"Парето-Принт" внедряет СЭД

5 июня 2014 года компания "Визард-С" сообщила о создании системы электронного документооборота в издательско-полиграфическом комплексе "Парето-Принт" внедрением программного продукта "1С:Документооборот 8".

Задачи проекта

Вместе с ростом производства возрастал объем документооборота. Секретариат компании ежедневно пропускает более 100 различных документов, каждый из которых регистрируется, согласуется, подписывается, дублируется экземпляром контрагента, подписанным с его стороны, организуется хранение подписанных документов. Обычный договор, заключаемый с заказчиком, должен пройти не менее пяти точек согласования, а иногда количество таких точек может доходить до 10-15. Зачастую при заключении договора требуется уточнить ряд технических вопросов, касающихся специфики типографского производства. Это не только увеличивает количество точек согласования, но и требует оперативных консультаций между специалистами различных подразделений компании. Разумеется, на каждом этапе цепочки согласования документов существует риск рассогласованных действий, которые могут иметь для компании негативные последствия, в том числе и финансовые. В частности, ранее случалось, что заключались договора без предоплаты с партнерами, ненадежными с точки зрения финансовой службы или службы безопасности.

На предприятии не действовали единые стандарты на работу с документами. Сотрудники не всегда знали утвержденные процедуры согласования и нередко пользовались устаревшими формами документов. Случалось, что внешние контрагенты задерживали или теряли документы, переданные им на подпись, это затрудняло сверку взаиморасчетов и создавало другие проблемы.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.1 т

В результате анализа существующей системы документооборота на предприятии сформулировали основные задачи ее преобразования:

• Стандартизировать внутренние процессы документооборота и формы документов.
• Обеспечить быстрый доступ сотрудников к нужным для их работы архивным документам.
• Ускорить процесс согласования договоров без ущерба для безопасности и финансовой стабильности предприятия.
• Взять под контроль возврат бумажных документов, переданных на подписание контрагентам.
• Организовать систему внутренней коммуникации между производством и другими службами, позволяющую оперативно уточнять и решать сложные технические вопросы.

Для решения этих задач выбрали решение "1С:Документооборот 8". В качестве партнера по внедрению пригласили компанию "Визард-С".

Итог проекта

На 5 июня 2014 года более 100 сотрудников ИПК "Парето-Принт" используют "1С:Документооборот 8" в ежедневной работе. Это обусловило результаты:

• на предприятии разработано и принято "Положение о делопроизводстве и документообороте". Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведется в соответствии принятым "Положением". Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.
• организован электронный и бумажный архив документов. Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.
• взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам.
• значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.
• с помощью интеграции систем "1С:Документооборот 8" и "1С:УПП" производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.
• введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.

Алексей Туз, директор по ИТ "Парето-Принт", отметил: "Самое важное, что с внедрением системы "1С:Документооборот" в организации появилась новая среда, в которой создание и передача документов происходит структурировано, по единым правилам. Пока, на первом этапе, это коснулось некоторых основных процессов, в том числе создания и хранения договоров, корреспонденции. А дальше происходит самостоятельное развитие системы без существенного участия внешних специалистов. Сотрудники находят для нового инструмента все новые применения. По их инициативе в эту среду втягиваются другие документарные цепочки. Мы считаем, что фактически произошел качественный скачок в развитии корпоративной культуры".

Артур Власенко, директор по безопасности "Парето-Принт", подчеркнул: "Считаю, что внедрение системы "1С:Документооборот" позволило минимизировать время оформления и подготовки документов, их согласование и утверждение. Также следует отметить, что внедрение данного программного продукта, позволяет повысить личную ответственность всех лиц, участвующих в подготовке документов, и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников".