматизировать процессы управления эффективностью: кейс Объединенной металлургической компании

Коллеги из Объединённой металлургической компании рассказали, как собрали вместе все процессы годового цикла: целеполагание, оценку компетенций, круглые столы, в том числе матрицу эффективности деятельности, планирование графика круглых столов, планирование развития, — на базе Websoft HCM.

С чем столкнулись

Необходимо было автоматизировать в единой системе все процессы годового цикла:

• Постановка целей на будущий год.
• Оценка компетенций методом 180 градусов.
• Оценка целей за прошедший год.
• Планирование развития через индивидуальные планы развития.
• Круглые столы, где обсуждаются команды, их сильные стороны и зоны развития, принимаются кадровые решения по членам команды.

Задачи

Задачи при переходе на Websoft HCM:

1. Объединение и автоматизация процессов на одной платформе для удобства участников годового цикла.
2. Оптимизация существующих процессов. Инициаторам проекта было важно пересмотреть процессы, улучшить их, сократить ручные задачи, сделать процессы более гибкими.
3. Адаптация процессов под запросы компании. Было важно реализовать в системе запросы бизнеса.

Как это работает

1. В компании объединили формы постановки целей, оценки целей и компетенций. Форма состоит из нескольких разделов:

• оценка компетенций (реализована методом 180),
• оценка целей или экспертная оценка для тех, у кого нет бланка целей за прошлый год,
• постановка целей.

Помимо расчетной оценки, которая считается на основании фактических значений, есть возможность вносить оценку с факторным анализом. У каждой цели может быть до 10 подцелей, которые имеют квартальный срок выполнения. Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

2. Настроили возможность предложить кадровые решения по сотрудникам.

В разделе «Оценка компетенций» у руководителя есть возможность инициировать кадровые решения в отношении оцениваемого сотрудника.

3. Настроили матрицу эффективности.

После того как руководитель провел оценку своей команды, он формирует матрицу эффективности и отправляет на Круглый стол. В матрице эффективности сотрудники распределяются по квадрантам на основании компетенций и целей или экспертной оценки эффективности деятельности.

Под матрицей можно посмотреть кадровые решения, которые инициировал руководитель по своим сотрудникам (есть возможность также добавить новые решения и скорректировать инициированные), также можно принять решения и по неучастникам годового цикла, так как не все сотрудники компании участвуют в данном процессе.

Далее происходит утверждение матрицы эффективности и кадровых решений. После утверждения руководителем матрицы эффективности, автоматически формируется протокол круглого стола с утвержденными кадровыми решениями и рассылается заинтересованным лицам:

• непосредственному руководителю,
• HR-партнеру,
• вышестоящему руководителю.

4. Реализовали планирование графика круглых столов.

Далее автоматизировали планирование графиков круглых столов. В график на старте планирования подгружаются даты оценки целей, и, уже отталкиваясь от них, происходит планирование дат круглых столов.

• Сотрудники автоматически формируются в команды исходя из того, какому руководителю они подчиняются.
• График всегда доступен администраторам по целеполаганию и HR-партнёрам, которые могут в режиме онлайн внести изменения при необходимости.

5. В рамках одной процедуры формы могут идти с разным набором разделов и с разным маршрутом.

Набор разделов и маршрут формы зависит от критериев участника процесса.

Сотрудники могут иметь разный набор анкет, которые привязываются к форме.

6. Разработали инструмент Банк целей.

В компании есть функциональные цели, для реализации которых выделяется отдельный эксперт от каждой функции. Эксперты могут загружать цели и отражать их в бланках как внутри своего подразделения, так и в смежных подразделениях.

7. Внесли информацию о результатах годового цикла в профиль сотрудника.

Кастомная разработка позволяет в одном месте иметь всю информацию по сотруднику: матрицу эффективности на основании тех оценок, которые получил сотрудник в текущем годовом цикле, краткую историю по годам его оценок, кадровые решения, которые принимаются в отношении сотрудника в рамках годового цикла, а также его достижения и зоны улучшений.

Масштаб проекта

В годовом цикле участвует более 2 000 сотрудников. В планах — расширить периметр участников годового цикла.

