| Заказчики: DNS Digital Store (Компьютерный центр ДНС) Владивосток; Информационные технологии Подрядчики: Форус (группа компаний) Продукт: 1С:Кабинет сотрудникаДата проекта: 2023/04 — 2023/10
|
Компания DNS перевела уже 70% сотрудников на кадровый электронный документооборот, сократила расходы на логистику и продолжает переход на КЭДО.
Около 30 000 работников пользуются сервисом «1С:Кабинет сотрудника», оцифрованы основные кадровые процессы, документы подписываются в несколько кликов. О том, как проходит внедрение, рассказал Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.
DNS – один из лидеров рынка по продаже цифровой и бытовой техники в России. Главный офис находится во Владивостоке, подразделения и розничные магазины расположены по всей стране.
DNS сегодня — это:
| 2 611 | 1 183 | 40 211 | 17 000 | 4 000 |
| Магазинов по всей России | Городов с магазинами «DNS» | Сотрудников в штате | Кадровых документов обрабатывается в месяц | Документов о приеме и увольнении в месяц |
Особенности кадрового документооборота в DNS
Удаленность офисов и магазинов
В каждом регионе есть свой отдел кадров, специалисты которого оформляют прием на работу, отпуска, больничные и другие кадровые процессы. Офис может находиться в областном центре, при этом магазины расположены в различных населенных пунктах.
1. Дополнительные печатные формы
Для удобного ведения кадрового учета используются индивидуально разработанные печатные формы документов.
2. Сложная структура
В рамках компании действует сложная структура - несколько обособленных подразделений, в которых ведется учет. Между ними могут проводиться кадровые переводы.
3. Дистанционная работа
С 2020 года часть сотрудников работает дистанционно вне офиса без постоянного доступа к принтеру и другой офисной технике.
Предпосылки и цели внедрения КЭДО
Ранее кадровый документооборот осуществлялся на бумаге, требовалось централизованно доставлять документы из различных населенных пунктов в отделы кадров и организовывать их хранение. Доставка занимала много времени, возникали случаи утери документов, помимо этого, компания несла издержки на такую логистику.
Цели внедрения
При планировании внедрения определили основные цели:
- Перевод всех сотрудников компании на КЭДО;
- Сокращение трудозатрат на ведение кадровых процессов;
- Сокращение издержек на хранение, логистику и печать документов;
- Цифровизация кадровых процессов.
 | Когда в ноябре 2021 года был принят закон о кадровом электронном документообороте, мы приступили к выбору сервиса КЭДО, изучали и сравнивали различные решения, представленные на рынке. Важным аспектом для нас была возможность установки локальной версии, чтобы обеспечить безопасность хранения данных и постоянный доступ к ним. Также возможность внедрения доработок, чтобы адаптировать сервис под требования бизнеса, и сделать работу пользователей эффективной и удобной. Выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», так как он удовлетворял нашим требованиям. Кадровый учет в компании ведется в «1С:ЗУП», в штате есть компетентные разработчики, которые могли интегрировать «1С:Кабинет сотрудника» с учетом специфики всех внутренних процессов. Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.
|  |
Что такое «1С:Кабинет сотрудника»
«1С:Кабинет сотрудника» — сервис КЭДО, который ускоряет взаимодействие работников и специалистов отдела кадров. С помощью сервиса сотрудники могут решать множество задач:
- Видеть данные о зарплате и подтверждать получение расчетных листков;
- Подписывать кадровые документы;
- Подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
- Отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
- Сообщать отделу кадров об изменении своих данных, семейном положении;
- Заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и др.).
Как проходило внедрение в DNS
Инициатива внедрения кадрового электронного документооборота исходила от специалистов отдела кадрового администрирования, которые отслеживали изменения в законодательстве и первыми заинтересовались возможностью сократить объем бумажных документов.
Для внедрения «Кабинета сотрудника» была сформирована команда:
- Проектный отдел, контролирующий этапы проекта, достижение целей, сроки и процессы внедрения;
- Отдел кадрового администрирования – эксперты кадровых процессов;
- Группа разработки 1С в лице двух специалистов, занимающихся внедрением сервиса и настройкой всех необходимых функций.
Перевод первых 400 сотрудников на КЭДО занял 2 месяца
«Для пилотного внедрения мы определили 400 сотрудников. Требовалось в «боевом» режиме протестировать возможности сервиса и иные технические вопросы»
Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.
1 этап
На старте проекта команда внедрения регулярно встречалась с коллегами из отдела кадров, чтобы зафиксировать рекомендации и пожелания к организации электронных кадровых процессов для дальнейшей доработки.
2 этап
Далее были разработаны положения и соглашения о переводе на КЭДО. Компания уведомила сотрудников и руководителей о переходе.
3 этап
После всех подготовительных работ начался запуск самого сервиса, настройка обмена с «1С:ЗУП» и подключение пользователей.
Все этапы заняли около двух месяцев.
Переход 40 000 сотрудников на КЭДО за 6 месяцев
В ходе пилота провели отладку технической инфраструктуры приложения и проработали пользовательский опыт. Затем приступили к масштабированию КЭДО для всех сотрудников компании, соблюдая этапность перехода.
В компании трудоустроено около 40 000 сотрудников, поэтому подключение к КЭДО распределили на полгода, стараясь одномоментно планировать переход не более 7 000 работников.
Собственные доработки в «1С:Кабинет сотрудника»
В DNS бизнес-процессы уже налажены, поэтому при внедрении нового сервиса важно было сохранить эти выстроенные процессы, чтобы не снижать эффективность работы. Для этого потребовалось реализовать ряд доработок. Преимущество системы «1С:Предприятие» как раз в том, что многие продукты можно адаптировать под процессы конкретной компании.