Итоги и результаты

1. Упростили процессы управления эффективностью в компании. Процесс стал проще за счёт объединения, автоматизации и синхронизации всех процессов на единой платформе.
2. Процессы настраиваются под запросы бизнеса. Система Websoft HCM гибкая – это позволяет дорабатывать систему и адаптировать под пользователей и бизнес.
3. Главный результат — участники годового цикла ОМК довольны обновленным процессом. По результатам ежегодного анонимного опроса большинство сотрудников отметили, что система стала интуитивно понятной, пользоваться ей легче.

2020: «Цифровое со-знание»: кейс Объединённой металлургической компании

С чем столкнулись

• Переход на удаленку — новый формат коммуникаций.
• Повышение требований к информационной безопасности.
• Внедрение цифровых процессов на производстве.
• Автоматизация рутинных операций.

Группа ОМК решила внедрить специальную программу — «Цифровое со-знание». Написание слова «со-знание» через дефис связано с дополнительным смыслом — совместное знание: компания не просто обучает сотрудников, но и предлагает им инструменты для обмена данными, опытом и мнениями.

Цели проекта

• Развитие цифровых знаний. Сотрудник знает возможности цифровых технологий, понимает, что такое дополненная реальность, машинное зрение, дашборды, может уверенно использовать эти и другие термины.
• Развитие цифровых навыков. Сотрудник эффективно использует цифровые технологии – например, использует дополненную реальность для воссоздания работы определенного станка.
• Развитие цифрового мышления. Сотрудник выступает с инициативами: как пересмотреть текущие или планируемые бизнес-процессы, чтобы сделать их современными и проектируемыми за счет использования современных цифровых подходов и технологий, что даст преимущество компании.

Масштаб проекта

Общее количество участников за 3 года – «около 5000 активных пользователей»:

• 58% мужчин и 42% женщин
• Специалисты и служащие – 53%, рабочие – 37%
• 39% в возрасте от 31 до 40 лет, 27% в возрасте от 41 до 50 лет

Как это работает

Инициаторы проекта преподносят новые знания в интересном формате, стараются максимально упростить учебный материал и транслируют его слушателям по принципу «от простого к сложному».

Что используется:

• Открытая коммуникация на «ты»
• Разработка курса итерациями
• Сбор обратной связи от участников
• Определение наиболее востребованных тем

Специально для программы было записано яркое промо, которое рассказывает, как цифровизация влияет на работу (тайм-трекеры, программы управления временем, тренд на роботизацию), на сферу высоких технологий (нанодатчики, нейросети, цифровые двойники, большие данные, интернет вещей), на быт каждого человека (онлайн-покупки, автоматизация бытовых приборов, бронирование билетов, использование каршеринга).

Обучение в любое время

Для удобства сотрудников, у которых не так много свободного времени, предусмотрели комфортный формат обучения:

• Сделали обучение микромодульным — освоение материала занимает всего до 20 минут в неделю.
• Учиться можно в любое время в любом месте, в том числе дома с семьей.
• Программа абсолютно добровольная.

Как выбрали платформы и каналы

Программу «Цифровое со-знание» в компании широко освещают с помощью нескольких каналов и информационных платформ:

• Websoft HCM — основная платформа, на которой размещают электронные курсы и проводят опросы.
• Корпоративный портал — страница программы, ролики, новости. Здесь публикуются ссылки на курсы, новости, интересные факты.
• Корпоративное ТВ — корпоративный канал, где с помощью мониторов, которые размещены в общественных местах, сотрудникам транслируют ролики о программе.
• Доски объявлений — плакаты с анонсами новых модулей программы размещают в местах с высокой проходимостью.

Как внедряли на Websoft HCM

В компании использовали базовый функционал системы Websoft HCM и реализовали определенные доработки под свои задачи:

• Разработали страницу программы со статусом и кнопкой запуска курсов
• Доработали уведомления о назначении курсов программы
• Обратная связь из курсов приходит на почту куратору
• Предусмотрели отчеты по участникам программы.

Итоги и результаты

1. Для сотрудников компании реализован новый, легко доступный инструмент для самостоятельного изучения ключевых цифровых знаний;
2. Полученная информация и понимание принципов работы цифровых технологий позволяет сотрудникам быстрее адаптироваться к новым рабочим инструментам как в офисе, так и на производстве;
3. Обратная связь от пользователей показывает высокий интерес к теме и готовность использовать полученные навыки, а также предлагать новые темы для рассмотрения;
4. Количество сотрудников, начавших изучать материалы программы, постоянно растет;
5. Инструменты для перехода к цифровому мышлению требуют дополнительного изучения.