Настройка соответствия управленческой структуре
Структура компании довольно сложная и включает в себя множество направлений, подразделений и должностей. Для целей бизнеса требовалось использовать в «Кабинете сотрудника» именно управленческую структуру. Это стало первой доработкой сервиса.
Выгрузка сотрудников по критерию
При подключении сервиса происходит автоматическая выгрузка всех сотрудников из «1С:ЗУП» в «1С:Кабинет сотрудника». При переводе большого штата возникала сложность, не все успели подписать и передать соглашение о переходе на КЭДО в отдел кадров. Вручную было также неудобно заводить пользователей по мере подписания соглашений. Поэтому разработчики DNS создали признак, по которому выгружались данные — использовали документ «Согласие» в «1С:ЗУП». Теперь, если создан этот документ сотрудника, физ. лицо публикуется в «Кабинете».
Настройка функциональности сервиса
В компании не используются некоторые виды отсутствий, а процесс по оформлению командировки уже был выстроен в «1С:ЗУП», поэтому разработчики реализовали доработки для исключения неиспользуемого функционала сервиса. Позже Фирма «1С» добавила возможность настраивать функционал под свои задачи и в типовую версию сервиса.
Другие доработки
Во время использования «Кабинета сотрудника» в компании команда собирала обратную связь у отделов кадров и проводила соответствующие доработки. Так были внедрены изменения в процесс согласования компенсации отпуска, введено ограничение подписания кадровых документов до создания электронной подписи, а также запрет на подачу заявления на отпуск, если до начала отпуска осталось меньше дней, чем указано в настройках «1С:ЗУП».
Доработки в «1С:ЗУП»
Отправка нескольких ЛНА
При большом штате сотрудников создание локальных нормативных актов (ЛНА) на каждого сотрудника занимало очень много времени. Чтобы сократить трудозатраты специалистов отделов кадров, в «1С:ЗУП» была реализована обработка, позволяющая выбрать список сотрудников и комплект ЛНА. Обработка автоматически направляет выбранные документы указанным сотрудникам.
Контроль неподписанных документов
Разработчики реализовали специальный отчет, который позволяет специалистам отделов кадров контролировать неподписанные сотрудниками документы. В нем доступна необходимая информация: сотрудники, организация, документы и статус подписания. Из обработки можно провести email-рассылку с напоминанием о подписании.
Поддержка партнера 1С при внедрении сервиса
Информационную поддержку при внедрении сервиса "1С:Кабинет сотрудника" оказывала группа компаний "Форус". ГК "Форус" с 1992 года внедряет и сопровождает программные продукты 1С в компаниях разных масштабов, является одной из ведущих франчайзи 1С, обладает более 20 компетенциями, подтвержденных статусом фирмы 1С.
Как команда DNS использует «1С:Кабинет сотрудника»
В результате перехода большинство сотрудников положительно оценили новый для них сервис. Некоторые опасались электронных подписей, однако команда внедрения подробно разъяснила, что эти подписи безопасны и действуют только внутри компании и только на определенный перечень документов. Теперь сотрудники активно пользуются возможностями приложения. Сотрудники стали запрашивать электронные справки с места работы, справки о доходах, направляют заявления на отпуск через приложение. Кто-то заметил неактуальные данные и запросил изменение этих данных. Расчетные листы теперь поступают в «1С:Кабинет сотрудника» и доступны для просмотра в любое время.
Отделы кадров во многом работают как и прежде — также оформляют кадровые документы в «1С:ЗУП», но вместо печати документов сразу отправляют на подпись в «Кабинет сотрудника». Не ждут доставку подписанных сотрудниками документов, а получают их в «1С:ЗУП».
Руководители оперативно согласовывают отпуск и другие заявления работников в приложении.
КЭДО в DNS: что дальше
Внедрение КЭДО для всех сотрудников компании еще в процессе, его планируют завершить до конца 2023 года. Но уже сейчас осуществляется поддержка текущих пользователей сервиса.
| | Важно сделать так, чтобы сотрудникам было комфортно работать в сервисе, и они смогли быстро решать свои вопросы. Мы подготовили видеоинструкции и ответы на часто задаваемые вопросы, также есть возможность получить консультацию и сообщить об ошибке. Мы создали чат в Telegram, в котором ведем оперативную поддержку пользователей
Андрей Прокопенко, руководитель проекта интеграции КЭДО в компании DNS.
| |
Каких результатов удалось достичь
Более 70% всех работников подключено к сервису «1С:Кабинет сотрудника».
Сокращение трудозатрат на ведение кадровых процессов — Сотрудники отдела кадров и группы разработки отмечают, что на этапе внедрения трудозатраты выросли, однако компания прогнозирует их снижение после полного перехода на КЭДО.
Сокращение затрат на хранение, логистику и печать — Уже сейчас в DNS отмечают, что сократились затраты на доставку документов. Точная экономика станет понятна через год после полного внедрения сервиса.
Цифровизация кадровых документов — Множество процессов оцифрованы, внедрены различные доработки, актуализированы многие данные. Переход на КЭДО позволил навести порядок в некоторых кадровых процессах.
В 2024 году DNS планирует развивать поддержку пользователей, изучить и реализовать функционал планирования графика отпусков через сервис, добавить возможность отправлять заявления на увольнение электронно через сервис 1С:Кабинет сотрудника, а также следить за обновлениями сервиса и улучшать практику его использования.
